Những điểm cần lưu ý trong quản lý và kiểm soát RPA để nâng cao hiệu suất công việc  

 


RPA còn được gọi là lao động kỹ thuật số, có thể góp phần to lớn nâng cao hiệu quả nghiệp vụ của doanh nghiệp hoặc tổ chức. RPA với tính chính xác và tốc độ xử lý cao hơn hẳn con người, được kỳ vọng sẽ là những công nhân siêu việt xử lý hiệu quả những nghiệp vụ phức tạp và thúc đẩy năng suất lao động. 

Tại sao RPA có thể nâng cao hiệu quả nghiệp vụ và thúc đẩy năng suất lao động? Con người phải quản lý và kiểm soát RPA như thế nào? 

Sử dụng RPA để nâng cao hiệu quả nghiệp vụ  


RPA được đánh giá là có thể góp phần to lớn nâng cao hiệu quả nghiệp vụ trong doanh nghiệp hoặc tổ chức vì với tốc độ xử lý và tính chính xác cao hơn nhiều lần so với con người thực hiện, phần mềm này giúp tự động hóa những nghiệp vụ có logic cố định để giải phóng bớt công việc cho lao động tri thức.

RPA có thể nâng cao hiệu quả trong 3 khía cạnh chính sau 


Nâng cao chất lượng và tốc độ xử lý nghiệp vụ 


RPA không bị giới hạn bởi “thời gian làm việc” hay “ngày nghỉ, ngày lễ” giống như con người nên có thể làm việc 24 giờ mỗi ngày và 365 ngày mỗi năm, hơn nữa, phần mềm có thể thực hiện công việc với độ chính xác và tốc độ nhanh hơn nhiều so với con người.

RPA không chỉ xử lý được khối lượng lớn nghiệp vụ mà còn không tạo sai sót như lỗi nhập liệu hay lỗi sao chép nên giúp nâng cao tính chính xác và tính tin cậy của nghiệp vụ. 

Nâng cao năng suất lao động

Thông qua giao phó cho RPA những công việc văn phòng đơn thuần có logic cố định, lao động con người được giải phóng khỏi công việc thường nhật đơn giản nên có thể chuyển sang các nghiệp vụ khó khăn hơn. Nhờ đó, nâng cao hiệu quả công việc và thúc đẩy năng suất lao động.

RPA cũng được kỳ vọng là một giải pháp góp phần giải quyết vấn đề thiếu nguồn nhân lực hiện tại.  


Nâng cao tính tin cậy của nghiệp vụ

Khi con người thao tác, sai sót không chỉ phát sinh do vô ý mà còn có thể do cố ý. Nhưng RPA thì chắc chắn không tạo ra sai sót và cũng không có những hành vi gian lận vì không có “động cơ” giống con người.

Nếu con người can thiệp vào giữa quá trình xử lý của RPA, tất cả mọi thao tác can thiệp đều được ghi chép lại, nên sau đó có thể được phát hiện thông qua hoạt động kiểm tra log. Chính vì vậy, có thể nói RPA giúp nâng cao tính an toàn của nghiệp vụ. 

3 điểm quan trọng khi kiểm soát RPA 


Như nêu trên, sử dụng RPA giúp nâng cao hiệu quả nghiệp vụ ở nhiều khía cạnh khác nhau. Tuy nhiên, để sử dụng RPA, cài đặt xong chưa phải là xong. Bước quan trọng tiếp theo là phải xây dựng cơ chế vận hành an toàn và hiệu quả để kiểm soát hoạt động sử dụng RPA và quản lý tình hình thực hiện workflow, đặc biệt với trường hợp sử dụng đồng thời số lượng lớn RPA từ vài chục đến vài trăm, hay sử dụng RPA trên phạm vi toàn doanh nghiệp/tổ chức.

Dưới đây là 3 điểm đặc biệt quan trọng trong quản lý RPA và kiểm soát nội bộ doanh nghiệp khi sử dụng RPA. 

Cơ chế backup

Cũng giống như khi thay đổi hệ thống sẵn có, cần con người trực tiếp thực hiện để kiểm tra những vấn đề phát sinh về tính tương thích hay khả năng tích hợp, khi doanh nghiệp quyết định nâng cấp hay sử dụng dịch vụ cloud cho hệ thống nghiệp vụ, nếu chậm điều chỉnh RPA cho phù hợp với yêu cầu mới sẽ dẫn đến nhiều vấn đề về nghiệp vụ.

Bên cạnh đó, RPA được phát triển để xử lý những nghiệp vụ có logic cố định nên cần có sự phân tách rõ ràng với các nghiệp vụ có logic không cố định đòi hỏi sự can thiệp trực tiếp của con người trước khi áp dụng RPA để tránh gây ra sai sót. Ngoài ra, cũng cần lưu ý rằng RPA có thể bị ảnh hưởng bởi những sự cố khách quan như thiên tai, động đất, v.v.   

Để ứng phó với những tình huống nêu trên, doanh nghiệp sử dụng RPA cần thành lập nhóm quản lý RPA và xây dựng cơ chế backup với những quy định cụ thể về phương pháp ứng phó khi phát sinh sai sót.

Hoàn thiện cơ chế quản lý RPA để dễ dàng kiểm tra tình hình hoạt động của RPA, có thể truy xuất log RPA chi tiết nhằm xác định vị trí và nội dung sai sót đã phát sinh.

Rò rỉ thông tin do hành vi gian lận

RPA ghi lại tất cả các thao tác trên phần mềm nên cho phép phát hiện mọi tình huống trong trường hợp phát sinh sai sót ngoài ý hay xuất hiện thao tác ngoài chương trình. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra khi phát hiện trường hợp sử dụng RPA không đúng mục đích bởi người dùng không được phân quyền.

Đặt biệt, với trường hợp sử dụng RPA cho nghiệp vụ làm việc với thông tin cá nhân, cần kiểm tra định kỳ các access log hay tình trạng hoạt động của RPA để phát hiện hành vi gian lận.

Nếu doanh nghiệp có thể thiết lập chế độ phân quyền người dùng hay cài đặt workflow chi tiết thì có thể phòng tránh được những trường hợp thao tác sai sót hay cố ý gian lận của người dùng.  

Rủi ro khi chỉ có một người quản lý

Tránh giao phó việc vận hành RPA và quản lý workflow cho một cá nhân vì khi họ bị thuyên chuyển hay nghỉ việc thì những người khác có thể sẽ không nắm rõ RPA đang sử dụng cho nghiệp vụ nào, khi nào. Nếu phát sinh vấn đề, rất khó tìm kiếm nguyên nhân và giải pháp khắc phục. Do đó, cài đặt và vận hành RPA cần được quản lý bởi một nhóm và thông tin cần được trao đổi thường xuyên giữa các thành viên trong nhóm.  


Phát huy tính năng của RPA nhờ kiểm soát tốt 


Như đã nêu trên, RPA là giải pháp tự động hóa nghiệp vụ dựa trên quy trình do con người chỉ định, không có năng lực suy nghĩ để thực hiện nghiệp vụ một cách chủ động giống con người. Do đó, nếu thiếu sự quản lý của con người, RPA có thể gây ra nhiều rủi ro.

Ngoài ra, RPA cần được điều chỉnh tỉ mỉ và kịp thời để phù hợp với thay đổi của nội dung nghiệp vụ. Như vậy, có thể nói RPA chỉ phát huy được hết tính năng khi có sự quản lý và kiểm soát tốt của con người. 

Kết luận

RPA nếu được sử dụng tốt sẽ đem lại nhiều lợi ích nâng cao hiệu quả nghiệp vụ cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không được quản lý tốt, RPA sẽ tạo ra không ít rủi ro.

Khi xem xét để đưa ra quyết định ứng dụng RPA, doanh nghiệp cần nghiên cứu những điểm nâng cao hiệu quả nghiệp vụ nhưng không nên quên xem xét những rủi ro tiềm ẩn và cơ chế kiểm soát nội bộ.