Hai điểm lưu ý khi so sánh các loại sản phẩm cùng loại để tránh lựa chọn sai lầm
Chúng ta nghe nói nhiều đến “RPA giúp nâng cao hiệu quả công việc”. Nhưng để áp dụng vào thực tế thì doanh nghiệp thường gặp khó khăn lựa chọn cho mình một sản phẩm phù hợp vì RPA trên thị trường rất phong phú và đa dạng.
Trong
bài viết này, chúng tôi giới thiệu những điểm cần lưu ý giúp doanh nghiệp so
sánh các sản phẩm RPA với nhau và nắm bắt những điểm chính cần xem xét khi quyết
định sử dụng RPA để lựa chọn cho mình sản phẩm RPA phù hợp nhất với mục đích cải
tiến nghiệp vụ của doanh nghiệp mình.
Những điểm cần cân nhắc trước khi lựa chọn sản phẩm RPA
Những điểm cần cân nhắc bao gồm “Nghiệp vụ cần nâng cao hiệu quả là gì” và “Quy mô áp dụng RPA như thế nào”. Nếu bạn mới chỉ có ý niệm mơ hồ về nâng cao hiệu quả nghiệp vụ thì khả năng bạn thất bại trong việc lựa chọn cho mình một sản phẩm RPA phù hợp là rất cao.
Các sản phẩm RPA khác nhau thường rất khác về cách thức thực hiện tự động hóa, lĩnh vực lợi thế, nền tảng ứng dụng,…vì vậy, trước khi bạn xác định nghiệp vụ muốn tự động hóa, bạn nên nắm bắt ưu nhược điểm của mỗi loại sản phẩm, thao tác cần tự động hóa, cơ chế nội bộ doanh nghiệp và môi trường triển khai và thực hiện workflow rồi mới lựa chọn sản phẩm.
Dưới
đây chúng tôi sẽ giới thiệu các sản phẩm RPA và phân tích ưu điểm của từng loại
sản phẩm dựa trên 2 tiêu chí “Cách xây dựng workflow” và “Môi trường thực hiện
tự động hóa”
2 yếu tố cần so sánh khi lựa chọn sản phẩm RPA
Khi
lựa chọn sản phẩm RPA, bạn nên xem xét riêng rẽ hai yếu tố “Sản phẩm có dễ sử dụng
không ?” và “Sản phẩm có giới hạn môi trường sử dụng không?”. Nói cách khác, để
biết sản phẩm nào phù hợp với doanh nghiệp mình, bạn nên so sánh hai tiêu chí
“Cách xây dựng workflow” và “Môi trường thực hiện tự động hóa”.
Workflow
của RPA nói một cách đơn giản là “định nghĩa thao tác” để xác định “các bước
thao tác”. Bạn sẽ tạo ra workflow cho RPA thực hiện các thao tác đó tự động.
Cách
xây dựng workflow khác nhau sẽ dẫn đến thao tác thực hiện khác nhau nên đây là
một yếu tố quan trọng để so sánh giữa các sản phẩm.
Khi lựa chọn sản phẩm RPA, bạn nên xem xét riêng rẽ hai yếu tố “Sản phẩm có dễ sử dụng không ?” và “Sản phẩm có giới hạn môi trường sử dụng không?”. Nói cách khác, để biết sản phẩm nào phù hợp với doanh nghiệp mình, bạn nên so sánh hai tiêu chí “Cách xây dựng workflow” và “Môi trường thực hiện tự động hóa”.
Workflow của RPA nói một cách đơn giản là “định nghĩa thao tác” để xác định “các bước thao tác”. Bạn sẽ tạo ra workflow cho RPA thực hiện các thao tác đó tự động.
Cách
xây dựng workflow khác nhau sẽ dẫn đến thao tác thực hiện khác nhau nên đây là
một yếu tố quan trọng để so sánh giữa các sản phẩm.
Cách xây dựng Workflow
Kiểu chụp màn hình
“Kiểu chụp màn hình” là cách bắt RPA ghi nhớ hình ảnh các thao tác trên desktop. Bạn có thể hình dung đây là loại sản phẩm có thể tái hiện lại tất cả những thao tác sau khi chúng được ghi nhớ hình ảnh thực tế của thao tác đó trên desktop.
Ví dụ như công việc lấy dữ liệu về giá bán sản phẩm của một doanh nghiệp trên các trang thương mại điện tử và sao chép lại dữ liệu đó vào file excel. Các bước thực hiện công việc này chỉ cần cài đặt vào phần mềm RPA thì từ lần tiếp theo RPA sẽ thay thế con người lặp lại nguyên xi những bước đó. Có thể nói RPA hoạt động giống như một nhân viên mới được yêu cầu thực hiện công việc dựa trên tài liệu hướng dẫn. Nội dung cài đặt vào RPA có thể thay đổi dễ dàng.
Với
sản phẩm này, bạn không cần có kiến thức về lập trình mà chỉ cần hiểu rõ về quy
trình nghiệp vụ là có thể cài đặt các bước thao tác vào RPA thông qua việc làm
mẫu lại quy trình nghiệp vụ trên desktop.
Kiểu lập trình
Mặc dù điểm đáng chú ý nhất của RPA thường được mô tả là “Không phải lập trình” hay “Không phải viết code” nhưng trên thị trường vẫn có những sản phẩm cần phải lập trình để chạy được.
Sản phẩm RPA cần được lập trình sẽ không thể chạy được nếu chỉ chụp màn hình, nhưng bù lại, dòng sản phẩm này có thể xử lý được nhiều nghiệp vụ phức tạp hơn. Do đó, nếu bạn có kiến thức về lập trình thì có thể sử dụng dòng sản phẩm này để tự động quá các nghiệp vụ phức tạp của mình.
Riêng với “OfficeRobot”, bạn có thể nhúng VBScript vào workflow. Sản phẩm này cho phép xây dựng workflow theo cả hai cách: chụp màn hình và lập trình. Bạn cũng nên lưu ý ngôn ngữ sử dụng của các sản phẩm vì chúng rất khác nhau với những sản phẩm khác.
Khi
bạn sử dụng RPA kiểu lập trình, bạn có thể cảm thấy những dòng sản phẩm không cần
lập trình quá đơn giản. Nhưng trong thực tế, có những dòng sản phẩm đáp ứng cả
hai cách xây dựng workflow. Những sản phẩm này cung cấp cho bạn sự linh hoạt và
tiện lợi để đáp ứng các yêu cầu khách nhau của từng loại nghiệp vụ.
Môi trường thực hiện
Kiểu desktop
Đây là dòng sản phẩm cài đặt RPA cho từng máy tính bàn. Bạn chỉ cần xác định số lượng máy tính cần thiết và cài đặt RPA là có thể chạy được nên thường phù hợp với trường hợp doanh nghiệp muốn dùng thử nghiệm ở quy mô nhỏ hay chỉ muốn sử dụng cho một bộ phận nào đó trong doanh nghiệp.
So với kiểu server thì chi phí triển khai thấp hơn nhưng nhược điểm của sản phẩm là security sẽ phụ thuộc vào security của các máy tính bàn và bạn khó quản lý tập trung các RPA đang sử dụng.
Gần
đây, chúng tôi đã phát triển sản phẩm RPA dành cho người quản lý. Sản phẩm này giúp bạn quản lý các máy tính ứng dụng RPA
trên desktop giúp giảm thiểu các rủi ro về security hay đơn giản hóa kiểm soát
nội bộ
.