TOP 3 ƯU ĐIỂM CỦA RPA - Phần 2: Năng suất

Xét về lượng, RPA có thể giúp các doanh nghiệp giảm chi phí nhân sự và vận hành. Xét về chất, RPA chính là một công cụ hữu hiệu để giải quyết bài toán năng suất. Thứ nhất, rô-bốt có thể làm việc không ngừng nghỉ, không đi du lịch, vắng mặt, hay chậm trễ. Trong những trường hợp này, 1 con rô-bốt có thể làm việc tương đương từ 2 đến 5 nhân viên toàn thời gian (tương đương với 2-5 FTE). 

Odoo • Image and Text

Thứ hai, RPA giúp chính các nhân viên của bạn có những đóng góp tích cực hơn. Khi triển khai cùng các doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy thực tế là rất nhiều nhân viên không muốn áp dụng công nghệ vào công việc của họ, một phần vì họ không muốn thay đổi thói quen, nhưng đa phần là do họ sợ RPA sẽ “cướp” công việc của họ. Tuy nhiên, RPA hoàn toàn không thể thay thế con người, bởi RPA vẫn hoạt động dựa trên các quy tắc do con người định ra. RPA chỉ thao tác thay con người xuyên suốt cả quy trình, còn RPA vẫn để con người quản lý chất lượng đầu vào và đầu ra của dữ liệu. Do vậy, việc RPA có thể lấy mất công việc của con người hoàn toàn không có căn cứ. 

Ngược lại, với RPA, các nhân viên sẽ được giải phóng khỏi những công việc “chân tay” đơn điệu, để tập trung nhiều hơn vào những nhiệm vụ đòi hỏi có kĩ năng quản lý, tính phân tích và sáng tạo cao hơn. Với ví dụ ở bài “Tiết kiệm”, khi không còn phải mất thời gian chuyển dữ liệu từ mail vào hệ thống của mình, rồi phân phát dữ liệu cho các hệ thống khác, các nhân viên có thể tập trung công sức vào hoạt động chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, làm sạch và phân tích các dữ liệu đầu ra. Những hoạt động này chính là cơ hội để đào tạo kĩ năng quản lý công việc cho nhân viên, từ đó, nâng cao năng lực cho hệ thống nhân sự của công ty.

Odoo • Text and Image

Thứ ba, điều kiện quan trọng để có thể tận dụng được RPA chính là việc sàng lọc và tinh giản quy trình. Trong một bài phân tích được trình bày tại Hội nghị PMI toàn cầu năm 2007, Discenza, R. và Forman, J. B. đã chỉ ra quy trình (process) và giao tiếp (communication) là hai yếu tố quan trọng khiến các dự án dễ dàng gặp thất bại. Trong báo cáo này, hai nhà nghiên cứu đã cho thấy 43% các quản lý dự án cho rằng giao tiếp là khó khăn làm dự án thất bại, trong khi 42% các quản lý khác lại lấy quy trình làm lý do cho việc dự án của họ không đạt được như ý muốn. Điều đáng nói ở đây là, quy trình và giao tiếp đều là hai yếu tố bổ trợ cho nhau. Có được quy trình tốt thì tất cả nhân viên trong tổ chức sẽ biết được phải liên hệ với ai vào lúc nào cho việc gì. Có được giao tiếp trong đội tốt, thì quy trình mới có thể được thống nhất, đồng thuận và tuân theo. RPA chính là công cụ để cải thiện hiệu quả của cả hai yếu tố này. Để tận dụng được RPA, các nhà quản lý cần vạch ra được quy trình rõ ràng trong nội bộ, giữa các phòng ban, và thậm chí giữa các phần mềm IT mà doanh nghiệp đang sử dụng. Nhờ vậy, quy trình trở nên thống nhất đồng thời được sàng lọc và tinh giản một cách hệ thống, giúp việc lưu truyền thông tin và liên lạc giữa các phòng ban trở nên đơn giản, nhanh gọn hơn. 

Điểm cộng: Chính xác

Một trong những lý do RPA giúp các công ty tiết kiệm chi phí chính là việc giảm các lỗi do con người gây ra. Lỗi thao tác đôi khi chỉ chiếm 5-10% trong số các công việc được lặp đi lặp lại, nhưng rõ ràng, tổn thất dây chuyền do những lỗi này gây ra không hề nhỏ. Một báo cáo từ IDC năm 2008 đã chỉ ra rằng chi phí từ lỗi của con người gây ra vẫn tiêu tốn trung bình 62.4 triệu đô mỗi năm đối với các công ty đa quốc gia. Những lỗi này xảy ra phần lớn do bản thân con người luôn có giới hạn về thời gian, thể chất và tinh thần. Với trung bình 8 tiếng một ngày làm việc, nhân viên không thể đảm bảo là họ luôn làm việc trong thể trạng tốt nhất. Kể cả khi họ ở thể trạng tốt nhất, nhân viên cũng không thể chắc chắn sẽ hoàn thành 100 đầu công việc giống nhau mà không có bất cứ sai sót nào. Tuy nhiên, khi sai sót xảy ra, các phòng ban sẽ mất rất nhiều thời gian để truy tìm nguyên nhân, sửa sai, hoặc thậm chí phải bắt đầu công việc lại từ đầu. Một khách hàng của chúng tôi cho biết phòng thu mua của họ đã từng tốn khoảng 3 ngày để đối chiếu, khắc phục sự cố và khôi phục lại công việc chỉ bởi một thao tác nhập sai một chữ số trên mã sản phẩm của đơn đặt hàng. 

Rô-bốt tự động hóa có thể tập trung chuyên môn hóa, không hề bị xao nhãng, và nhờ vậy, có thể đưa ra kết quả với độ chính xác tuyệt đối. Những lỗi như copy nhầm file, copy nhầm folder, gửi mail cho sai người…sẽ được loại bỏ hoàn toàn. 

Về Office Robot

Đội giải pháp RPA của NTT DATA Việt Nam tập hợp các chuyên gia Nhật Bản với kiến thức triển khai trên khắp châu Á – Thái Bình Dương, và đội kĩ thuật giàu kinh nghiệm, có thể nhanh chóng hỗ trợ khách hàng, là các doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam. Để biết thêm thông tin về RPA nói chung, và sản phẩm Office Robot nói riêng, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua đường link này.

Latest Posts