Hiểu đúng về RPA để áp dụng

 

Theo khảo sát của trang báo “Nikkei computer” về mức độ hài lòng của khách hàng đối với các đơn vị cung cấp sản phẩm IT, nhóm kinh doanh RPA của tập đoàn NTT DATA được đánh giá cao nhất. Đến nay, số lượng doanh nghiệp áp dụng phần mềm Robot OfficeRobot – một công cụ thao tác trên Windows - đã lên tới 2000 đơn vị, đưa thị phần của sản phẩm này trên thị trường RPA Nhật Bản đứng đầu bảng.

Một doanh nghiệp áp dụng OfficeRobot cho nghiệp vụ mua sắm đã đánh giá OfficeRobot như sau “Công ty chúng tôi sử dụng hệ thống mua sắm SAP, công việc xử lý tốn rất nhiều thời gian, vì vậy, chúng tôi phải thành lập một phòng riêng để thay thế các phòng ban khác chuyên thực hiện nghiệp vụ mua sắm. Hiện nay, nhờ áp dụng OfficeRobot , chúng tôi đã tự động hóa được công việc cần 20 nhân viên xử lý này. Giờ đây, chỉ cần gửi một email theo format có sẵn là chúng tôi có thể đặt hàng được.

Về quy trình, khi có email yêu cầu đặt hàng gửi đến, OfficeRobot sẽ tự động tiếp nhận và mở template excel có sẵn để tạo file quản lý. Sau đó, chuyển sang thao tác trong hệ thống SAP để nhập vào các thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá, đơn vị cung cấp, …vào hệ thống. Những thao tác này trước đây thường tốn nhiều thời gian của nhân viên nhưng nay đã được OfficeRobot xử lý tự động.

Đến công đoạn xin phê duyệt hạng mục mua sắm, OfficeRobot tự mở hệ thống phê duyệt. Chẳng hạn với yêu cầu in danh thiếp, Robot sẽ thực hiện theo trình tự có sẵn để xin cấp có thẩm quyền phê duyệt và gửi một email đến phòng mua sắm để thông báo thủ tục hoàn tất và yêu cầu kiểm tra, lên kế hoạch thực hiện. Tùy theo quy định của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp bạn giao cho rô bôt cả khâu lên kế hoạch thì bạn chỉ cần phải kiểm tra công đoạn cuối.”  

Trên đây chỉ là một trong rất nhiều ví dụ ứng dụng OfficeRobot để tự động hóa.  

Gần đây, OfficeRobot còn được hợp tích hợp với loa AI làm cho việc sử dụng công cụ này không cần qua máy tính.  Với loa AI đặt trong văn phòng, bạn có thể yêu cầu trực tiếp OfficeRobot “Đặt phòng họp” hay “Đưa hoạt động này vào kế hoạch làm việc” và OfficeRobot sẽ tự động xử lý. Trong tương lai, OfficeRobot sẽ hoạt động giống như “Robot thư ký”, đến lúc nào đó, mỗi người sẽ cần một thư ký riêng cho mình.

Mặc dù có những lợi ích trên, nhưng nhiều doanh nghiệp cho biết họ khó mở rộng quy mô áp dụng RPA vì 3 lý do sau: (1) nhân viên không sử dụng, (2) công cụ khó sử dụng, và (3) không có nghiệp vụ phù hợp để áp dụng.

Lý do thứ nhất phát sinh thường do doanh nghiệp giao việc triển khai RPA cho phòng IT và phòng kinh doanh. Những đơn vị trực tiếp cần áp dụng RPA vào công việc như phòng nghiệp vụ hay phòng nhân sự không được tham gia từ đầu nên ở thế bị động và không tích cực. Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp nên cho phép những đơn vị sử dụng RPA trực tiếp tham gia ngay từ giai đoạn thử nghiệm để nâng cao tính chủ động và ý thức trách nhiệm của họ.   

Lý do thứ hai thường phát sinh khi doanh nghiệp giao cho một lập trình viên phụ trách việc lựa chọn sản phẩm RPA để sử dụng trong doanh nghiệp. Khi đó bất kỳ một sản phẩm RPA nào cũng đều đơn giản đối với anh ta và nhiều khả năng anh ta sẽ chọn một sản phẩm “khó sử dụng” đối với end-users. Vì vậy, doanh nghiệp nên cho phép cả những nhân viên không chuyên về IT tham gia vào quá trình chọn mua sản phẩm.

Trong thực tế, sản phẩm OfficeRobot được báo Nikkei đánh giá là “Công cụ RPA đơn giản nhất”. Từ khi được bán ra thị trường, đã có khoảng 20 nghìn người được đào tạo kỹ thuật sử dụng. Theo thống kê, một lập trình viên có thể sử dụng thành thạo sau 1 tuần tập huấn, còn với người không chuyên về CNTT thì cần 3 tuần đào tạo tập trung.

Lý do thứ 3 thường do doanh nghiệp giao việc triển khai RPA cho các cán bộ CNTT – những người không nắm rõ nghiệp vụ thực tế - nên họ không thể tìm ra các thao tác có thể tự động hóa. Thông thường, chỉ nên giao cho cán bộ CNTT tự động hóa các nghiệp vụ có nhiều xử lý phức tạp (nhóm 1 trong biểu đồ) bằng cách phát triển hệ thống. Còn đối với các nghiệp vụ mà việc phát triển hệ thống không đem lại hiệu quả tương xứng với chi phí bỏ ra (các nghiệp vụ thuộc nhóm 2) thì nên tự động hóa bằng RPA và để các nhân viên thực hiện nghiêp vụ giữ vai trò chủ đạo trong quá trình triển khai với sự hỗ trợ về kỹ thuật của cán bộ CNTT.   

Trong thực tế những doanh nghiệp không thu được hiệu quả mong đợi từ RPA phần nhiều là do họ lựa chọn nghiệp vụ để áp dụng không phù hợp. Chẳng hạn như nếu doanh nghiệp tự động hóa nghiệp vụ chỉ phát sinh 1 lần trong cả quý với thời gian xử lý 15 phút thì doanh nghiệp phải mất vài năm mới thu lại hiệu quả tương xứng với chi phí bỏ ra.  Về cơ bản, nếu doanh nghiệp không lựa chọn nghiệp vụ có thao tác lặp lại ít nhất 10 lần trên máy tính thì sẽ không có ý nghĩa để tự động hóa.

Về mặt quản lý, doanh nghiệp có thể tận dụng ưu điểm của RPA là khả năng biến mọi quy trình nghiệp vụ thành thứ hữu hình, có thể nhìn thấy, để nhận diện những quy trình nghiệp vụ ẩn và đưa chúng vào hoạt động quản lý. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp đã dùng OfficeRobot để thực hiện “chiến lược con bọ đất”, luân chuyển máy tính có cài đặt OfficeRobot trong nội bộ để lôi ra những nghiệp vụ ẩn giống như người ta tìm kiếm con bọ đất dưới đáy phiến đá.

Đặt biệt, khác với Excel macro có nhiều dòng code phức tạp nên chỉ người xây dựng ra chương trình mới hiểu cặn kẽ, OfficeRobot cho phép mọi người bất kể có kiến thức chuyên môn hay không đều có thể đọc hiểu logic thực hiện. Điều này rất quan trọng để thúc đẩy việc kế thừa, cải tiến và quản lý OfficeRobot và những quy trình nghiệp vụ tự động hóa bằng OfficeRobot . 


 Bản gốc:  https://winactor.com/document/CHOforam_RPAseminer(nakagawa)_ja_20181122.pdf