4 ví dụ tự động hóa nghiệp vụ để cải thiện hiệu suất công việc bằng RPA


Hiện nay, nhiều doanh nghiệp quan tâm đến RPA nhưng do chưa hiểu rõ về công cụ này nên vẫn đắn đo chưa quyết định áp dụng. Bài viết này cung cấp thông tin hữu ích về những nghiệp vụ thực tế có thể tự động hóa bằng RPA và những dự đoán về sự thay đổi trong phương thức làm việc trong thời gian tới.

Tự động hóa công việc bằng RPA  


Ưu điểm của RPA là có thể tự động thao tác các routine work một cách nhanh chóng và chính xác nên có thể giảm thời gian làm việc của nhân viên và nâng cao chất lượng công việc.  

Ví dụ như hoạt động lấy thông tin từ Excel để sao chép sang hệ thống khác, RPA có thể thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn nhiều so với con người. Do đó, thời gian thực hiện công việc không những nhanh hơn, giảm áp lực tập trung cho nhân viên mà còn không phát sinh thời gian để sửa lại những sai sót. 

Những ví dụ áp dụng RPA trong doanh nghiệp  


Như vậy RPA đang được ứng dụng thực tế trong thực tế như thế nào? Phần dưới mô tả cụ thể những ví dụ áp dụng sản phẩm RPA OfficeRobot của NTT Data.


Xử lý hóa đơn

Công việc này đòi hỏi doanh nghiệp áp dụng RPA kết hợp với OCR (nhận dạng ký tự quang học) theo quy trình tự động như sau: 

Bước 1: OCR số hóa dữ liệu hóa đơn từ chứng từ giấy.

Bước 2: OfficeRobot kiểm tra, đối chiếu dữ liệu hóa đơn được số hóa với dữ liệu thanh toán điện tử. Với phần dữ liệu OCR không đọc được, nhân viên sẽ tự nhập tay.

Bước 3: OfficeRobot sử dụng dữ liệu được số hóa để tự động xử lý quy trình phê duyệt thanh toán, sau đó đăng tải dữ liệu lên ERP.

Trong bước 1, OCR có thể nhận dạng hầu hết các ký tự nên nhân viên chỉ phải nhập tay một số ít những kỹ tự OCR không đọc được do bị chèn dấu hay bị nhòe bẩn. Sau khi OCR số hóa dữ liệu hóa đơn, OfficeRobot có thể kiểm tra lại nội dung số hóa và xử lý các bước phê duyệt, nhận gửi cần thiết. Với cách làm trên, OfficeRobot có thể tự động xử lý hoàn toàn hàng nghìn hóa đơn trong một tháng. 

Nhập dữ liệu doanh thu  



Doanh nghiệp sử dụng OfficeRobot để thu thập dữ liệu trên hệ thống quản lý doanh thu, xây dựng báo cáo hàng tuần cho từng cửa hàng hoặc từng bộ phận. Quy trình thực hiện tự động như sau.

Bước 1: OfficeRobot thu thập dữ liệu trên hệ thống quản lý doanh thu.


Bước 2: OfficeRobot thống kê và xây dựng biểu đồ doanh thu của từng cửa hàng hoặc bộ phận tại thời điểm chỉ định. 

Bước 3: OfficeRobot tự động xây dựng báo cáo hàng tuần.

Với quy trình tự động hóa trên, OfficeRobot cắt giảm được 98% công việc cho nhân viên phục trách. 
 

Xử lý dữ liệu  
 

Dưới đây mô tả việc áp dụng OfficeRobot tại tổng đài.

Trước khi áp dụng OfficeRobot, nhân viên tổng đài phải tự nhập thông tin quản lý khách hàng như số lượng cuộc gọi đến, nội dung cuộc gọi, tỉ lệ gọi đến vào cơ sở dữ liệu nội bộ. Công việc này gồm nhiều thao tác như “Đăng nhập vào hệ thống Web” -> “Thu thập số lượng cuộc gọi và nội dung” -> “Nhập dữ liệu dạng CSV” -> “Chuyển đổi định dạng” -> “Nén file” -> “Gửi file lên server”. Những thao tác này thường chiếm đến 30 phút mỗi sáng của các nhân viên tổng đài.  

Tuy nhiên, sau khi áp dụng OfficeRobot để tự động nhập liệu, nhân viên tổng đài được giải phóng hoàn toàn khỏi công việc này.   

Kết nối dữ liệu với hệ thống bên ngoài

Đây là ví dụ áp dụng OfficeRobot trong Mega Bank.

Khi một sản phẩm tài chính mới được đem bán ra thị trường, ngân hàng cần kết nối dữ liệu giữa hệ thống quản lý nội bộ với hệ thống của các công ty chứng khoán. Để làm được điều đó, nếu lựa chọn phương thức xây dựng hệ thống mới hay điều chỉnh lại hệ thống sẵn có, ngân hàng và công ty chứng khoán sẽ tốn hàng trăm nghìn đô chi phí, chưa kể đến việc tần suất xuất hiện các sản phẩm tài chính mới tương đối nhiều. Đây là vấn đề đau đầu của các ngân hàng.

Nếu ngân hàng sử dụng OfficeRobot để tự động kết nối dữ liệu, ngân hàng sẽ cắt giảm được chi phí hàng trăm nghìn đô la và giảm sức ép cho công ty chứng khoán.


Thay đổi phương thức làm việc nhờ tự động hóa bằng RPA


Những ví dụ trên cho thấy sản phẩm RPA như OfficeRobot có thể tự động hóa vô số các nghiệp vụ không giới hạn ngành nghề. Nhờ đó, con người được giải phóng về thời gian và tinh thần để tập trung thực hiện những công việc khác. 

Lời kết

RPA là sản phẩm rất dễ sử dụng, trong đó có những dòng sản phẩm thậm chí không cần kiến thức về lập trình. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những vấn đề cần cải tiến trong nội bộ để cân nhắc việc áp dụng sản phẩm này và lưu ý lựa chọn dòng sản phẩm phù hợp với nhu cầu của mình.

Với dòng sản phẩm OfficeRobot, người dùng có thể áp dụng với nhiều loại nghiệp vụ trong nhiều lĩnh vực hoạt động mà không cần kiến thức chuyên môn về công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, sản phẩm cũng cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện trong suốt quá trình triển khai và sử dụng.