Tự động hóa bằng RPA - Một công cụ dễ sử dụng

Ở thành phố Kyoto, sau khi được tập huấn, công chức  có thể tự mình xây dựng kịch bản tự động hóa

Với đặc điểm ít trở ngại khi triển khai, dễ nhìn thấy hiệu quả, dễ hiểu , RPA –công cụ tự động hóa – đang được tất cả các doanh nghiệp Nhật Bản sử dụng. Tuy nhiên trong khối nhà nước ở các địa phương, mới chỉ một bộ phận rất nhỏ cơ quan nhà nước ở địa phương cấp tiến áp dụng ở giai đoạn dùng thử. Dù vậy, chắc chắn sau này chính quyền địa phương sẽ có các hoạt động thúc đẩy áp dụng công cụ này vì họ cũng sẽ phải đối mặt với những vấn đề giống như doanh nghiệp như cải cách phương thức làm việc, thiếu nguồn nhân lực, yêu cầu tăng năng suất lao động. Trong tình hình đó, NTT DATA cung cấp sản phẩm RPA có thể tự động hóa nghiệp vụ mà không cần kiến thức lập trình và đang phối hợp với các địa phương cấp tiến như thành phố Tokyo hay thành phố Tsukuba (tỉnh Ibaraki) thực hiện dự án thử nghiệm sản phẩm.

RPA rất được quan tâm tại Nhật Bản do xu hướng già hóa dân số và giảm tỷ lệ sinh

Từ 2 năm trước các doanh nghiệp Nhật Bản đã chú ý đến công cụ RPA (Robotic Process Automation). Ban đầu, công cụ này được áp dụng chủ yếu ở các doanh nghiệp tài chính, các ngân hàng và công ty bảo hiểm quy mô lớn, sau đó đến năm 2016 các doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng ngành cũng tiếp bước sử dụng. Đầu năm 2017, đến lượt các doanh nghiệp dịch vụ và cuối năm 2017, trào lưu này lan sang khối sản xuất nơi quy tụ nhiều doanh nghiệp nhất. Đến nay, tất cả các ngành nghề thậm chí cả doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng thúc đẩy việc sử dụng RPA. Có thể nói RPA cùng với AI và IoT đang trở thành một hiện tượng của xã hội.

Một trong những nguyên nhân tạo nên sức nóng của RPA trong các doanh nghiệp Nhật Bản là sự thiếu hụt nguồn nhân lực do tốc độ già hóa dân số và giảm tỷ lệ sinh gia tăng chưa từng thấy, năm sau nghiêm trọng hơn năm trước. Rô bốt được tạo ra bằng công nghệ RPA còn gọi là “lao động tri thức ảo” hay “nhân viên số” có thể thay thế nhân viên văn phòng thực hiện công việc. Nhờ vậy, RPA đang giúp doanh nghiệp bổ sung lao động thiếu hụt và cắt giảm chi phí.  

Về cơ bản, RPA là khái niệm rô bốt phần mềm sử dụng công cụ quy tắc (rule engine) hay AI để tự động hóa các thao tác máy tính (thao tác trên ứng dụng) của nhân viên văn phòng. Ở các nước Âu Mỹ, năm 2016 RPA trở thành một hiện tượng, còn ở Nhật Bản, như nêu trên, đến năm 2017 cũng trở thành một hiện tượng.

RPA là một công cụ cụ thể và khả thi để giải quyết ngay lập tức những vấn đề nổi cộm trong các doanh nghiệp và tổ chức Nhật Bản như “cải cách phương thức làm việc” và “nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn phòng”. Trong đó vấn đề đầu đang được kiến nghị lên Chính phủ và được chính phủ thúc đẩy thực hiện để giải quyết vấn đề thiếu hụt lao động. Có thể có nhiều cách tiếp cận khác nhau để giải quyết những vấn đề trên, nhưng RPA được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì tính dễ áp dụng và cho hiệu quả cao. Nhiều doanh nghiệp nhờ áp dụng RPA để tự đông hóa công việc bàn giấy đã có thể giảm 70% số giờ làm việc của nhân viên và tăng năng suất lên gấp hơn 5 lần.

Không cần kiến thức lập trình cũng có thể tạo kịch bản cho rô bốt

RPA được coi là công cụ đơn giản để tự động hóa và OfficeRobot của NTT DATA là một trong những ví dụ điển hình. Công cụ này được tạo ra ở Viện nghiên cứu NTT năm 2010 và là giải pháp thuần nội địa được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Nhật Bản. Công cụ có đặc điểm là có thể tự động hóa các thao tác nhập dữ liệu lặp đi lặp lại vào nhiều loại ứng dụng trên Windows, từ Excel, Web browse đến hệ thống nghiệp vụ. Hơn nữa người dùng không cần kiến thức lập trình cũng dễ dàng sử dụng nên được nhiều doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác nhau áp dụng cho nhiều loại nghiệp vụ.

Ông Nakagawa Takuya – Trưởng nhóm giải pháp RPA, Tổ giải pháp số, Ban cải tiến vấn đề xã hội, Phòng giải pháp nền tảng xã hội, NTT DATA giới thiệu về quá trình phát triển và concept của sản phẩm như sau. “Chúng tôi phát triển OfficeRobot dựa trên ý tưởng “giúp công việc của người lao động trên máy tính nhẹ nhàng hơn”. Để đạt được điều đó thì không nên điều chỉnh hệ thống, mà nên làm cho các thao tác trở nên tự động. Concept này của chúng tôi đến giờ cũng không thay đổi.   

Công ty NTT DATA đặc biệt đề cao yếu tố dễ sử dụng của công cụ RPA đối với người dùng trực tiếp. Thực tế cho thấy nếu cách áp dụng RPA luôn cần sự hỗ trợ từ phòng IT thì rất khó triển khai. Để tự động hóa hiệu quả nhất, các nhân viên nghiệp vụ có kiến thức sâu và hiểu rõ ngóc ngách quy trình nghiệp vụ nên tự mình áp dụng RPA để tự động hóa. Nắm bắt được vấn đề này, chúng tôi chú trọng phát triển một giao diện thân thiện cho phép người dùng xây dựng kịch bản cho rô bốt mà không cần kiến thức lập trình. Chẳng hạn như nút ấn làm việc với Excel thì có hình logo Excel, kịch bản lặp lại thì có hình tròn, điều kiện thì có hình chia nhánh, v.v.  Ngoài ra, quy trình nghiệp vụ được kịch bản hóa trên RPA cũng có tính thị giác cao đến mức có thể dùng như tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên mới.   

“Nhiều doanh nghiệp ban đầu chỉ áp dụng RPA cho một vài bộ phận nhất định nhưng sau đó mở rộng ra toàn doanh nghiệp”. Khi số lượng RPA tăng lên, doanh nghiệp cần có cơ chế quản lý/kiểm soát phù hợp. Để đáp ứng yêu cầu thực tiễn đó tháng 9/2018 NTT DATA  đã cho ra đời phần mềm quản lý rô bốt có thể quản lý và kiểm soát tập trung các rô bốt RPA. “Nhiều doanh nghiệp ban đầu vận hành “OfficeRobot ” cho các PC riêng lẻ, sau khi mở rộng phạm vi áp dụng đã chuyển hết các kịch bản rô bốt lên server để quản lý bằng phần mềm”.

Tiếp bước doanh nghiệp, Cơ quan nhà nước tại các địa phương cấp tiến cũng đang dùng thử

So với sức nóng trong doanh nghiệp Nhật Bản, có thể nói mối quan tâm đến RPA ở các cơ quan nhà nước chậm hơn. Hiện nay, mới chỉ một số địa phương cấp tiến đang bắt đầu hoạt động thử nghiệm. Tuy nhiên cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp có những vấn đề về cải cách phương thức làm việc, nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn phòng  và thiếu hụt nguồn lao động nên chắc chắn số lượng cơ quan nhà nước quan tâm đến sản phẩm này trong thời gian tới sẽ tăng lên cùng với sự tăng lên những thông tin về hiệu quả của sản phẩm trên truyền thông.

Trong bối cảnh cơ quan nhà nước nâng cao tiêu chí về chất lượng và tốc độ xử lý dịch vụ công, hay áp dụng hệ thống My number vào thủ tục hành chính làm cho gánh nặng công việc của nhân viên công chức ngày càng tăng. Thêm vào đó giới hạn về ngân sách cũng làm cho việc đầu tư thay đổi hệ thống IT trong cơ quan nhà nước trở nên khó thực hiện. với những yếu tố trên thì RPA trở thành một giải pháp phù hợp được mong đợi nhất.   

Hiện nay mới chỉ có hai thành phố Kyoto và thành phố Tsukuba tỉnh Ibaraki áp dụng RPA và vừa kết thúc giai đoạn thử nghiệm để kiểm tra tính hiệu quả hoặc kiểm thử chất lượng. Trong năm nay, hai thành phố này đang nghiên cứu kế hoạch áp dụng chính thức. 

 Bản gốc: https://winactor.com/document/CHOforam_RPAseminer(nakagawa)_ja_20181122.pdf