Office Robot giúp doanh nghiệp sản xuất giải quyết 50.000 đơn hàng tồn đọng

1. Tổng quan doanh nghiệp

Khách hàng của NTT Data là doanh nghiệp Nhật Bản, chuyên sản xuất linh kiện xe máy có nhà máy tại Đà Nẵng. Công ty mẹ đặt tại Nhật Bản có 21 chi nhánh trên toàn thế giới. Với 7.000 cán bộ công nhân viên, đây là một trong những doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn tại Việt Nam. 

2. Thách thức phải đối mặt 

• Công việc nhập liệu trong phòng Quản lý thiết bị thường xuyên xảy ra lỗi thao tác khiến nhân viên mất nhiều thời gian để đối chiếu và sửa lại. Một lỗi thao tác trung bình mất tới 2 đến 3 ngày để nhân viên truy tìm và sửa lỗi. Quy trình xử lý đơn hàng thường xuyên bị đình trệ và gây ảnh hưởng không nhỏ tới năng suất của doanh nghiệp. Hậu quả là gần 50.000 đơn hàng bị tồn đọng trong suốt 3 tháng. 

• Dữ liệu đầu vào không được chuẩn hóa khiến phòng ban gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý dữ liệu cũng như tuân thủ chính sách doanh nghiệp.

• Để đáp ứng nhu cầu phát triển ngày càng lớn, doanh nghiệp mở rộng sản xuất dẫn đến số lượng đơn hàng thu mua tăng đột biến. Khối lượng hàng hoá nhập vào – xuất ra hàng ngày tăng lên vượt quá khả năng quản lý và hoàn thành công việc của 10 nhân sự làm việc trong phòng Quản lý thiết bị.

3. Giải pháp 

Doanh nghiệp đã tin tưởng và lựa chọn Office Robot của NTT Data làm giải pháp với kỳ vọng sẽ giải quyết được những vấn đề mà phòng Quản lý thiết bị đang gặp phải. Quy trình đầu tiên ứng dụng Office Robot là quản lý đơn hàng và quản lý tồn kho, bao gồm công việc quản lý thông tin đặt hàng, xuất – nhập hàng. Office Robot khi đó được tích hợp với hệ thống COMPASS quản lý thiết bị đặt hàng có sẵn trong doanh nghiệp và có nhiệm vụ tự động nhập dữ liệu đơn hàng nhập – xuất kho từ Excel vào CSDL.

Odoo • Image and Text

4. Kết quả

 • Chỉ sau 1 tháng đầu tiên áp dụng, Office Robot đã giải quyết được 50.000 đơn hàng bị tồn đọng từ 3 tháng trước đó. Nếu như trước đây một đơn hàng phải mất tới hàng giờ để xử lý thủ công thì nay có thể được hoàn thành chỉ trong 3 phút bởi robot tự động hóa. 

• Dữ liệu đầu vào cũng được chuẩn hóa và đảm bảo không xảy ra sai sót nào. Khi đã có Office Robot đảm nhiệm công việc nhập liệu, nhân viên phòng Quản lý thiết bị giờ đây có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những nghiệp vụ khác, đặc biệt là việc chuẩn bị dữ liệu đầu vào giúp cho quy trình công việc đảm bảo được tiến độ và chính xác. 

• Thời điểm ban đầu được đưa vào áp dụng, Office Robot đã không nhận được sự ủng hộ từ các nhân viên phòng ban. Lý do là bởi họ lo lắng rằng robot sẽ thay thế và lấy mất công việc của mình. Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng, nhân viên phòng ban cũng đã thay đổi nhận thức về giá trị của Office Robot. Không chỉ hỗ trợ đắc lực trong những công việc nhập liệu một cách nhanh chóng và chính xác, Office Robot còn giúp họ có thêm thời gian thực hiện các nhiệm vụ khác một cách hiệu quả hơn. Chính vì vậy, nhân viên phòng Quản lý thiết bị mong muốn Office Robot được ứng dụng nhiều hơn nữa trong các công việc khác phù hợp. Hiện nay, Office Robot đã được triển khai áp dụng thêm trên 6 quy trình trong phòng ban.

Odoo • Image and Text

5. Kế hoạch tương lai

Sau khi thu về kết quả tích cực trong giai đoạn áp dụng thử nghiệm, doanh nghiệp đang có dự định mở rộng sang sử dụng Office Robot bản server, đồng thời áp dụng thêm cho khoảng 10 nhân sự nữa trong hệ thống ERP. Ngoài ra, kế hoạch mở rộng sử dụng Office Robot trong nhà máy và trên nhiều qui trình nhập liệu khác nhau cũng đang được doanh nghiệp đẩy mạnh xây dựng nhằm cải thiện tối đa hiệu suất công việc. 

Về Office Robot

Đội giải pháp RPA của NTT DATA Việt Nam tập hợp các chuyên gia Nhật Bản với kiến thức triển khai trên khắp châu Á – Thái Bình Dương, và đội kĩ thuật giàu kinh nghiệm, có thể nhanh chóng hỗ trợ khách hàng, là các doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam. Để biết thêm thông tin về RPA nói chung, và sản phẩm Office Robot nói riêng, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi tại đây.

Latest Posts