3 quy trình phổ biến ứng dụng Office Robot hiệu quả

Office Robot hiện đang được sử dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp lớn hoạt động trong lĩnh vực Tài chính, Ngân hàng, Bảo hiểm, Viễn thông… tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương. Giải pháp tự động hoá này có thể áp dụng trên nhiều nghiệp vụ vận hành theo quy trình, khối lượng công việc lớn, lặp đi lặp lại và dễ dẫn đến sai sót trong doanh nghiệp như chăm sóc khách hàng, quản lý nhân sự, thanh toán hoá đơn … để tối ưu hoá chi phí đồng thời cải thiện năng suất lao động. Dưới đây là một số quy trình và nghiệp vụ có thể ứng dụng hiệu quả Office Robot.

Nhập dữ liệu 
Là công việc có khối lượng đầu vào khổng lồ đặc biệt ở những doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn. Bộ phận kế toán tài chính thường đau đầu khi phải xử lý khối lượng dữ liệu lớn hàng ngày do quá trình thực hiện các thao tác liên quan đến dữ liệu chiếm mất nhiều thời gian của nhân viên đồng thời dễ gặp sai sót. Khi áp dụng vào các nghiệp vụ này, Office Robot có thể kết nối tới hầu hết các hệ thống lưu trữ có sẵn của doanh nghiệp như ERP, CRM, … để tự động nhập liệu, thống kê, xây dựng biểu đồ và thực hiện báo cáo cho từng bộ phận vào thời điểm được cài đặt trên kịch bản.Một trong những khách hàng của NTT DATA tại Việt Nam là doanh nghiệp chuyên sản xuất linh kiện motor có nhà máy tại Đà Nẵng đã từng đối mặt với 50.000 đơn hàng bị tồn đọng 3 tháng kể từ khi mở rộng quy mô sản xuất. Sau khi áp dụng Office Robot vào quy trình nhập thông tin đơn hàng lên cơ sở dữ liệu, toàn bộ số lượng đơn hàng bị tồn đọng đã được giải quyết xong hết chỉ trong 1 tháng.

Xử lý dữ liệu
Việc xử lý dữ liệu tại các doanh nghiệp yêu cầu độ chính xác cao. Nếu thực hiện 100% bởi con người, thao tác này dễ mắc lỗi và có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Với Office Robot, quy trình này sẽ được tự động hoá hoàn toàn từ thu thập dữ liệu, ghi nhật ký, cập nhật, xử lý và chứng thực dữ liệu, đảm bảo dữ liệu chính xác và được sắp xếp có tổ chức, đưa ra những kết quả phân tích xác đáng giúp cải thiện kinh doanh. 

Office Robot có thể ứng dụng hiệu quả trong quy trình của bộ phận chăm sóc khách hàng và nhân sự như duy trì và cập nhật dữ liệu khách hàng, tạo và quản lý tài khoản khách hàng, quản lý trạng thái và truy soát đơn hàng, xác minh dữ liệu của nhân viên, xử lý giao dịch tiền lương đúng hạn và tiết kiệm thời gian.

Ví dụ dưới đây là các bước trong quy trình của một nhân viên tổng đài nhập thông tin như: số lượng cuộc gọi đến, nội dung cuộc gọi,… lên hệ thống quản lý khách hàng. Khi được làm thủ công, quy trình này sẽ tiêu tốn của nhân viên 30 phút mỗi sáng. Tuy nhiên, quy trình này có thể được tự động hóa bằng Office Robot, giúp tiết kiệm thời gian hiệu quả.

Odoo • A picture with a caption
Quy trình quản lý thông tin khách hàng của bộ phận CSKH

Phê duyệt hóa đơn

100% các doanh nghiệp đều cần thực hiện các nghiệp vụ khác nhau liên quan đến hoá đơn. Các nhà cung cấp có thể gửi tới hoá đơn là bản cứng trên giấy qua đường bưu điện hoặc bản mềm là các file pdf, MS Word Doc thông qua email. Vì thế Bộ phận kế toán tài chính sẽ phải thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để nhập hệ thống nội bộ. Thao tác này mất nhiều thời gian và dễ mắc lỗi.

Với Office Robot, quy trình xử lý hoá đơn sẽ được tự động hoá hoàn toàn dù dữ liệu đầu vào là bản điện tử hay trên định dạng giấy (sử dụng OCR - phần mềm nhận diện kí tự quang học). Office Robot có thể đối chiếu dữ liệu hoá đơn, soát lỗi trong quá trình xử lý hoá đơn giúp cải thiện năng suất làm việc. Trong ứng dụng này, Office Robot có thể xử lý phê duyệt hàng nghìn hoá đơn trong 1 tháng.

Odoo • Text and Image

Lựa chọn Office Robot cho những quy trình làm việc phù hợp tại doanh nghiệp chính là tối ưu hoá nguồn lực và tạo ra đòn bẩy cải thiện hiệu quả kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp. 

Về Office Robot

Đội giải pháp RPA của NTT DATA Việt Nam tập hợp các chuyên gia Nhật Bản với kiến thức triển khai trên khắp châu Á – Thái Bình Dương, và đội kĩ thuật giàu kinh nghiệm, có thể nhanh chóng hỗ trợ khách hàng, là các doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam. Để biết thêm thông tin về RPA nói chung, và sản phẩm Office Robot nói riêng, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua đường link này.

Latest Posts