Swivel chair automation là gì? (Phần 1)

Khi tìm hiểu về RPA và các phương thức tự động hóa từ các bài nghiên cứu của nước ngoài, chúng tôi vẫn bắt gặp thuật ngữ này “Swivel Chair Automation”. Các bạn có tự hỏi Swivel Chair Automation là gì không? Và tại sao nó lại được gọi là “Swivel Chair”? Với bài blog này, hãy tạm rời xa RPA một chút và thử tìm hiểu một phương thức tự động hóa khác nữa nhé.

Trước hết, “swivel chair” chính là…hình dưới đây.

Odoo • Text and Image
Nguồnwww.pngtube.com

Tự động hóa theo kiểu “ghế xoay” (tạm dịch)

Bạn có bao giờ đi qua bàn làm việc của ông bạn ngồi bên, và thấy trên màn hình phải có ít nhất 10 cái window đang mở sẵn hay không? Hay ngay bây giờ đây, bạn thử ngó xuống thanh menu bar và đếm xem, bạn đang mở bao nhiêu phần mềm làm việc? Tôi dám chắc bạn ít nhất phải có Google, word, Excel, là ít nhất. Và bản thân Google, bạn cũng phải mở đến ít nhất là 5 tab. Đây là màn hình ví dụ của tôi ngay lúc này. 

Anyway, tình trạng chung của nhiều người, mình mô tả ở trên, các bạn tưởng tượng là mình đang ngồi trên một cái ghế xoay, và mỗi phần mềm hay cửa sổ mở ra là 1 màn hình, và mỗi lần các bạn chuyển màn hình, các bạn phải xoay ghế theo cái màn hình đó. Đó chính là minh họa cho “Swivel chair automation” (SCA). 

Nếu so sánh với cách làm việc thủ công kiểu rượt bàn tính ngày xưa, thì SCA vẫn là tự động hóa, tức là nó vẫn có lợi thế hơn hẳn trong việc tăng tốc độ, nâng cao hiệu quả của công việc. Thời điểm Microsoft mới ra đời, rõ ràng đa phần kế toán vẫn dựa vào sổ sách và tính toán bằng máy tính bàn. Đến nay, công ty nhỏ thì sẽ làm kế toán trên các Excel sheet, công ty lớn hơn một chút sẽ sắm cho mình những phần mềm kế toán chuyên dụng. Việc tính toán, tra lại sổ sách trước đây đều phải làm thủ công và cực tốn thời gian, thì giờ đây, chúng ta đã có các lệnh Filter, Search giúp chúng ta rà soát lại các giao dịch chỉ trong vòng một nốt nhạc. Tiện hơn rất nhiều phải không? Đó là còn chưa kể, rất nhiều công cụ IT giờ có giá rẻ hoặc thậm chí miễn phí. Số tiền bỏ ra không nhiều, nhưng hiệu quả đem lại thì không kể hết. Và đặc biệt, trong thời đại công nghệ hóa của kỉ nguyên 4.0, SCA giống như một nền tảng, mà bước đi đầu tiên mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải bước qua nếu muốn tiến lên số hóa toàn diện. 

Nhưng SCA cũng có những mặt hạn chế mà một số doanh nghiệp phải dùng lâu lâu mới nhận ra hết được. Cũng bởi vậy, tôi muốn viết bài này để các nhà quản lý cũng như chủ doanh nghiệp có thể thấy trước được những rủi ro mà mình đã hoặc có thể gặp phải trong tương lai chuyển đổi số của doanh nghiệp mình

    1.  SCA cho hiệu quả từng phần, nhưng về tổng thể thì chưa chắc đâu nhé.

Đó là bởi các giải pháp tự động hóa truyền thống thường khó liên kết các hệ thống với nhau. Vậy thì hậu quả trước mắt là gì? 

Hiệu quả công việc sẽ bị ảnh hưởng.

Làm việc với các doanh nghiệp khách hàng Việt Nam, chúng tôi rất vui mừng khi thấy xu hướng áp dụng giải pháp tự động hóa ngày càng phổ biến. Nhưng một thực tế là, nhân viên của họ vẫn gặp nhiều khó khăn khi phải thao tác với nhiều hệ thống khác nhau, và nhiều khi các thao tác giữa các hệ thống đó chỉ đơn thuần là copy & paste.

Cụ thể, một khách hàng trong lĩnh vực sản xuất hàng tiêu dùng nhanh của chúng tôi vẫn ứng dụng hệ thống SAP để quản lý một hệ thống sản xuất – phân phối đồ sộ. Phòng bán hàng của họ có khoảng 13 nhân viên nhập liệu, với công việc cụ thể như sau: 

     Bước 1: Nhận đơn đặt hàng trên bản Excel theo form có sẵn

     Bước 2: Nhân viên nhập liệu nhìn vào file Excel đặt hàng đó, dựa vào các thông tin như mã hàng, đơn định tính để lấy mã sản phẩm và mã BOM (Bill of Materials) của hàng trong một file Excel khác (các thao tác chủ yếu có thể là copy-paste, ấn lệnh tìm kiếm Ctrl+F, hoặc sử dụng hàm V-LookUp trong Excel)

    Bước 3: Copy toàn bộ thông tin sang hệ thống SAP để tạo mã Sales Order (dĩ nhiên khi vào SAP thì họ sẽ phải thực hiện các thao tác log-in). 

Trên đây mới chỉ là tóm tắt của 1 quy trình dài với nhiều nhánh rẽ và nghiệp vụ khá phức tạp. Nhưng chúng ta có thể thấy, ở đây, bản thân nhân viên nhập liệu đã phải làm việc với ít nhất là 2 chương trình Excel và SAP, và trong 1 phần mềm như Excel, họ cũng phải di chuyển qua lại giữa ít nhất là 2 file (File order bàn đầu và file tổng hợp). Các thao tác cũng rất đơn giản như copy paste, các hàm V-lookup…, nhưng khi làm đi làm lại nhiều, trong suốt 8 tiếng đồng hồ (nhiều khi hơn), bạn có thể đảm bảo là chúng ta sẽ không nhập sai, đánh máy sai hay đơn giản là bôi đen bỏ sót con số cuối? 

Theo một nghiên cứu tại Đại học Nevada (UNLV) năm 2009, 215 sinh viên được giao cho 30 data sheet bao gồm 6 loại data để xử lý. Kết quả khi kiểm tra độ chính xác của dữ liệu được xử lý bằng mắt thường, họ thấy rằng trung bình các sinh viên sẽ mắc 10.23 lỗi. Điều này cho thấy, kể cả khi đã có ứng dụng công nghệ hỗ trợ, con người vẫn sẽ có khả năng mắc lỗi, và không thể bảo đảm độ chính xác của kết quả công việc. 

Thực tế là, việc giảm thiểu những lỗi này dường như vẫn chưa phải là ưu tiên của nhiều nhà quản lý, bởi “lỗi quá nhỏ và không quan trọng”. Tuy nhiên, đôi khi những thiệt hại lớn lại bắt nguồn từ những lỗi “tưởng chừng vô hại”. Điển hình như phòng khám tại 55 Dean street của Anh đã bị phạt 180,000 bảng Anh (gần 5.4 tỷ đồng) do đã vô tình để lộ thông tin của bệnh nhân. Nguyên nhân rất đơn giản: khi gửi newsletter, nhân viên phòng khám đã để  danh sách email người nhận vào dòng CC thay vì BCC (lỗi thao tác điển hình nơi công sở). 

Về Office Robot

Đội giải pháp RPA của NTT DATA Việt Nam tập hợp các chuyên gia Nhật Bản với kiến thức triển khai trên khắp châu Á – Thái Bình Dương, và đội kĩ thuật giàu kinh nghiệm, có thể nhanh chóng hỗ trợ khách hàng, là các doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam. Để biết thêm thông tin về RPA nói chung, và sản phẩm Office Robot nói riêng, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua đường link này.

Latest Posts