Nâng cao hiệu quả công việc bằng RPA khác với phương pháp khác như thế nào?

 


RPA (Robotic Process Automation) – công cụ thay thế con người thực hiện tự động công việc văn phòng – đang rất được quan tâm hiện nay. Tuy nhiên, bên cạnh RPA, trên thị trường cũng xuất hiện nhiều công cụ tự động hóa khác. Bài viết này so sánh RPA với các công cụ khác để làm rõ tính hiệu quả và những hoạt động phù hợp áp dụng RPA.  

Khác biệt giữa xây dựng hệ thống IT và RPA

Để nâng cao hiệu quả đối với những nghiệp vụ quan trọng, doanh nghiệp thường xây dựng hệ thống phần mềm. Để làm được điều này, doanh nghiệp phải xây dựng tài liệu kỹ thuật mô tả chi tiết hệ thống xử lý nghiệp vụ cần thiết và đặt hàng với công ty phát triển phần mềm.    

Ưu điểm của việc phát triển hệ thống là những yêu cầu phức tạp của doanh nghiệp hay cấu trúc nghiệp vụ đồ sộ đều có thể được chuyên gia phần mềm đáp ứng. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, do chuyên gia phần mềm bên ngoài không hiểu rõ quy trình nghiệp vụ nên để hoàn thành được hệ thống, doanh nghiệp phải tốn nhiều thời gian và chi phí. Do đó, doanh nghiệp thường chỉ sử dụng phương pháp này cho những nghiệp vụ quan trọng có khối lượng xử lý nhiều, xứng đáng để bỏ chi phí lớn. Những nghiệp vụ nhỏ thường không phải là đối tượng để áp dụng phương pháp này.

Ngược lại, RPA là phần mềm có sẵn, người dùng không cần kiến thức chuyên môn về lập trình nên nhân viên nghiệp vụ của doanh nghiệp có thể dễ dàng cài đặt và sử dụng để nâng cao hiệu quả nghiệp vụ với chi phí thấp và thời gian nhanh hơn nhiều so với xây dựng hệ thống. RPA còn cho phép mở rộng/tùy chỉnh chức năng một cách nhanh chóng và linh hoạt.   

Ngoài ra việc phát triển hệ thống để tự động hóa thường tạo ra những routine work đi kèm. Những công việc này không được đưa vào hệ thống tự động do chi phí cao và hiệu quả thấp nhưng hoàn toàn có thể tự động hóa bằng RPA. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp lớn đang sử dụng hệ thống tự động đắt đỏ cũng áp dụng RPA cho các nghiệp vụ mà họ không đưa vào hệ thống tự động do hiệu quả đem lại không bù đắp được chi phí. Với ưu điểm ít rào cản về thời gian và chi phí, RPA hoạt động cực kỳ hiệu quả trong việc cải tiến nghiệp vụ của doanh nghiệp vừa và nhỏ - những doanh nghiệp không có điều kiện để xây dựng hệ thống tự động.  

Sự khác biệt giữa AI và RPA

AI - công nghệ được phát triển như vũ bão những năm gần đây –giống với RPA ở chỗ đều là công cụ thay thế lao động trí óc tự động thực hiện công việc văn phòng. Hai công nghệ này có những ưu thế khác nhau nên chúng không cạnh tranh với nhau mà có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau.

RPA là công cụ ghi nhớ quy trình thực hiện công việc như vị trí nhấp chuột trên màn hình, file được chọn, … để tự động thực hiện những thao tác trên máy tính giống như cử động chân tay của con người. Ngược lại, AI là công cụ có tính năng giống như não bộ và giác quan của con người nên thường được ứng dụng trong lĩnh vực nhận dạng hình ảnh và âm thanh. Hiện nay trên thị trường còn xuất hiện giải pháp “ sử dụng RPA xử lý dữ liệu đã qua hiệu chỉnh bằng AI”. Trong tương lai, cách sử dụng kết hợp này được dự đoán sẽ trở thành xu thế chính. 

Mặc dù AI có trí tuệ siêu việt có thể đánh bại một cờ thủ giỏi nhất thế giới, nhưng để áp dụng vào một nghiệp vụ cụ thể AI đòi hỏi một quá trình nuôi dưỡng năng lực phán đoán đối với lĩnh vực đó, và học cách tìm lời giải chính xác từ khối lượng lớn dữ liệu. Bên cạnh đó, đối với lĩnh vực không có sẵn dữ liệu, để phát triển AI cần mất nhiều thời gian và chi phí trong việc tập hợp dữ liệu.

Do đó, có thể nói chiến lược hiệu quả để thúc đẩy hiệu suất công việc nhanh chóng là bắt đầu từ việc ứng dụng RPA -  một công cụ ít trở ngại về kỹ thuật và chi phí hơn so với AI- cho những công việc có logic cố định không cần khả năng phán đoán phức tạp và sự can thiệp của con người. Những kinh nghiệm tích lũy được khi “giám sát robot làm việc” của nhân viên nghiệp vụ chắc chắn sẽ hữu ích khi áp dụng AI sau này.

Sự khác biệt giữa Excel Macro và RPA

Microsoft Excel Macro cũng là một công cụ phổ biến vì khả năng tự động thực hiện những công việc có logic cố định trên máy tính. Nhờ được tiêu chuẩn hóa nên Excel Macro sở hữu lượng khách hàng tiềm năng tương đối lớn. Bên cạnh đó, với khả năng xử lý đa dạng và phức tạp, nhiều khi Macro còn được sử dụng để xây dựng hệ thống gần giống với các hệ thống lõi.

RPA và Macro có nhiều điểm chung, tuy nhiên Excel Macro về nguyên tắc chỉ hoạt động trên một phần mềm, còn RPA có thể sử dụng trên mọi ứng dụng chạy trên Windows.  Có thể nói, RPA có thể phát huy bản lĩnh của mình trong những công việc có logic cố định trên nhiều ứng dụng và hoạt động sao chép dữ liệu từ dịch vụ đám mây trên web browser vào máy tính.

Excel Macro sử dụng ngôn ngữ lập trình VBA nên ngoài người xây dựng chương trình, những người khác thường rất khó đọc hiểu, tạo ra khả năng cao chương trình sẽ không được sử dụng khi thay đổi người phụ trách. Trong khi đó, RPA không yêu cầu người dùng phải có kiến thức lập trình nên ai cũng có thể dễ dàng sử dụng. Người dùng có thể đọc hiểu kịch bản robot ngay trên màn hình thao tác và tùy chỉnh để phù hợp với sự thay đổi môi trường nghiệp vụ. 

  

Sự khác biệt giữa Outsourcing (Thuê ngoài) và RPA

Outsourcing là khái niệm chỉ việc thuê doanh nghiệp bên ngoài thực hiện một phần công việc của doanh nghiệp. Doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp này để bổ sung nguồn nhân lực chuyên môn thiếu hụt, hay để nhân viên của mình tập trung vào những nghiệp vụ chính. So với việc tự xử lý công việc nội bộ, Outsourcing dễ đáp ứng với sự thay đổi về chất và lượng của công việc. Hiện nay, outsourcing những công việc cố định dễ tiêu chuẩn hóa từ các nước phát triển sang các nước đang phát triển có mức lương thấp hơn đang ngày một phổ biến.   

Outsourcing qui mô lớn giúp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp ủy thác không trực tiếp can thiệp vào công việc của nhân viên thuê ngoài mà thường quản lý tiến độ công việc thông qua cán bộ quản lý của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thuê ngoài. Điều này làm cho doanh nghiệp ủy thác không thể hiệu chỉnh nội dung công việc khi cần.

Ngược lại, nếu sử dụng RPA, doanh nghiệp có thể ủy thác công việc cho nhân viên số (digital labor) dưới sự quản lý trực tiếp của mình. Khi đó, nhân viên nghiệp vụ của doanh nghiệp sẽ chủ động được với mọi công việc và có thể hiệu chỉnh nội dung công việc bất cứ lúc nào. Do đó, công cụ này tỏ ra hữu hiệu khi doanh nghiệp muốn tự động hóa những công việc đơn giản nhưng hay thay đổi.  

Ngoài ra, đối với hoạt động xử lý thông tin bảo mật hay hoạt động bắt buộc xử lý trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định bảo mật, doanh nghiệp sẽ không thể ủy thác cho đơn vị bên ngoài, khi đó, sử dụng RPA sẽ là giải pháp tối ưu.

Bên cạnh việc sử dụng RPA trong nội bộ doanh nghiệp để tự động hóa như nêu trên, RPA còn có thể được sử dụng bởi các nhân viên biệt phái đến doanh nghiệp hay các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài để thực hiện công việc được ủy thác. Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp sử dụng RPA cho nghiệp vụ ủy thác ra bên ngoài để giảm chi phí thuê ngoài và tăng hiệu quả công việc.    


Sử dụng RPA để nâng cao hiệu quả những nghiệp vụ "không thể tự động hóa trước đây"


Như nêu trên, RPA có thể áp dụng nhanh chóng, hiệu quả với chi phí thấp cho những hoạt động mà công nghệ trước đây không thể tự động hóa, hay tự động hóa chưa triệt để.