Office Robot linh hoạt với quy mô doanh nghiệp

Office Robot của NTT Data là một trong những giải pháp tự động hoá được đánh giá cao nhờ khả năng mở rộng linh hoạt, chọn lựa đa dạng đáp ứng tối đa nhu cầu của mọi doanh nghiệp. Với các phiên bản Agent Edition, Professional Edition và WinDirector, doanh nghiệp có nhiều cơ hội để tìm ra mô hình RPA phù hợp nhất với quy mô kinh doanh cũng như nhu cầu phát triển của mình. 

Odoo • Text and Image

Professional Edition (Bản đầy đủ)

Đây là phiên bản cho phép người dùng tự tạo và chỉnh sửa kịch bản cho quy trình nghiệp vụ bằng thao tác kéo thả con trỏ đơn giản sau đó tự chạy quy trình. Tất cả nội dung công việc cần tự động hoá khi chạy trên Office Robot đều được xây dựng thành quy trình. Từng bước của quy trình khi thực hiện đều được đặt tên giúp tất cả người dùng đều có thể đọc hiểu và biên tập khi cần thiết. Office Robot có sẵn một thư viện phong phú gồm những chức năng bổ trợ (add-on) giúp cho việc tạo kịch bản trở nên vô cùng dễ dàng và nhanh chóng. 

Odoo • Text and Image

Bên cạnh đó, thao tác biên tập kịch bản rất đơn giản nhờ thiết kế thân thiện với người dùng của Office Robot tạo điều kiện cho người dùng có thể chỉnh sửa và cải tiến hiệu quả công việc bất cứ thời điểm nào. Doanh nghiệp khi thực hiện áp dụng thử nghiệm nên mua một bản đầy đủ để kiểm chứng hiệu quả của Office Robot. Cách làm này cũng góp phần giảm thiểu rủi ro trong quá trình thử nghiệm đồng thời tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. 

                  Agent Edition (Bản tái hiện)
                  Đây là license chạy các kịch bản được tạo ra bởi bản đầy đủ, phù hợp khi doanh nghiệp đã ứng dụng thử nghiệm thành công Office Robot và có ý định mở rộng áp dụng cho nhiều nghiệp vụ khác. Phiên bản giúp người dùng thực hiện các quy trình dựa theo những kịch bản đã xây dựng sẵn theo đúng quy trình làm việc. Vì thế, phần mềm robot này có thể hoạt động ngay trong ngày được cài đặt dựa trên kịch bản đã được xây dựng với các tác vụ:
                    

                  • Nhập dữ liệu đặt hàng, bán hàng (excel) vào hệ thống ERP (giúp cắt giảm 95% khối lượng công việc); 

                  • Phản ánh thông tin sản phẩm (excel) lên các trang thương mại điện tử và mạng xã hội (có thể thực hiện tự động hoàn toàn vài nghìn mục một tháng); 

                  • Nhập chứng từ đặt hàng trên file excel vào hệ thống, tự động xây dựng đơn đặt hàng (cắt giảm 75% khối lượng công việc nhập liệu và xây dựng chứng từ); 

                  • Kết hợp với công nghệ OCR để tự động số hóa dữ liệu yêu cầu thanh toán từ file PDF và đối chiếu với dữ liệu trong hệ thống ERP (cắt giảm 80% khối lượng công việc kiểm tra dữ liệu).

                  WinDirector

                  Đây là license cao cấp nhất của Office Robot chạy trên nền tảng web, phù hợp với quy mô ứng dụng rộng, số lượng robot lớn và số lượng quy trình nghiệp vụ áp dụng nhiều. Phiên bản này phù hợp áp dụng khi triển khai cùng lúc số lượng kịch bản lớn. Khi đó WinDirector có thể quản lý hiệu suất của từng robot, thông báo với người dùng khả năng và thời gian hoàn thành công việc của robot. Tình trạng vận hành hệ thống được WinDirector theo dõi liên tục nên các lỗi phát sinh trong quá trình thực hiện quy trình hay lỗi phần mềm đều được phát hiện nhanh chóng, kịp thời. Đồng thời WinDirector cũng có khả năng tóm tắt, hiển thị thống kê số lần thực hiện các tác vụ, tỷ lệ lỗi xảy ra, tự điều tiết hoạt động của Office Robot để tối ưu hoá năng suất lao động như sắp xếp ưu tiên phân phối nhiều Office Robot thực hiện các tác vụ có tầm quan trọng cao và khối lượng công việc lớn, mức độ ưu tiên giảm dần đối với các tác vụ có tần suất triển khai thấp hơn. Đồng thời WinDirector còn có khả năng quản lý người dùng vì thế giúp nâng cao tính bảo mật. Chính các tính năng này của WinDirector sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả hơn các tài nguyên tự động hoá.

                  Bên cạnh 3 license nói trên, NTT Data còn phân phối 3 mô hình linh hoạt giúp doanh nghiệp có lựa chọn đa dạng và phù hợp hơn với nhu cầu phát triển của mình, đó là mô hình Client, Shared folder và Server.

                  Odoo • Text and Image


                  Trong thời điểm bắt đầu, doanh nghiệp có thể sử dụng Office Robot thử nghiệm với mô hình Client tạo kịch bản và thực hiện quy trình. Mô hình này phù hợp với những quy mô doanh nghiệp vừa, có số lượng nghiệp vụ tự động hóa ít, áp dụng cho công việc hành chính và có ưu điểm là tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên robot sẽ chiếm quyền sử dụng máy tính nên người dùng không thể thực hiện các thao tác khác trên đó.

                  Mô hình thứ hai là Shared Folder cho phép tạo kịch bản, chia sẻ kịch bản và tự chạy quy trình. Các kịch bản được quản lý tập trung tại máy chủ. Công cụ lập lịch biểu trong máy chủ ứng dụng sẽ điều hành chạy kịch bản, phù hợp áp dụng cho tự động hóa công việc văn phòng không cần con người can thiệp. Trong mô hình này, Office Robot bản Professional sẽ tạo kịch bản và đẩy lên folder chung. Office Robot bản Agent Edition sẽ chạy lên folder đó để lấy kịch bản và chạy kịch bản. Mô hình Shared Folder không giới hạn số lượng người dùng, tuy nhiên chỉ 1 người dùng có thể sử dụng Office Robot tại 1 thời điểm. Vì thế, doanh nghiệp có thể áp dụng cho nhiều phòng ban. Ví dụ: Nếu phòng ban kỹ thuật sử dụng vào các ngày giữa tháng để chạy thử nghiệm, bộ phận kế toán có thể sử dụng vào cuối tháng để thanh toán hóa đơn và tính lương cho nhân viên.Mô hình này cũng là lựa chọn tiết kiệm chi phí nhất.

                  Với doanh nghiệp lớn, mô hình Server cùng khả năng mở rộng cao là lựa chọn tối ưu, giúp theo dõi, giám sát và quản lý hiệu quả các robot phần mềm hoạt động trực tiếp, phù hợp với quy mô lớn. Mô hình này chỉ được áp dụng khi doanh nghiệp có sử dụng thêm robot quản lý WinDirector. Ưu điểm của mô hình Server là không chiếm quyền máy tính, hỗ trợ quản lý tập trung robot cũng như người dùng. 

                  Về Office Robot

                  Đội giải pháp RPA của NTT DATA Việt Nam tập hợp các chuyên gia Nhật Bản với kiến thức triển khai trên khắp châu Á – Thái Bình Dương, và đội kĩ thuật giàu kinh nghiệm, có thể nhanh chóng hỗ trợ khách hàng, là các doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam. Để biết thêm thông tin về RPA nói chung, và sản phẩm Office Robot nói riêng, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua đường link này.

                  Latest Posts