Cơ bản về RPA: Phân biệt các loại RPA và license RPA

Trong những năm gần đây, robot tự động hóa quy trình (RPA) đang ngày chứng minh vị thế là công nghệ được các doanh nghiệp trên thế giới đặc biệt ưa chuộng nhờ khả năng cải thiện đáng kể năng suất kinh doanh, tối ưu chi phí cũng như lợi tức đầu tư (ROI) cao. 

Để có thể hiểu rõ được nguyên lý hoạt động của RPA cũng như lựa chọn sản phẩm RPA phù hợp với từng doanh nghiệp hay từng quy trình cụ thể, chúng ta cần nắm rõ những loại RPA và ưu nhược điểm của từng loại. Bài viết dưới đây sẽ giúp người đọc có cái nhìn rõ hơn về những loại RPA hiện có, ưu nhược điểm cũng như ứng dụng của từng loại, đồng thời nắm bắt những loại license RPA. 

Trước tiên, RPA có thể được chia thành 2 loại chính: attended RPA (RPA đi kèm) và unattended RPA (RPA không đi kèm). 

Attended RPA (tạm dịch: RPA đi kèm)

Attended RPA có thể được hiểu là robot được cài đặt cố định cho một người dùng nhất định và cần tới sự can thiệp của người dùng để thực hiện tự động hóa. Loại RPA này có thể hoạt động song song với người dùng và tự động khởi động bởi một số thao tác nhất định của người dùng trên máy tính. Do đó, attended bot còn được gọi là robot trợ lý cá nhân hay phần mềm trợ lý. Với nguyên lý hoạt động đó, bot đi kèm thường được ứng dụng trong các nghiệp vụ front-office và các quy trình không thể tự động hóa toàn bộ mà cần tới quyết định của người dùng tại một số thời điểm nhất định.

Odoo • Text and Image
Nguồn ảnh: Pixabay.com

Unattended RPA (tạm dịch: RPA không đi kèm)

Nếu như attended RPA chỉ chạy trên máy tính của một người dùng cố định, thì unattended RPA thường hoạt động trên server của một tổ chức và không cần tới sự can thiệp của con người. Tuy nhiên, không có nghĩa loại robot này giống với AI (trí thông minh nhân tạo) bởi chúng không có khả năng tự học. Loại bot này không cần tới sự can thiệp từ người dùng là bởi chúng có thể tự động khởi động bởi một sự kiện nhất định hoặc đã được lập trình sẵn.  

Thay vì được khởi động bởi một người dùng nhất định, unattended bot có khả năng thực hiện những quy trình được thiết lập sẵn dựa trên schedule (đặt lịch), API, hoặc một sự kiện được định nghĩa sẵn như khi có email được gửi tới hay cơ sở dữ liệu bị thay đổi. Nó có thể tự động tổng hợp, phân loại, xác định, phân tích và phân phối lượng dữ liệu lớn của toàn bộ tổ chức. Nhờ đó, unattended bot sẽ giúp doanh nghiệp tinh giản dữ liệu cũng như quy trình của từng bộ phận hay thậm chí là workflow của từng cá nhân bên trong nội bộ. 

Odoo • Text and Image
                                                                                                                                                                                                Nguồn ảnh: Pixabay.com

Ưu điểm lớn nhất của loại RPA này chính là mỗi con robot là một cỗ máy ảo, nên chúng sẽ không can thiệp hay tác động vào vào hoạt động của người dùng trên máy tính. Ngoài ra, unattended bot có khả năng thực hiện quy trình được phân công từ nhiều nguồn. Do đó, chúng phù hợp với những quy trình nghiệp vụ lớn thường mất rất lâu thời gian để hoàn thành. Ví dụ, một công ty bảo hiểm muốn tự động hóa nghiệp vụ xử lý hồ sơ khiếu nại với số lượng hàng ngàn đơn mỗi tháng, khi đó unattended bot sẽ là lựa chọn tối ưu. 

Tuy attended bot và unattended bot có những lợi thế riêng biệt, nhưng chúng không phải hai giải pháp xung khắc với nhau. Thậm chí, nếu được kết hợp, 2 loại robot này còn có thể tối ưu hiệu quả áp dụng RPA hơn rất nhiều lần. Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng attended bot vào một phần quy trình giúp hoàn thành công việc nhanh hơn và chính xác hơn, đồng thời áp dụng unattended bot vào những quy trình yêu cầu tương tác với các hệ thống mà không cần tới sự can thiệp của con người.

Bonus: Floating license và node-locked license

Thông thường, các giải pháp RPA sẽ được phát hành dưới một trong 2 dạng license (giấy phép sử dụng phần mềm): node-locked và floating. Loại node-locked license chỉ phần mềm được gắn cố định trong một máy tính duy nhất và không giới hạn số lượng người dùng tại cùng thời điểm. Trong khi đó, floating license cho phép chỉ một người dùng nhưng có thể sử dụng tại bất kỳ một máy tính nào có thể kết nối tới server xác định. 

Ưu điểm của của floating license là người dùng có thể chia sẻ phần mềm giữa nhiều máy tính khác nhau, đồng thời cho nhiều nghiệp vụ chạy cùng một thời điểm. Tuy nhiên, loại license này sẽ chỉ có thể hoạt động khi được kết nối với server, kéo theo những rủi ro khi máy sập hay mạng mất kết nối. Ngoài ra, floating license cũng sẽ không thể hoạt động nếu môi trường hay hệ điều hành chặn socket hay hoạt động network. Bên cạnh đó, ưu điểm của node-locked license  là nó không yêu cầu người dùng phải kết nối với license server. Tuy nhiên, loại license này sẽ chỉ có thể sử dụng tại duy nhất một máy tính được cài đặt. 

Với những đặc tính khác nhau, mỗi loại license có những ưu thế riêng tùy vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu bộ phận kế toán trong doanh nghiệp muốn sử dụng RPA vào thời điểm cuối tháng cho nghiệp vụ nhập dữ liệu hóa đơn, còn bộ phận IT có nhu cầu sử dụng RPA vào giữa tháng để nhập batch lên hệ thống, thì doanh nghiệp có thể lựa chọn node-locked license. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp mong muốn sử dụng RPA cho nhiều nghiệp vụ hay nhiều nhân viên tại cùng một thời điểm,  thì loại floating license sẽ là sự lựa chọn phù hợp hơn. 

Odoo • Text and Image
Nguồn ảnh: MelanieTM

Về Office Robot

Đội giải pháp RPA của NTT DATA Việt Nam tập hợp các chuyên gia Nhật Bản với kiến thức triển khai trên khắp châu Á – Thái Bình Dương, và đội kĩ thuật giàu kinh nghiệm, có thể nhanh chóng hỗ trợ khách hàng, là các doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam. Để biết thêm thông tin về RPA nói chung, và sản phẩm Office Robot nói riêng, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua đường link này.