OfficeRobot – một sản phẩm RPA có độ tin cậy cao


Năm 2010, Viện nghiên cứu NTT phát triển công cụ tự động hóa nhằm nâng cao hiệu quả công việc của tập đoàn NTT. Công cụ này sau vài năm sử dụng trong nội bộ tập đoàn đã được phát triển thành sản phẩm bán ra thị trường năm 2014. Đây là công cụ RPA có tên là OfficeRobot . Hiện nay, số lượng doanh nghiệp áp dụng công cụ này lên đến hơn 1500 doanh nghiệp tại Nhật Bản và hàng tháng có khoảng 100 doanh nghiệp mới áp dụng.

Trong thời đại công nghệ AI trở nên phổ biến, người ta nghĩ nhiều đến việc áp dụng AI để tự động hóa công việc. Tuy nhiên, trong thực tế, có không ít hoạt động có logic cố định có thể tự động hóa bằng công nghệ RPA để thúc đẩy quá trình số hóa và phát triển nền tảng sử dụng dữ liệu.      

OfficeRobot là một trong những robot tự động RPA có thể thao tác với các ứng dụng như hệ thống ERP, OCR, Workflow hay các hệ thống độc lập, hệ thống dùng chung, phần mềm Office như Excel, Word, Outlook, Access. Ưu điểm của công cụ này là có thể tự chạy mọi ứng dụng trên Windows, không loại trừ bất kỳ đối tượng nào từ hệ thống quản lý cơ bản được tùy chỉnh đến các ứng dụng SaaS. Chỉ cần ghi lại hình ảnh các thao tác thực tế và biên tập điều kiện khởi động robot ngay trên màn hình OfficeRobot , robot sẽ nhớ các thao tác và thực  hiện tự động. Biên tập kịch bản được thực hiện với các thao tác kéo, thả, nhấp chuột trên màn hình workflow nên không cần kiến thức lập trình và ai cũng có thể thực hiện được nếu hiểu quy trình nghiệp vụ thực tế. Sau khi cài đặt, robot sẽ tự thực hiện các thao tác nghiệp vụ dựa trên kịch bản xây dựng.

Bên cạnh đó, NTT Data cung cấp dịch vụ hỗ trợ hoàn hảo cho người dùng OfficeRobot với đội ngũ kỹ thuật viên đông đảo và cơ chế “giám định kỹ thuật viên” áp dụng cho mọi trình độ gồm đào tạo cơ bản đến kiểm tra kỹ thuật nâng cao để đảm bảo chất lượng của đội ngũ kỹ thuật viên khi hỗ trợ chuyển giao kỹ thuật cho khách hàng.

OfficeRobot có 2 phiên bản dành cho PC và cho server. Phiên bản dùng trên PC có thể hỗ trợ thực hiện những cải tiến nhỏ trong công việc trong khi phiên bản dùng cho server cho phép doanh nghiệp sử dụng WinDirector để quản lý tập trung nhiều robot OfficeRobot khi triển khai quy mô lớn.

“WinDirector” là công cụ quản lý tập trung job scheduling and execution log của nhiều OfficeRobot thông qua kiểm tra trạng thái của từng robot. Công cụ này giúp các robot hoạt động an toàn và hiệu quả hơn. Hiện nay, mới có khoảng 30 doanh nghiệp Nhật Bản áp dụng công cụ này, nhưng có khoảng 100 doanh nghiệp sử dụng thử và đánh giá cao.

Gói phần mềm tích hợp RPA với OCR

Vậy OfficeRobot có thể áp dụng cho những doanh nghiệp nào?

Khi mới ra thị trường, OfficeRobot được áp dụng chủ yếu để tự động hóa những công việc như kế toán doanh nghiệp, nhắc thu phí, thẩm định vốn vay trong ngành tài chính và thường được sử dụng tại trụ sở chính của các doanh nghiệp. Gần đây, sản phẩm được mở rộng áp dụng vào nghiệp vụ quản lý sản xuất trong nhà máy hay tại các cửa hàng bán lẻ. Sản phẩm có thể đáp ứng nhiều loại nhu cầu của doanh nghiệp như  cắt giảm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng nhờ rút ngắn thời gian xử lý, nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên đối với công việc nhờ giảm bớt căng thẳng…

Trong thời gian tới, NTT Data sẽ phát triển gói giải pháp kết hợp OfficeRobot với OCR do nhu cầu sử dụng tài liệu giấy song song với các phương tiện lưu trữ thông tin điện tử tăng lên. Khi đó, người ta sẽ cần OCR để chuyển đổi dữ liệu và thông tin giữa các phương tiện lưu trữ. Việc tích hợp RPA với OCR sẽ giúp quy trình xử lý tự động hiệu quả hơn, đặt biệt với các trường hợp cần số hóa dữ liệu bằng OCR trước khi robot RPA có thể xử lý tự động.  

Trong tương lai, RPA sẽ rất cần đối với các địa phương thiếu hụt nguồn lao động và các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đặc biệt, với đặc tính “dễ sử dụng và có dịch vụ hỗ trợ hoàn hảo”, sản phẩm được dự báo sẽ rất hot trên thị trường và sẽ tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh tiềm năng cho các đại lý phân phối. Trong thực tế, những năm gần đây, số lượng tổ chức tài chính áp dụng OfficeRobot sau đó trở thành đại lý phân phối sản phẩm này ngày càng tăng. Nhiều doanh nghiệp từ chỗ là đại lý bán OfficeRobot , dần dần hợp tác với NTT Data để phát triển giải phát kết hợp OfficeRobot với sản phẩm của doanh nghiệp mình.  

3 đặc điểm chính của OfficeRobot 

1.      Có thể tự động thao tác với tất cả các ứng dụng

Phân tích mã nguồn  + kết hợp hình ảnh

2.      Cho phép người dùng tự xây dựng kịch bản chạy robot

GUI có thể thao tác trực quan + có thể hỗ trợ bằng tiếng Nhật/Anh/Trung

3.      Phù hợp để áp dụng tự động hóa hoạt động nhỏ với quy trình ngắn gọn

Có thể chạy trên 1 PC + thời gian xây dựng kịch bản nhanh

Bản gốc: https://winactor.com/document/PCWebzine2018.pdf