OfficeRobot – một giải pháp RPA  

 
 

 

 OfficeRobot là giải pháp RPA được phát triển và áp dụng bởi tập đoàn NTT. OfficeRobot được sản xuất hoàn toàn tại Nhật Bản với tính năng đã được kiểm chứng trong suốt quá trình dài phát triển và thực tiễn áp dụng. Mục đích phát triển công cụ này không đơn thuần để thay thế con người làm việc, mà trở thành một công cụ luôn đi bên cạnh con người, cùng con người phát triển. OfficeRobot nhận được nhiều đánh giá tích cực từ khách hàng vì những đóng góp như tiết kiệm sức lao động trong các công việc có logic cố định, nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc và tối ưu hóa phân công lao động vào những công việc đem lại giá trị gia tăng cao. Nhờ cách áp dụng đơn giản, chạy ổn định nên cuối tháng 2 năm 2018, OfficeRobot đã được hơn 1900 doanh nghiệp áp dụng.  

  • Đây là số lượng doanh nghiệp đã ký hợp đồng tính đến cuối tháng 2 năm 2018 (bao gồm hợp đồng ký trực tiếp với NTT Data, hợp đồng ký với đại lý phân phối, hợp đồng dùng thử nhưng không bao gồm hợp đồng ký lại)  

  • OfficeRobot đã được NTT Technology đăng kí thương hiệu. 


     

Ưu điểm của OfficeRobot 

Những nghiệp vụ sở trường của RPA

      RPA có thể thay thế con người thực hiện tự động nhiều thao tác trên máy tính không phân biệt nền tảng ứng dụng và nội dung nghiệp vụ để hoàn thành công việc. Đặc biệt, công cụ phát huy được năng lực tối đa trong những công việc sau:

1. Số hóa thông tin (cấu trúc hóa/ tiêu chuẩn hóa)

2. Phát sinh thường xuyên (nhiều thao tác lặp)

3. Hướng dẫn thao tác và quy tắc phán đoán rõ ràng

Ưu điểm của OfficeRobot

      OfficeRobot là robot phần mềm ghi nhớ và thực hiện tự động các thao tác trên nền tảng ứng dụng sử dụng trên Windows. OfficeRobot có thể tự động hóa hầu hết tất cả các công việc không phân biệt nền tảng ứng dụng. Tất cả user dù không biết kiến thức lập trình hay không chuyên về công nghệ thông tin đều có thể sử dụng vì cách xây dựng kịch bản chạy robot rất đơn giản. Do đó, user có thể sử dụng OfficeRobot để cải tiến công việc trong mọi thời điểm và mọi tình huống. Giao cho robot xử lý công việc có logic cố định, user có thể tập trung vào công việc chính hay chuyên tâm vào hoạt động kinh doanh mới.  


Ưu điểm của OfficeRobot (chi tiết)


OfficeRobot có nhiều ưu điểm, đặc biệt, những ưu điểm dưới đây được user đánh giá cao.




Ứng dụng của OfficeRobot 

    

     OfficeRobot có thể kết nối với tất cả các ứng dụng trên Windows, hệ thống nội bộ, ERP, và OCR, có thể tự động hóa chuỗi công việc từ tạo dữ liệu input đến đưa dữ liệu trên hệ thống, đồng thời cho phép người dùng can thiệp vào giữa quá trình xử lý. Nhờ đó, OfficeRobot giúp thúc đẩy hiệu suất công việc, loại bỏ sai sót khi sao chép, tính tổng và nâng cao chất lượng nghiệp vụ.  




Tự động hóa công việc bằng OfficeRobot 

  OfficeRobot rất dễ sử dụng. Ai cũng có thể xây dựng kịch bản chạy robot mà không cần kiến thức lập trình. Người dùng có thể bắt đầu quá trình tự động hóa ngay sau khi cài đặt robot. Ngoài ra, OfficeRobot còn cho phép người dùng bổ sung/biên tập kịch bản để phù hợp với nội dung nghiệp vụ. Xây dựng kịch bản qua 3 bước như sau:  


Bước 1: Ghi lại thao tác của người dùng


  Đầu tiên, người dùng ghi lại công việc muốn tự động hóa trên OfficeRobot. Sau đó, khởi động OfficeRobot, cài đặt chế độ ghi lại, và thực hiện các thao tác trên máy tính như khi thực hiện công việc. OfficeRobot sẽ tự động chuyển hóa nội dung thao tác thành các workflow để xây dựng kịch bản.


Bước 2: Chỉnh sửa kịch bản                                     

  Với những kịch bản được OfficeRobot tạo ra bằng cách tự động ghi lại những thao tác trên máy tính, người dùng có thể bổ sung thêm kịch bản con để mở rộng phạm vi thao tác tự động, hoặc có thể cài đặt riêng rẽ dữ liệu lấy vào. Tùy nội dung nghiệp vụ, người dùng có thể thêm những xử lý phán đoán hay lặp lại để tái hiện trung thực những thao tác vẫn thực hiện thủ công.  Trong “Library” có sẵn nhiều kịch bản con cho các thao tác phổ biến nên người dùng có thể sử dụng để xây dựng kịch bản mà không phải bắt đầu ghi lại thao tác từ đầu. Nội dung robot thực hiện được xây dựng thành workflow nên người dùng có thể đặt tên cho từng bước thực hiện để hiểu được robot đang làm gì. Khi đó, ai đọc cũng hiểu được và có thể biên tập được. Đây chính là ưu điểm lớn nhất của OfficeRobot.   
 


Bước 3: Chạy kịch bản   

  Sau khi tạo kịch bản, người dùng chỉ cần nhấn nút Run thì OfficeRobot sẽ tự động thực hiện công việc. Ngoài chức năng lập schedule bằng task scheduler, người dùng còn có thể tự động chạy OfficeRobot bằng WinDirector.  Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể lựa chọn tốc độ chạy của robot theo thang từ 0 đến 10.  



Quy trình ứng dụng OfficeRobot 

Các bước cần thiết trước khi áp dụng RPA. 

Dưới đây là qui trình áp dụng RPA được đề xuất bởi NTT Data




1. Giai đoạn khảo sát/ dùng thử

-       Sử dụng bản dùng thử có tính phí và dịch vụ tập huấn các loại, tham gia tập huấn kỹ thuật về OfficeRobot.

-       Tập hợp các nghiệp vụ muốn tự động hóa trong doanh nghiệp, lựa chọn nghiệp vụ thích hợp để áp dụng thử OfficeRobot.

-       Xác định quy trình/ các bước thực hiện nghiệp vụ lựa chọn để xây dựng và chạy kịch bản. Lặp lại chu trình PDCA.

2. Giai đoạn áp dụng cục bộ

-       Áp dụng OfficeRobot trong một vài phòng ban nhất định.

-       Đánh giá hiệu quả, vấn đề và điểm cần cải tiến và xây dựng kế hoạch triển khai trên toàn doanh nghiệp.  

-       Xây dựng qui tắc và cơ chế hỗ trợ và bảo trì khi áp dụng RPA với trên toàn doanh nghiệp.

3. Giai đoạn áp dụng hoàn toàn

-       Sử dụng những kiến thức có được từ giai đoạn dùng thử để triển khai áp dụng trên toàn doanh nghiệp.

-       Đội ngũ hỗ trợ RPA liên tục cải tiến kịch  bản.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ gồm “tư vấn lựa chọn nghiệp vụ phù hợp để áp dụng OfficeRobot”, “tập huấn kỹ thuật” để nâng cao trình độ kỹ thuật nên bạn có thể gửi mọi yêu cầu đến chúng tôi từ tư vấn áp dụng sản phẩm đến những hỗ trợ sau khi áp dụng sản phẩm.      

Môi trường hoạt động

Yêu cầu phần cứng

 -  Windows 7/8.1/10 

Hạng mục
Thông số kỹ thuật
CPU
Intel Pentium 4, 2.5 GHz hoặc cao hơn
Memory
Nhiều hơn  2.0 GB 
HDD
Free 3.0 GB hoặc hơn
Màn hình
Có thể hiện thị với độ phân giải 1024 x 768 
Âm thanh
Có thể phát âm thanh khi thực hiện kịch bản (bao gồm loa ngoài)
※ Không cần thiết trong trường hợp không sử dụng chức năng âm thanh

 -   Windows Server 2016


Hạng mục
Thông số kỹ thuật
CPU
Bộ xử lí x86bit hoặc x64bit với Intel Pentium 4, 2.5 GHz hoặc cao hơn
Memory
Nhiều hơn  2.0 GB 
HDD
Free 3.0 GB hoặc hơn
Màn hình
Có thể hiện thị với độ phân giải 1024 x 768 
Âm thanh
Có thể phát âm thanh khi thực hiện kịch bản (bao gồm loa ngoài)
※ Không cần thiết trong trường hợp không sử dụng chức năng âm thanh

  Những đề xuất thông số trên được giả định trong trường hợp người dùng chạy riêng OfficeRobot. Trong trường hợp người dùng sử dụng các ứng dụng khác  cùng lúc với OfficeRobot thì cần chuẩn bị thiết bị phần cứng mạnh hơn.  

  Trong trường hợp người dùng sử dụng CPU, memory và HDD với cường độ cao, khả năng sẽ xuất hiện tình trạng máy phản ứng chậm. 

Yêu cầu phần mềm


Hạng mục
Thông số kỹ thuật
Hệ điều hành

Microsoft Windows 7 Professional SP1
Microsoft Windows 8.1 Professional update1
Microsoft Windows 10 Professional
Microsoft Windows Server 2016

Những sản phẩm kể trên sau đây sẽ được gọi tắt là Windows 7, Windows 8.1, Windows 10, và Windows Server

Web browser
Trong trường hợp công việc ứng dụng được thực hiện trên Internet Explorer, Microsoft Internet Explorer phải ở phiên bản 11 trở lên
Ứng dụng
OfficeRobot có khả năng lưu trữ các biến từ file ngoài hoặc  xuất kết quả chạy chương trình tới file ngoài. Các file ngoài này có thể lưu dưới dạng csv và Excel ( xls, xlsx, xlsm). Trong trường hợp sử dụng dạng Excel, người dùng sẽ phải cài đặt sẵn Microsoft Office Excel 2010, 2013, or 2016. 
Màn hình
Có thể hiện thị với độ phân giải 1024 x 768 

  Khi một người dùng thực hiện remote login nhiều lần cùng một lúc trên một Windows Server, vui lòng tắt chế độ “chia sẻ clipboard”.

  Trong trường hợp người dùng OfficeRobot không phải là người thực hiện công việc ứng dụng, OfficeRobot sẽ không hoạt động như bình thường.

  Cơ năng ghi nhớ không bao gồm các thao tác trên màn hình cảm ứng.

Liên hệ

Vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp các thông tin chi tiết về OfficeRobot cũng như các thắc mắc về demo sản phẩm, giá, vv.