RPA - Robot phần mềm nâng cao năng suất lao động là gì

Gần đây RPA (Robotic Process Automation) – công cụ thao tác máy tính tự động thay con người - đang thu hút được nhiều sự quan tâm. Vậy cụ thể RPA là gì và đem lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Chúng tôi phỏng vấn một đại diện của công ty NTT DATA -  Ông Nakagawa Takuya, Trưởng nhóm giải pháp RPA, Phòng giải pháp nền tảng xã hội - để hiểu rõ vấn đề này.

Robot tự động thao tác trên máy tính thay con người 

-         Xin ông cho biết khái quát về RPA?

Ông Nakagawa: Hiện nay rất nhiều nhà máy thuộc khối sản xuất thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động tự động hóa và cải tiến nghiệp vụ bằng Robot  và đạt được hiệu quả cao. Trong khi đó, tại khối văn phòng, vẫn còn rất nhiều công việc đang được con người thực hiện thủ công trên máy tính, điển hình như những thao tác copy hay paste. RPA là phần mềm hoạt động trên máy tính như một Robot giúp con người tự động hóa các công việc như vậy. RPA có thể thao tác giống con người trong những công việc lặp đi lặp lại với độ chính xác cao như việc mở một số lượng file lớn, copy một phần nội dung để dán vào nơi khác, sau đó lưu file lại và in ra tài liệu. Tóm lại, RPA có thể thực hiện những công việc đơn giản giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả nghiệp vụ.

RPA nên được áp dụng vào những môi trường nghiệp vụ như thế nào để đạt được hiệu quả cao?

Ông Nakagawa: Các văn phòng hiện nay thường sử dụng gói giải pháp ERP. Tuy nhiên, hệ thống này đòi hỏi nhân viên thực hiện nhiều thao tác, hơn nữa các hệ thống trong văn phòng thường không kết nối với nhau nên nhân viên mất nhiều thời gian để trích xuất dữ liệu từ hệ thống này và nhập thủ công vào hệ thống khác.

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ Cloud, yêu cầu nhân viên phải nhập dữ liệu vào màn hình trình duyệt. Để tự động hóa những công việc nêu trên, doanh nghiệp hoặc là phải đầu tư một khoản kinh phí lớn để thay đổi hệ thống, hoặc là phải thương lượng tương đối phức tạp với đơn vị cung cấp dịch vụ Cloud. Nhưng nếu áp dụng RPA, doanh nghiệp có thể tự động hóa trên hệ thống có sẵn.

Robot hoạt động không ngừng nghỉ với năng suất cao gấp 9 lần con người   

-         Xin ông cho biết về cách áp dụng RPA cụ thể

Ông Nakagawa: Có 3 cách chính để xây dựng workflow cho RPA :

Cách 1: Để RPA ghi nhớ các bước thao tác con người thực hiện trên máy tính.

Cách 2: Liên kết các phần mô tả thao tác của RPA lại thành workflow. 

Cách 3: Xây dựng workflow theo cách gần giống như lập trình. 

Đặc biệt, nhờ những tiến bộ của hai cách đầu nên RPA được đánh giá cao như một công cụ giúp nhân viên văn phòng tự động hóa công việc mà không cần kiến thức lập trình. Sản phẩm này đang trở thành một hit trên thị trường.

-         Áp dụng RPA có thể nâng cao hiệu suất công việc đến mức nào?

Ông Nakagawa: Theo tính toán sơ bộ, RPA có thể giúp tăng năng suất lao động lên 9 lần. RPA có thể thao tác trên máy tính với tốc độ nhanh hơn 3 lần so với một nhân viên bình thường. Hơn nữa, nếu thời gian làm việc của một nhân viên là 8 tiếng/ngày thì RPA có thể làm việc gấp 3 lần là 24 tiếng/ngày không ngừng nghỉ. Chẳng hạn, ở nhiều tổ chức tài chính, để đảm bảo tính chính xác, họ áp dụng quy trình làm việc trong đó 2 nhân viên sẽ cùng làm một công việc giống nhau, sau khi hoàn thành cả hai sẽ đối chiếu kết quả với nhau. Nếu để RPA thực hiện song song với một nhân viên thì có thể cắt giảm được một nửa chi phí.  

Ví dụ về hệ thống thông tin áp dụng RPA (tự động vận hành hệ thống) 

Ngoài việc nâng cao hiệu suất công việc, RPA còn giúp phân bổ tối ưu nguồn nhân lực

-         Áp dụng RPA có lợi ích gì khác ngoài nâng cao hiệu suất công việc không?

Ông Nakagawa: Trước hết, RPA giúp loại bỏ lỗi thao tác của con người. Với công việc đơn giản như copy, paste, nếu con người thực hiện thì vẫn có rủi ro bị sai sót. Nhưng RPA có thể lặp lại công việc giống nhau trong một thời gian dài không mệt mỏi và không mắc lỗi. Tiếp đến, để áp dụng RPA cần xây dựng workflow cho nó. Trong quá trình xây dựng này doanh nghiệp sẽ phải rà soát lại quy trình nghiệp vụ, do đó có thể phát hiện ra những thao tác không cần thiết hay trình tự cần cải tiến. Những phát hiện này sẽ giúp cho doanh nghiệp cải thiện quy trình nghiệp vụ. Ngoài ra, RPA còn giúp doanh nghiệp sử dụng tối ưu nguồn nhân lực. Những nhân viên được giải phóng nhờ áp dụng RPA có thể chuyển đến bộ phận khác như phòng kinh doanh hay các quầy giao dịch – những nơi tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và cần thực hiện bởi con người. Trong thời gian tới, do sức ép của dân số già hóa và giảm sút lực lượng lao động, nhiều quy trình nghiệp vụ sẽ thiếu lao động để thực hiện. Khi đó, RPA sẽ thực sự trở thành một cứu cánh lớn.

-         RPA không thể thực hiện được những nghiệp vụ nào?

Ông Nakagawa: Hiện tại, RPA vẫn chưa có khả năng phán đoán giống như trí tuệ nhân tạo nên công cụ này chỉ có thể giúp lặp đi lặp lại các công việc quy trình cố định. Nếu bạn gửi đến nó một file có format khác với format đã cài đặt thì RPA sẽ không nhận dạng được, hay dù bạn có ghi chú thêm ở cột ngoài format có sẵn thì Robot cũng không hiểu và vẫn thực hiện theo quy trình có sẵn. Vì nhược điểm này nên doanh nghiệp cần có quy trình nghiệp vụ bổ sung để xử lý những trường hợp ngoại lệ mà RPA không nhận dạng được như con người kiểm tra trước hoặc sau khi RPA xử lý.    

RPA có thể nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp trên 10 nhân viên thuộc mọi lĩnh vực

-         RPA có hiệu quả cho tất cả doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực không?

Ông Nakagawa: Phân tích 1200 doanh nghiệp đang áp dụng RPA cho thấy chỉ cần doanh nghiệp có quy mô trên 10 nhân viên thì đều có hiệu quả không phân biệt hoạt động trong lĩnh vực nào.

-         Chi phí triển khai RPA là bao nhiêu?

Ông Nakagawa: Với sản phẩm RPA cho phép người dùng xây dựng workflow là 900 nghìn yên/năm/phần mềm. Với RPA chỉ hỗ trợ thực hiện quy trình được nhà sản xuất cài đặt sẵn là 240 nghìn/năm/phần mềm. Doanh nghiệp chỉ cần bỏ chi phí 900 nghìn yên/năm là có thể áp dụng Robot có cấu tạo tối thiểu giúp làm việc bằng 9 nhân viên.

-         Xin ông hãy cho những doanh nghiệp đang xem sét áp dụng RPA một lời khuyên 

Ông Nakagawa: Không chỉ công ty chúng tôi, hầu hết các nhà sản xuất RPA đều cung cấp chương trình chạy thử nên doanh nghiệp có thể đến xin ý kiến tư vấn. Ngoài ra, các nhà sản xuất đều cung cấp các khóa đào tạo sử dụng RPA nên doanh nghiệp có thể cử nhân viên tham gia, đây là cách đơn giản nhất để hiểu về sản phẩm. Khi được trực tiếp sử dụng, bạn sẽ tự hình dung được các nghiệp vụ có thể ứng dụng RPA và các nghiệp vụ mà các bạn muốn thử tự động hóa bằng RPA.