Hai điểm lưu ý khi so sánh các loại sản phẩm cùng loại để tránh lựa chọn sai lầm

Chúng ta nghe nói nhiều đến “RPA giúp nâng cao hiệu quả công việc”. Nhưng để áp dụng vào thực tế thì doanh nghiệp thường gặp khó khăn lựa chọn cho mình một sản phẩm phù hợp vì RPA trên thị trường rất phong phú và đa dạng. 

Trong bài viết này, chúng tôi giới thiệu những điểm cần lưu ý giúp doanh nghiệp so sánh các sản phẩm RPA với nhau và nắm bắt những điểm chính cần xem xét khi quyết định sử dụng RPA để lựa chọn cho mình sản phẩm RPA phù hợp nhất với mục đích cải tiến nghiệp vụ của doanh nghiệp mình. 

Những điểm cần cân nhắc trước khi lựa chọn sản phẩm RPA

Những điểm cần cân nhắc bao gồm “Nghiệp vụ cần nâng cao hiệu quả là gì” và “Quy mô áp dụng RPA như thế nào”. Nếu bạn mới chỉ có ý niệm mơ hồ về nâng cao hiệu quả nghiệp vụ thì khả năng bạn thất bại trong việc lựa chọn cho mình một sản phẩm RPA phù hợp là rất cao. 

Các sản phẩm RPA khác nhau thường rất khác về cách thức thực hiện tự động hóa, lĩnh vực lợi thế, nền tảng ứng dụng,…vì vậy, trước khi bạn xác định nghiệp vụ muốn tự động hóa, bạn nên nắm bắt ưu nhược điểm của mỗi loại sản phẩm, thao tác cần tự động hóa, cơ chế nội bộ doanh nghiệp và môi trường triển khai và thực hiện workflow rồi mới lựa chọn sản phẩm.

Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu các sản phẩm RPA và phân tích ưu điểm của từng loại sản phẩm dựa trên 2 tiêu chí “Cách xây dựng workflow” và “Môi trường thực hiện tự động hóa”

2 yếu tố cần so sánh khi lựa chọn sản phẩm RPA

Khi lựa chọn sản phẩm RPA, bạn nên xem xét riêng rẽ hai yếu tố “Sản phẩm có dễ sử dụng không ?” và “Sản phẩm có giới hạn môi trường sử dụng không?”. Nói cách khác, để biết sản phẩm nào phù hợp với doanh nghiệp mình, bạn nên so sánh hai tiêu chí “Cách xây dựng workflow” và “Môi trường thực hiện tự động hóa”.  

Workflow của RPA nói một cách đơn giản là “định nghĩa thao tác” để xác định “các bước thao tác”. Bạn sẽ tạo ra workflow cho RPA thực hiện các thao tác đó tự động. 

Cách xây dựng workflow khác nhau sẽ dẫn đến thao tác thực hiện khác nhau nên đây là một yếu tố quan trọng để so sánh giữa các sản phẩm. 

Cách xây dựng Workflow

Kiểu chụp màn hình

“Kiểu chụp màn hình” là cách bắt RPA ghi nhớ hình ảnh các thao tác trên desktop. Bạn có thể hình dung đây là loại sản phẩm có thể tái hiện lại tất cả những thao tác sau khi chúng được ghi nhớ hình ảnh thực tế của thao tác đó trên desktop.

Ví dụ như công việc lấy dữ liệu về giá bán sản phẩm của một doanh nghiệp trên các trang thương mại điện tử và sao chép lại dữ liệu đó vào file excel. Các bước thực hiện công việc này chỉ cần cài đặt vào phần mềm RPA thì từ lần tiếp theo RPA sẽ thay thế con người lặp lại nguyên xi những bước đó. Có thể nói RPA hoạt động giống như một nhân viên mới được yêu cầu thực hiện công việc dựa trên tài liệu hướng dẫn. Nội dung cài đặt vào RPA có thể thay đổi dễ dàng.  

Với sản phẩm này, bạn không cần có kiến thức về lập trình mà chỉ cần hiểu rõ về quy trình nghiệp vụ là có thể cài đặt các bước thao tác vào RPA thông qua việc làm mẫu lại quy trình nghiệp vụ trên desktop. 

Kiểu lập trình

Mặc dù điểm đáng chú ý nhất của RPA thường được mô tả là “Không phải lập trình” hay “Không phải viết code” nhưng trên thị trường vẫn có những sản phẩm cần phải lập trình để chạy được.

Sản phẩm RPA cần được lập trình sẽ không thể chạy được nếu chỉ chụp màn hình, nhưng bù lại, dòng sản phẩm này có thể xử lý được nhiều nghiệp vụ phức tạp hơn. Do đó, nếu bạn có kiến thức về lập trình thì có thể sử dụng dòng sản phẩm này để tự động quá các nghiệp vụ phức tạp của mình.  

Riêng với “OfficeRobot”, bạn có thể nhúng VBScript vào workflow. Sản phẩm này cho phép xây dựng workflow theo cả hai cách: chụp màn hình và lập trình. Bạn cũng nên lưu ý ngôn ngữ sử dụng của các sản phẩm vì chúng rất khác nhau với những sản phẩm khác.

Khi bạn sử dụng RPA kiểu lập trình, bạn có thể cảm thấy những dòng sản phẩm không cần lập trình quá đơn giản. Nhưng trong thực tế, có những dòng sản phẩm đáp ứng cả hai cách xây dựng workflow. Những sản phẩm này cung cấp cho bạn sự linh hoạt và tiện lợi để đáp ứng các yêu cầu khách nhau của từng loại nghiệp vụ.    

Môi trường thực hiện

Kiểu desktop

Đây là dòng sản phẩm cài đặt RPA cho từng máy tính bàn. Bạn chỉ cần xác định số lượng máy tính cần thiết và cài đặt RPA là có thể chạy được nên thường phù hợp với trường hợp doanh nghiệp muốn dùng thử nghiệm ở quy mô nhỏ hay chỉ muốn sử dụng cho một bộ phận nào đó trong doanh nghiệp.

So với kiểu server thì chi phí triển khai thấp hơn nhưng nhược điểm của sản phẩm là security sẽ phụ thuộc vào security của các máy tính bàn và bạn khó quản lý tập trung các RPA đang sử dụng.

Gần đây, chúng tôi đã phát triển sản phẩm RPA dành cho người quản lý. Sản phẩm này  giúp bạn quản lý các máy tính ứng dụng RPA trên desktop giúp giảm thiểu các rủi ro về security hay đơn giản hóa kiểm soát nội bộ . 

Kiểu server

Đây là sản phẩm trong đó RPA được cài đặt vào server và được quản lý/kiểm soát tập trung trên server. Với sản phẩm này bạn có thể quản lý đồng thời nhiều workflow và dễ dàng mở rộng phạm vi áp dụng. So với kiểu desktop, chi phí đầu tư ban đầu cho sản phẩm này cao hơn và phù hợp với trường hợp doanh nghiệp muốn quản lý tập trung hay muốn áp dụng RPA cho nhiều bộ phận trong doanh nghiệp ngay từ đầu.

Tuy nhiên, do kiểu server chú trọng khía cạnh quản lý và kiểm soát nên khó tùy cơ ứng biến trong xây dựng và thực hiện workflow. Trường hợp mục tiêu của bạn là tìm cách cải tiến nghiệp vụ thì nên sử dụng sản phẩm kiểu desktop có tính linh hoạt cao. 

Quy trình nâng cao hiệu quả nghiệp vụ bằng RPA

Áp dụng RPA thường được cho là việc rất phức tạp nhưng thực tế không phải như vậy.

Trước hết, bạn gặp rất ít trở ngại khi áp dụng RPA, không nhất thiết phải bắt đầu với những “vấn đề lớn” hay “vấn đề phức tạp”. Bạn có thể bắt đầu với những “vấn đề nhỏ” trong quy trình PDCA của doanh nghiệp mình và tiến hành phân tích nội bộ để lựa chọn sản phẩm RPA phù hợp nhất trước khi triển khai.

Bạn nên chọn sản phẩm RPA có thể giúp bạn bắt đầu với những xuất phát điểm nhỏ để giải quyết những vấn đề nhỏ và có thể mở rộng chức năng một cách linh hoạt để hỗ trợ bạn xử lý các vấn đề mới mỗi khi bạn phát hiện ra những điểm cần cải tiến.   

Tóm lại, khi bạn dần dần xác định được các nghiệp vụ cần tự động hóa, hiệu quả công việc của bạn sẽ được cải thiện. Và nếu bạn hiểu rõ những điểm cần lưu ý nêu trên thì không cần phải lập trình phức tạp, bạn vẫn có thể nâng cao hiệu quả nghiệp vụ một cách dễ dàng.  

Kết luận

Áp dụng RPA giúp bạn loại bỏ lỗi thao tác của con người trong những nghiệp vụ có logic cố định. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý tùy từng sản phẩm RPA mà cách sử dụng khó dễ khác nhau.

Trước hết, ngoài những điểm cần lưu ý giới thiệu trong bài viết này, bạn nên so sánh giá và cơ chế kiểm soát cần thiết để áp dụng RPA. Làm rõ bạn muốn sử dụng RPA để nâng cao hiệu quả của nghiệp vụ nào sẽ giúp bạn khoanh vùng được những sản phẩm phù hợp.

Chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn sản phầm “OfficeRobot” vì sản phẩm này đồng thời đáp ứng được nhiều tiêu chí như dễ triển khai, dễ quản lý sau cài đặt và dễ phát huy chức năng.

“OfficeRobot” có nhiều tài liệu giới thiệu về nghiệp vụ logic cố định có thể ứng dụng RPA, ngoài ra có thể tích hợp với OCR và hỗ trợ cho cả kiểu desktop và server. Hơn nữa, bạn có thể dùng WinDirector như một công cụ quản lý để quản lý và kiểm soát các robot OfficeRobot trong trường hợp sử dụng RPA trên quy mô lớn.

Bên cạnh đó, OfficeRobot còn cung cấp dịch vụ helpdesk bao gồm hoạt động đào tạo kỹ thuật và hỗ trợ triển khai cho khách hàng. Giá của sản phẩm cũng được xây dựng ở mức thấp giúp khách hàng dễ đầu tư. Do đó, đây là một sản phẩm rất đáng để xem xét khi bạn có ý định áp dụng RPA vào doanh nghiệp mình.