Cách áp dụng RPA thành công

 


Số lượng doanh nghiệp áp dụng RPA để thay thế con người thực hiện các nghiệp vụ văn phòng có logic cố định ngày càng tăng, chủ yếu là do đây là một công cụ hiệu quả để “cải tiến phương thức làm việc” cho phù hợp với xu thế phát triển công nghiệp 4.0 –và giải quyết tình trạng dân số già hóa. Tuy nhiên, công cụ hiệu quả với mọi công việc không có nghĩa là có thể làm mọi việc. Trước khi quyết định áp dụng RPA, chúng ta cần hiểu rõ ưu nhược điểm của công cụ này, xác định rõ mục tiêu muốn đạt được và các bước cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó cũng như có định nghĩa rõ ràng về tiêu chí “đạt mục tiêu”. Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp các mục tiêu áp dụng RPA của nhiều doanh nghiệp và con đường dẫn đến mục tiêu đó. Đây sẽ là những gợi ý để doanh nghiệp xem xét khi quyết định áp dụng RPA. 

Mục tiêu áp dụng RPA

“RPA” đang là một công cụ thu hút được sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp và tổ chức. Khác với những phần mềm chỉ cần cài đặt một lần rồi đi vào sử dụng, RPA cần được triển khai trong dài hạn với những điều chỉnh workflow tỉ mỉ cho phù hợp với nghiệp vụ thực tế để tối ưu hóa hiệu quả công việc. Chính vì vậy, có thể coi RPA giống như một nhân viên mới.

Doanh nghiệp sẽ nhận được rất nhiều lợi ích khi áp dụng RPA để tự động hóa những nghiệp vụ có logic cố định được thực hiện thủ công trên máy tính. Cụ thể là “nâng cao chất lượng nghiệp vụ nhờ loại bỏ lỗi thao tác”, “tăng cường khả năng ứng phó với nghiệp không thường xuyên”, “dịch chuyển nguồn nhân lực vào hoạt động cần xúc tiến”, “loại bỏ sự căng thẳng của nhân viên do công việc đơn điệu và thời gian chờ đợi gây ra”, “tăng cường tính tuân thủ các quy định do hạn chế được sự can thiệp của con người vào quy trình thực hiện nghiệp vụ”, “cắt giảm chi phí vận hành”, “tạo ra cơ hội cải tiến nghiệp vụ”.

Với những ưu điểm trên, liệu RPA có thể giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh doanh, hoàn thành kế hoạch hoạt động, hay tháo gỡ những vấn đề nan giải của doanh nghiệp? Có thể nói khi xem xét để quyết định có áp dụng RPA hay không, doanh nghiệp cần làm rõ mục tiêu hướng tới của mình, có như vậy doanh nghiệp mới có thể tối ưu hiệu quả ứng dụng RPA.  

Để nâng cao hiệu quả nghiệp vụ, so với phương pháp xây dựng một hệ thống IT mới, áp dụng RPA giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian triển khai, chi phí cài đặt thấp và dễ dàng sửa đổi chương trình. Tuy nhiên, cũng chính vì những đặc điểm này nên RPA ngay từ đầu không đem lại một sự cải cách lớn cho doanh nghiệp. Thay vào đó, RPA cung cấp một sự thử nghiệm ít rủi ro bằng cách “để robot thay thế con người xử lý quy trình nghiệp vụ hiện có”, trong quá trình thử nghiệm này, dần dần, doanh nghiệp sẽ phát hiện ra thêm những công đoạn trong quy trình nghiệp vụ nên được xử lý bằng robot và cách ứng dụng RPA cho những công đoạn đó. Khi đó, doanh nghiệp sẽ nhìn thấy hiệu quả mà RPA mang lại rất cao. Như vậy, có thể nói RPA phù hợp nhất cho những xuất phát điểm nhỏ.  

Phương pháp áp dụng RPA

Phần trên chúng tôi đã giới thiệu về cách áp dụng RPA cho những xuất phát điểm nhỏ.  Tuy nhiên, vì nhiều lý do như doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi áp dụng RPA sau giai đoạn đầu thử nghiệm, hay doanh nghiệp khó quyết định những xuất phát điểm nhỏ, hay doanh nghiệp muốn tránh phải hao tổn công sức nhiều lần, nên dù mất nhiều thời gian, nhiều doanh nghiệp vẫn muốn xác định rõ những quy định cần thiết và hiệu quả tiềm năng trước khi bắt đầu áp dụng RPA. Để đáp ứng nhu cầu này, dưới đây chúng tôi xin giới thiệu phương pháp ứng dụng RPA gồm các bước sau:

1 .   Đánh giá hiệu quả áp dụng RPA (kiểm chứng tính cần thiết, tính khả thi và tính sinh lời khi áp dụng RPA. Thời gian thực hiện trong vòng 1 tháng kể từ sau khi áp dụng RPA)

2 .   Xây dựng kế hoạch áp dụng và các qui định liên quan, triển khai RPA (xây dựng kế hoạch từ lúc lựa chọn nghiệp vụ cụ thể để tự động hóa đến khi bắt đầu vận hành RPA. Triển khai RPA thực tế sau khi xây dựng các quy định liên quan đến cài đặt, vận hành RPA. Thời gian thực hiện toàn bộ hoạt động này trong 3 tháng).

3  . Thực hiện nghiệp vụ (Áp dụng RPA với nghiệp vụ lựa chọn ban đầu, dựa trên kết quả thu được mở rộng phạm vi áp dụng. Thời gian thực hiện hơn 3 tháng)


Những nội dung dùng để đánh giá hiệu quả áp dụng RPA gồm có (1). Khả năng tích hợp với các hệ thống trong doanh nghiệp; (2). Khả năng áp dụng vào nghiệp vụ nhất định; (3). Hiệu quả dự kiến khi áp dụng trong nghiệp vụ nhất định; (4). Sự phù hợp với mục tiêu đề ra; (5). Hiệu quả dự kiến toàn diện; (6). Kế hoạch vận hành sau này.  

Quy định liên quan đến cài đặt và vận hành RPA cần xây dựng bao gồm quy định về quy trình nghiệp vụ cần tự động hóa, tài liệu xác định chức năng của RPA, quy định về phương pháp bảo quản, quy định về lưu trữ, ghi chép thông tin người dùng tương tác với RPA hay thông tin thay đổi cài đặt RPA, và quy định phương pháp quản lý như phân quyền người dùng, tiếp cận log.

Để giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các bước nêu trên, các đơn vị phân phối RPA đều hỗ trợ cung cấp biểu mẫu tổng hợp các nội dung cần xem xét và hướng dẫn cách đánh giá những nội dung đó. Thông thường, doanh nghiệp sẽ tận dụng những hỗ trợ này trong thời kỳ đầu áp dụng RPA, sau đó sẽ tự mình triển khai RPA bằng nguồn lực nội bộ.

Trong thực tế, việc áp dụng RPA thành công hay thất bại còn phụ thuộc vào thái độ hợp tác của nhân viên phụ trách nghiệp vụ cần tự động hóa. Công việc của họ sẽ tăng lên trong thời gian đầu triển khai RPA vì họ sẽ phải thực hiện các cài đặt tự động hóa đồng thời với các nghiệp vụ thường xuyên của mình.  Do đó, để những nhân viên này tích cực tham gia vào quá trình áp dụng RPA, cần để họ hiểu rằng khối lượng công việc của họ sẽ được tối thiểu hóa, các nghiệp vụ phiền phức sẽ được RPA thực hiện thay và họ có thể tập trung vào những công việc mang lại giá trị gia tăng cao hơn.

Trong phần sau, chúng tôi sẽ giới thiệu phương pháp hiệu quả lựa chọn nghiệp vụ để tự động hóa là khảo sát bộ phận thực hiện trực tiếp về “nghiệp vụ muốn được tự động hóa”.  


Những nghiệp vụ phù hợp để tự động hóa

Từ kinh nghiệm thực tế, chúng tôi tổng hợp các nghiệp vụ thu được hiệu quả cao khi áp dụng RPA phân loại theo đặc tính nghiệp vụ như sau:

·        Nghiệp vụ đơn thuần có tính định kỳ hàng ngày, hàng tuần

·        Nghiệp vụ lặp đi lặp lại nhiều thao tác đăng ký, tham chiếu

·        Nghiệp vụ phát sinh số lượng lớn công việc vào một thời điểm, thời kỳ nhất định

·        Nghiệp vụ thực hiện trên nhiều ứng dụng

·        Nghiệp vụ cần kiểm soát hay kiểm tra sự trạng thái của file

·        Nghiệp vụ dễ phát sinh lỗi thao tác của con người

RPA sẽ là một công cụ đắc lực giúp nâng cao hiệu quả nếu được nhân viên tinh thông nghiệp vụ trực tiếp áp dụng thành thạo trên nghiệp vụ đó vì đây là một phần mềm rất dễ tùy chỉnh và thao tác. Do đó, doanh nghiệp nên để nhân viên phụ trách nghiệp vụ chủ động thực hiện tất cả các bước từ lựa chọn nghiệp vụ tự động hóa, cài đặt robot, đến chạy robot. 

Để có thể đánh giá đúng đắn hiệu quả áp dụng RPA, doanh nghiệp nên giới thiệu đặc điểm của RPA đến toàn thể nhân viên, sau khi họ hình dung được cách sử dụng RPA qua demo, doanh nghiệp lựa chọn nghiệp vụ “muốn tự động hóa ” từ những đề xuất của các phòng nghiệp vụ. Đây thực sự là một cách làm hiệu quả vì sự lựa chọn sẽ chỉ đúng đắn nếu doanh nghiệp tôn trọng ý kiến của các phòng trực tiếp thực hiện nghiệp vụ, hơn thế nữa, khi ý kiến của mình được tôn trọng, các phòng nghiệp vụ sẽ có động cơ duy trì hoạt động cải tiến nghiệp vụ trong dài hạn. 

 

Lưu ý khi sử dụng và nhân rộng RPA cho các nghiệp vụ khác

Sau khi xác định nghiệp vụ cần tự động hóa, doanh nghiệp nên kiểm chứng hiệu quả bằng cách thực hiện kiểm thử. Những vấn đề phát hiện trong quá trình kiểm thử và kiểm chứng thường là những vấn đề về quy trình, cơ chế quản lý, nhiều không kém vấn đề kỹ thuật. Để giải quyết những vấn đề đó, doanh nghiệp cần xây dựng những quy tắc cần thiết.

Cụ thể, khi thực hiện kiểm thử, doanh nghiệp sẽ nhận được rất nhiều câu hỏi như “Làm thế nào để biết ai, khi nào sử dụng robot?” “Những ai cần biết nội dung nghiệp vụ được tự động hóa” “Ai là người thực hiện thay đổi quy trình tự động hóa”. Để trả lời cho những câu hỏi đó, doanh nghiệp cần có “cơ chế thực hiện rõ ràng” như phân công bộ phận nghiên cứu hiệu quả áp dụng RPA hay quản lý license của RPA, có “quy định về cài đặt và chạy RPA rõ ràng” trong đó quy định các bước áp dụng vào nghiệp vụ và các bước chạy sau khi cài đặt.

Khi cơ chế quản lý thực hiện RPA ăn khớp với nhu cầu áp dụng RPA trong doanh nghiệp, RPA sẽ được triển khai nhịp nhàng trong toàn bộ doanh nghiệp và được tối ưu hóa hiệu quả sử dụng. Doanh nghiệp có thể “sử dụng hỗ trợ kỹ thuật bên ngoài” và “tổ chức họp báo cáo nội bộ” để đánh giá kết quả áp dụng RPA nhằm củng cố niềm tin vào kế hoạch tự động hóa của nhân viên.

Sau khi việc sử dụng RPA đi vào quỹ đạo, doanh nghiệp nên phổ biến những know-how về RPA thu được và chuyển sang giai đoạn quan trọng hơn là liên tục duy trì hoạt động cải tiến nghiệp vụ thông qua cải tiến workflow của RPA.  Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần có biện pháp để thúc đẩy nhân viên không gián đoạn hoạt động cải tiến như dành thời gian cho những nhân viên có thành tích tốt trong triển khai và cải tiến worklow của RPA để họ chuyên tâm hơn vào hoạt động này, khen thưởng nội bộ đối với những cải tiến đem lại hiệu quả cao.  

Kết luận

Các doanh nghiệp ứng dụng RPA thường nói với chúng tôi “nhờ áp dụng RPA, chúng tôi bỏ được tư tưởng làm việc theo lối mòn và tạo cho mình thói quen thường xuyên xem lại cách làm việc”. Bên cạnh đó, RPA - một công cụ tương đối dễ sử dụng – đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng như một bước đệm để bước vào con đường cải cách toàn diện bằng công nghệ tiên tiến (như AI, IoT,..)  khi những sản phẩm này được phổ biến trong tương lai gần. Đây thực sự là một lựa chọn khả thi và hiệu quả.  

Mục tiêu áp dụng RPA của mỗi doanh nghiệp khác nhau, nhưng nhìn chung  tất cả doanh nghiệp muốn thực hiện thành công tự động hóa các nghiệp vụ có logic cố định đều có chung một quan điểm là muốn “chuyển giao cho robot những nghiệp vụ đơn giản để có thời gian và tinh thần tập trung vào những nghiệp vụ có tính sáng tạo hơn trong tương lai”.