Top 3 lợi ích của RPA được giới lãnh đạo C-Suites quan tâm

Trong những năm gần đây, việc ứng dụng RPA vào các hoạt động back office trong doanh nghiệp đang là một trong số những vấn đề nhận được sự quan tâm lớn từ các nhà lãnh đạo. Theo nguồn tin đăng tải trên thời báo rpatimes.jp, thị trường RPA trên thế giới đang có tốc độ tăng trưởng nhanh chóng với doanh thu khoảng 650 nghìn tỷ yên (tương đương khoảng 552 tỉ đô) và các chuyên gia cũng nhận định rằng đây sẽ là thị trường hứa hẹn sẽ còn phát triển hơn trong tương lai không xa.

Báo cáo của Deloitte năm 2017 đã liệt kê ra những yếu tố thu hút giới lãnh đạo doanh nghiệp sẵn sàng chi mạnh tay cho RPA. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu về top 3 lợi ích của RPA được giới lãnh đạo quan tâm. Đó là độ chính xác, tính tuân thủ và khả năng mở rộng.

1. Độ chính xác

Với phương thức hoạt động của RPA, robot thực hiện nghiệp vụ một cách tự động theo đúng một work-flow (quy trình) được cài đặt sẵn, chính vì vậy cũng có thể giảm thiểu được lỗi thao tác gần như bằng 0. Điều này cũng đồng nghĩa với việc nó cải thiện tối đa hiệu suất làm việc nhờ tối ưu hóa xác suất lỗi thao tác nghiệp vụ so với khi con người thực hiện.

Theo khảo sát của Deloitte năm 2017 đã chỉ ra rằng có đến 90% câu trả lời hài lòng rằng RPA đã đạt và vượt mức mong đợi về mặt cải thiện,nâng cao độ chính xác của nghiệp vụ. Điều này cho thấy hiệu quả rõ rệt mà RPA mang lại cho doanh nghiệp về phương diện độ chính xác. Đây cũng là điều dễ hiểu vì so với khi con người thực hiện,thường sẽ mắc phải lỗi dù ít hay nhiều do những yếu tố chủ quan, thể trạng sức khỏe (hoa mắt, đau đầu, mệt mỏi,...), hay tình trạng tinh thần,...vì vậy để bảo bảo tối đa độ chính xác của công việc là một điều rất khó. Sẽ có những ý kiến cho rằng hoàn toàn có thể đảm bảo độ chính xác khi con người cẩn thận thực hiện nghiệp vụ. Điều này không sai, tuy nhiên mức độ tập trung của con người chắc chắn không thể cân bằng trong suốt thời gian làm việc 8 tiếng/ngày. Do vậy những lỗi sai có thể do vô tình xảy ra bất cứ lúc nào. Và hệ quả kéo theo đó là phải mất thời gian để rà soát lại,tìm kiếm lỗi sai, sửa lại, từ đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ chung của công việc. 

Odoo • Text and Image
Nguồn ảnh: Pixabay

Một ví dụ có thể kể đến từ chính khách hàng của chúng tôi như sau. Tại một công ty sản xuất, khi số lượng đơn hàng tăng đột biến, nhân viên nhập liệu không kịp xử lý và lỗi thao tác xảy ra thường xuyên mà không được sửa chữa kịp thời, dẫn đến việc 50,000 đơn hàng bị dồn ứ trong suốt 3 tháng trong năm 2019. Nhưng khi áp dụng Office Robot vào quy trình thì vấn đề này đã được giải quyết triệt để trong vòng 1 tháng. Từ ví dụ này có thể thấy được hậu quả rất lớn của việc xảy ra lỗi thao tác, và khi đó ứng dụng RPA cũng là một trong số những lựa chọn sáng suốt để giải quyết vấn đề này.

2. Tính tuân thủ

Đầu tiên chúng ta cần hiểu khái niệm “tính tuân thủ” là gì?

Tính tuân thủ trong doanh nghiệp được hiểu là tuân thủ theo theo đúng trình tự, quy trình nghiệp vụ được đặt ra cũng như tuân thủ theo đúng quy định công ty và pháp luật nhà nước. Thông thường bất kể công ty nào cũng sẽ có đầy đủ quy định điều lệ riêng. Tuy nhiên, nhân viên có tuân thủ đúng theo trình tự quy định đó hay không lại là vấn đề khác thuộc về cá nhân và ý thức mỗi người. Khi thực hiện nghiệp vụ cũng tương tự như vậy, sẽ có những rủi ro có khả năng xảy ra ví dụ như làm rò rỉ thông tin khách hàng, không tuân thủ các bước thực hiện quy trình, làm lộ thông tin bảo mật,... Đây là những rủi ro có thể lường trước được khi con người thực hiện nghiệp vụ. Vì vậy, để tránh ở mức tối đa những nguy cơ đó, không ít doanh nghiệp đã đưa RPA vào quá trình thực hiện nghiệp vụ trong công ty. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra đó là để áp dụng RPA một cách có hiệu quả nhất thì điều kiện tiên quyết đó là các nhà quản lý,lãnh đạo phải lọc ra một quy trình tinh giản, rõ ràng và chuẩn hóa dữ liệu đầu vào tối ưu nhất. Vì sao lại như vậy

Odoo • Text and Image
Nguồn: Burst

Chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản rằng một quy trình phức tạp không chỉ khiến cho con người mà còn khiến cho việc áp dụng robot cũng trở nên phức tạp hơn. Nó không những làm gia tăng chi phí mà còn gây ra nhiều khó khăn khi thiết kế và áp dụng RPA, gia tăng chi phí vận hành và làm gián đoạn công việc kinh doanh.

Như vậy, khi đã có một dữ liệu chuẩn hóa và một quy trình rõ ràng, RPA sẽ tuân thủ hoàn toàn theo những gì được đưa ra, không chọc quá sâu vào hệ thống, cũng không tự ý thao tác những bước nằm ngoài nghiệp vụ được cài đặt sẵn. Do đó có thể hạn chế tối đa những lo lắng về mặt rủi ro kèm theo. Trong báo cáo của Deloitte năm 2017 đã chỉ ra rằng có đến 92% câu trả lời rằng RPA đạt và vượt mức mong đợi về mặt nâng cao tính tuân thủ. Con số ấn tượng này chính là minh chứng cho thấy tính tuân thủ của RPA cũng là một trong những yếu tố đáng để các nhà lãnh đạo lưu tâm khi quyết định áp dụng RPA vào doanh nghiệp.

3. Khả năng mở rộng

Bất cứ một nhà lãnh đạo hay quản lý doanh nghiệp nào khi điều hành công ty thì chắc hẳn đều sẽ tính đến vấn đề mở rộng quy mô trong tương lai bất kể là gần hay xa. Và khi đó bài toán đặt ra là sự mở rộng ấy có làm thay đổi nhiều đến bộ máy vận hành trong công ty hay không? Các ứng dụng phần mềm thao tác và quản lý nghiệp vụ có còn thực hiện được hay không?

Hãy thử liên tưởng đến ví dụ sau đây. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô từ 300 lên đến 400 nhân viên thì vấn đề đầu tiên phải đề cập đến là tuyển dụng thêm 100 nhân viên nữa. Và khi ấy, những chi phí phát sinh có thể kể đến sẽ là phí tuyển dụng, HR, phí đào tạo,… Chưa kể khi đào tạo đồng loạt cùng một nội dung cho 100 nhân viên ấy thì chất lượng đầu ra chưa hẳn đã đồng nhất do những yếu tố như năng lực, kiến thức nền tảng, mức độ nhận thức của từng nhân viên,… Hơn thế nữa công ty còn mất một khoản doanh thu trong thời gian nhân viên học việc và chưa tạo được giá trị cho công ty. 

Tuy nhiên, với RPA, ngay cả khi doanh nghiệp mở rộng quy mô như thế nào đi chăng nữa thì RPA cũng có thể giải quyết những vấn đề phát sinh về lượng công việc tăg lên hay thời gian xử lý cần giảm xuống,… và đương nhiên là cho ra hiệu quả đồng nhất sau đó. Lý do là vì RPA có những loại license phù hợp với từng quy mô, và việc mở rộng những loại license đó cũng không hề phức tạp. 

Chính vì vậy, áp dụng RPA, các nhà lãnh đạo hoàn toàn có thể yên tâm khi doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không cần tính đến việc thay đổi quá nhiều trong hệ thống hiện hành, thói quen của nhân viên cũng như vấn đề về mặt chi phí.

Thế giới đã bước vào thời đại công nghệ 4.0 và tự động hóa quy trình cũng là một làn gió mới mang đến cuộc cách mạng cải cách cho doanh nghiệp. Rất nhiều công ty đã và đang áp dụng thành công giải pháp công nghệ RPA này và có được những phản hồi tích cực. Vậy còn doanh nghiệp của bạn thì sao? Đã đến lúc chúng ta phải hành động ngay lập tức để không bị bỏ lại phía sau trên cuộc đua công nghệ, cuộc đua số hóa.

Về Office Robot

Đội giải pháp RPA của NTT DATA Việt Nam tập hợp các chuyên gia Nhật Bản với kiến thức triển khai trên khắp châu Á – Thái Bình Dương, và đội kĩ thuật giàu kinh nghiệm, có thể nhanh chóng hỗ trợ khách hàng, là các doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam. Để biết thêm thông tin về RPA nói chung, và sản phẩm Office Robot nói riêng, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua đường link này.

Tài liệu tham khảo:

https://rpatimes.jp/rpa/knowledge/577/

- https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/bg/Documents/technology-media-telecommunications/Deloitte-us-cons-global-rpa-survey.pdf