RPA – công cụ nâng cao hiệu suất và cải cách phương thức làm việc 


Trong năm vừa qua RPA (Robotic Process Automation) nhận được nhiều sự chú ý từ giới truyền thông. Đặc biệt ở các quốc gia đang thúc đẩy cải cách phương thức làm việc, RPA được kỳ vọng trở thành nhân viên số thay con người thực hiện các nghiệp vụ đơn giản trong văn phòng để tạo ra một phương thức làm việc mới. Bài viết dưới đây phân tích nguyên nhân tại sao RPA được quan tâm đến vậy và giới thiệu cách ứng dụng RPA trong doanh nghiệp. 

Nâng cao năng suất lao động nhờ tuân thủ thời gian làm việc

Theo khảo sát tình hình doanh nghiệp trong ngắn hạn của Ngân hàng trung ương Nhật Bản, lần đầu tiên trong 25 năm, Nhật Bản phải nghiêm túc đối mặt với yêu cầu “cải cách phương thức làm việc” để ứng phó với vấn đề dân số già và giảm tỷ lệ sinh. Điều cốt yếu trong cuộc cải cách này là phải nâng cao hiệu suất công việc. Tốc độ giảm sút dân số trong độ tuổi lao động ở Nhật Bản đang vượt quá tốc độ giảm của toàn bộ dân số, tuy nhiên trong 7 nước tiên tiến trên thế giới, Nhật Bản là nước có tốc độ tăng năng suất lao động thấp nhất. Như vậy, để tăng giá trị của sản phẩm và dịch vụ sản xuất ra trong cùng thời gian lao động, Nhật Bản cần nỗ lực nhiều hơn để rút ngắn thời gian lao động trong khi vẫn duy trì sản lượng hàng hóa và dịch vụ.

Hiện nay, cấp quản lý doanh nghiệp thường khó nhận biết những nghiệp vụ nào cần cải tiến ở cấp thực hiện nên họ thường áp dụng biện pháp chung là bắt buộc nhân viên phải ra về và tắt điện văn phòng khi hết giờ làm việc. Tuy nhiên, rời văn phòng đúng giờ, giảm thời gian làm thêm không có nghĩa là khối lượng công việc bớt đi. Do đó, để có thể cải cách phương thức làm việc, cả phía cán bộ quản lý và nhân viên đều cần phối hợp để tìm giải pháp cụ thể “Cải tiến cái gì, thực hiện như thế nào” để giảm bớt gánh nặng công việc trong doanh nghiệp.

Bước đầu tiên để nâng cao hiệu xuất là "làm rõ quy trình nghiệp vụ"

Để cải cách phương thức làm việc, doanh nghiệp cần rà soát quy trình nghiệp vụ, hiểu rõ thời điểm công việc phát sinh nhiều, nhân viên nào đang quá tải, và cơ chế quản lý hiệu quả. Mọi quy trình nghiệp vụ, do đó, đều phải được làm rõ và dễ nhận biết. Đây là phương pháp tái cơ cấu quy trình nghiệp vụ BPR (Business Process Reengineering), quá trình thực hiện BPR liên tục được gọi là quản lý quy trình nghiệp vụ BPM (Business Process Management).

Hiện nay, trên thị trường đã xuất hiện phần mềm BPM cho các nghiệp vụ trên máy tính có thể phân tích quy trình nghiệp vụ, tái cơ cấu và quản lý tiến độ. Sản phẩm này hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng. Tuy nhiên, BPR/BPM cần được thực hiện liên tục trong dài hạn và tạo thêm công việc cho nhân viên khi phải làm rõ quy trình công việc vì vậy thường ít nhận được sự ủng hộ của người lao động.

Trong khi đó, RPA là công cụ làm rõ quy trình nghiệp vụ và nâng cao hiệu quả trong quá trình sử dụng, chính vì vậy, sản phẩm này đang thu hút được nhiều sự chú ý của doanh nghiệp. Thông thường chỉ sau vài tuần hoặc vài tháng áp dụng RPA, doanh nghiệp có thể nhìn thấy hiệu quả đem lại, khối lượng công việc của nhân viên giảm nhanh chóng giúp họ có thời gian đầu tư cho những cải cách dài hạn. Có thể nói, sự phổ biến nhanh chưa từng có của RPA là nhờ hiệu quả nhanh chóng của sản phẩm.  



RPA là công cụ thế nào ?

Như đã nói ở trên, RPA (Robotic Process Automation) là robot phần mềm thay con người xử lý tự động và chính xác routine work trong văn phòng.

RPA được phát triển thành dưới dạng phần mềm hoàn chỉnh nên thời gian triển khai rất ngắn. Cơ chế hoạt động của RPA là “tự động tái hiện thao tác của con người” nên người dùng không cần có kiến thức lập trình để sử dụng sản phẩm. RPA có thể chạy ngay sau khi cài đặt và áp dụng được với cả quy mô rất nhỏ, sau khi triển khai có thể tùy chỉnh và biên tập cho phù hợp với yêu cầu của người dùng. Ưu điểm vượt trội của RPA so với các công cụ khác là nhân viên nghiệp vụ có thể phát huy tính đơn giản và linh hoạt của sản phẩm để tự cắt giảm công việc không cần thiết nhờ những sáng kiến của bản thân.

Ngoài ra, RPA còn giúp giảm thiểu đáng kể sai sót thao tác của con người. Nhờ đó, con người được giải phóng khỏi những căng thẳng từ công việc yêu cầu khả năng tập trung cao độ để không xảy ra sai sót như sao chép số liệu và những công việc đơn điệu nhàm chán để dành nhiều thời gian hơn cho công việc có tính sáng tạo cao.

Chủ động cải cách phương thức làm việc từng khâu  thực hiện bằng RPA

Mặc dù nhiều doanh nghiệp đã bắt tay vào cải tiến hiệu suất công việc ở quy mô lớn bằng cách áp dụng những công cụ như BPR/BPM, nhưng rất nhiều trong số họ đã không thể duy trì động lực trong quá trình triển khai nên hoạt động cải tiến không đem lại kết quả mong đợi.  

Muốn giữ vững động lực cho nhân viên, doanh nghiệp cần chỉ ra cho họ thấy những lợi ích chắc chắn và dễ thấy khi yêu cầu họ hợp tác cải tiến nghiệp vụ vì bản thân họ đã quá tải với những công việc giấy tờ hàng ngày.

RPA chính là công cụ đáp ứng được yêu cầu này khi “ngay lập tức giải phóng nhân viên nghiệp vụ khỏi những công việc phiền hà”. Về cơ bản, RPA vẫn duy trì quy trình nghiệp vụ cũ nhưng cho phép linh hoạt điều chỉnh và thay đổi quy trình một cách linh hoạt và dễ dàng nên sử dụng RPA là con đường ngắn nhất cải cách phương thức làm việc từ khâu thực hiện. Từ những việc nhỏ, RPA thay đổi hiệu suất công việc của doanh nghiệp trong thời gian ngắn và mở ra cánh cửa để cải tiến doanh nghiệp triệt để trong dài hạn.