“ NTT Data sử dụng Office Robot - robot phần mềm đầu tiên tại Nhật Bản – để mở cánh cửa “cải cách phương thức làm việc” .

 



Chúng tôi xin giới thiệu về Dự án Office Robot với bài viết đăng trên trang tuyển dụng của công ty chúng tôi “ NTT Data sử dụng Office Robot - robot phần mềm đầu tiên tại Nhật Bản – để mở cánh cửa “cải cách phương thức làm việc” .

Nhật Bản đang kêu gọi “Cải cách phương thức làm việc” để đem đến cho người lao động nhiều hình thái làm việc khác nhau phù hợp với hoàn cảnh và năng lực của mỗi cá nhân nhằm xóa bỏ tình trạng làm việc quá sức. Cải cách cũng đặt mục tiêu nâng cao hiệu suất công việc. Trong bối cảnh đó, năm 2010, tập đoàn NTT phát triển Office Robot – một công cụ RPA đầu tiên tại Nhật Bản cho phép thao tác tự động trên hầu hết các ứng dụng chạy trên Windows như  Excel, Word, browser, OCR cho đến các hệ thống nghiệp vụ. Với công cụ này, NTT Data tạo ra một cuộc cách mạng trong công việc văn phòng, từ đó mở ra cánh cửa để “cải cách phương thức làm việc”.

Nhiệm vụ

IT kết hợp thực hiện “cải cách phương thức làm việc” bằng robot phần mềm 

Tháng 1/2018, trong diễn thuyết về chính sách cải cách, Thủ tướng Shinzo Abe một lần nữa nhấn mạnh “Cải cách phương thức làm việc” và coi đây là “thách thức lớn nhất” trong hoạt động cải cách Chính phủ lần 3. Tuy nhiên vẫn còn nhiều ý kiến trái ngược cản đường thực hiện chính sách xóa bỏ tình trạng làm việc kéo dài và đa dạng hóa phương thức làm việc. Cụ thể là giảm thời gian làm việc cộng thêm giảm dân số lao động do giảm tỷ lệ sinh và dân số già sẽ làm giảm sản lượng và đình trệ nền kinh tế. Để tránh tình trạng này, không thể không nâng cao năng suất lao động để bù đắp cho hai xu hướng sụt giảm trên. Trong tình hình này, RPA trở thành công cụ được chú ý nhiều nhất. 

RPA là robot phần mềm có thể ghi lại các thao tác của con người trên ứng dụng máy tính thành kịch bản và tái hiện lại kịch bản với tốc độ xử lý cao. Phần mềm còn được gọi là digital labor hay nhân viên tri thức ảo vì khả năng thay thế con người thực hiện xử lý công việc. Mặc dù ở Châu Âu công nghệ này được chú ý từ năm 2015 và được phát triển thành một sản phẩm hiệu quả nhưng chưa được chú ý nhiều ở Nhật Bản. Dù vậy, hoạt động phát triển RPA ở Nhật Bản cũng không hề chậm các doanh nghiệp Châu Âu. Năm 2010, Trung tâm Nghiên cứu Hệ thống Dịch vụ truy cập NTT cho ra đời sản phẩm RPA đầu tiên tại Nhật Bản có tên là Office Robot. Office Robot có khả năng thao tác vượt trội, nhưng do đang trong thời kỳ đầu phát triển sản phẩm RPA nên chưa được nhiều người biết đến.

Nhờ nhóm phụ trách giải pháp OCR thuộc Phòng kinh doanh khối chính phủ 4, công ty NTT Data mà tiềm năng của Office Robot đã được nhiều người biết đến. Ban đầu, Office Robot thường được bán kèm với OCR như một option cho khách hàng lựa chọn. (OCR là công nghệ cốt lõi được NTT Data nghiên cứu và phát triển trong 40 năm, trước đây, thường được sử dụng để tích hợp hệ thống. Đến năm 2008, công nghệ này đã được phát triển thành gói sản phẩm Prexifort – OCR hỗ trợ nhiều ngôn ngữ như tiếng Anh, Tây Ban Nha, Việt Nam, Trung Quốc, v.v và đang được triển khai toàn cầu). Trong quá trình triển khai Prexifort – OCR ở Tây Ban Nha, nhờ được tiếp xúc với khái niệm “RPA” - robot phần mềm thay con người làm việc – Office Robot thành sản phẩm được bán độc lập. Trước đây, trong ngành IT, người ta cho rằng các ứng dụng phần mềm đã phát huy hết khả năng nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, với robot phần mềm, người ta nhận ra còn rất nhiều nghiệp vụ văn phòng thao tác với nền tảng ứng dụng có logic cố định có thể được robot thực hiện tự động thay con người. Với Prexifort – OCR (robot nhập liệu) và Office Robot (robot thao tác trên Windows), nếu ứng dụng cả hai robot này cùng lúc thì có thể tự động hóa được rất nhiều công việc vất vả của con người.

Nhóm giải pháp OCR quyết định chuyển thành nhóm giải pháp RPA của NTT Data và  mở rộng quy mô bán Office Robot với dự kiến sẽ gặt hái nhiều thành công.  Điều đó rất rõ ràng khi nhìn vào ví dụ cụ thể về hiệu quả đạt được do robot thay con người thực hiện những công việc thuần túy mà không ai từng nghĩ có thể nâng cao được hiệu suất. Chẳng hạn như trường hợp một doanh nghiệp đưa ra hướng dẫn thi công đến hiện trường, trước hết phải trích xuất thông tin thi công từ hệ thống quản lý yêu cầu của khách hàng, sau đó bổ sung các thông tin cần thiết như địa chỉ, số điện thoại, v.v từ cơ sở dữ liệu trên hệ thống quản lý khách hàng, cuối cùng, tra cứu địa chỉ tương ứng trên phần mềm bản đồ Web, lưu dưới dạng hình ảnh và copy lên hướng dẫn thi công. Chuỗi công việc này thường được nhân viên thực hiện hàng chục nghìn lần, giờ đây, xây dựng thành kịch bản và giao cho Office Robot xử lý thì sẽ có thể giải phóng được nhân viên khỏi một lượng lớn công việc đơn giản. Với khả năng thao tác và tự động hóa hầu như tất cả các ứng dụng trên Windows, Office Robot tiềm ẩn một khả năng thay đổi phương thức làm việc của nhân viên văn phòng.    

Mùa hè năm 2016, tình hình đã thay đổi hoàn toàn. Ngay sau khi áp dụng Office Robot, người dùng nhìn thấy rõ tiềm năng của nó. Những đánh giá về sản phẩm ngày càng được nhiều người truyền tai nhau tạo nên cơn sốt. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu đẩy mạnh “cải cách phương thức làm việc” theo lời kêu gọi của thủ tướng Abe càng tạo đà cho việc áp dụng Office Robot. Nhóm giải pháp RPA nhận được rất nhiều cuộc điện thoại và email đề nghị mua hoặc trở thành đại lý bán sản phẩm nên đã liên tục phải thực hiện các biện pháp đưa ứng phó như tăng số lượng nhân viên, thành lập helpdesk, xây dựng mạng lưới đại lý phân phối và hệ thống đào tạo. Với 10 nhân viên của nhóm giải pháp OCR trước đây đã phát triển thành hơn 150 nhân viên của nhóm giải pháp RPA và hơn 100 đối tác bán hàng. Office Robot đã vượt lên các sản phẩm RPA nước ngoài để trở thành sản phẩm RPA chiếm thị phần số 1 trong Nhật Bản. NTT Data thậm chí còn được biết đến là công ty hàng đầu về giải pháp RPA. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều mục tiêu đang chờ đợi ở phía trước. Đầu tiên, không dừng lại ở vị trí đứng đầu thị trường Nhật Bản, NTT Data còn muốn phát triển Office Robot thành sản phẩm chủ lực của tập đoàn và chiếm thị phần số 1 thế giới.  Để làm được điều đó, hiện nay, Nhóm giải pháp RPA đã và đang liên tục đưa ra các đối sách cho tương lai bao gồm mở rộng chức năng của robot quản lý WinDirector, mở rộng chức năng của Office Robot thông qua ứng dụng AI trong Prexifort – OCR và triển khai dịch vụ đám mây cho Office Robot.  

 

Điểm chú ý

RPA (Robotic Process Automation), hay còn được biết đến là Digital Labor và lao động tri thức ảo là robot phần mềm thực hiện tự động những công việc bàn giấy. Nếu robot công nghiệp thay thế con người làm việc chân tay thì RPA tự động thao tác máy tính như bàn phím hay click chuột và có khả năng hỗ trợ các công việc đòi hỏi khả năng phán đoán từ dữ liệu. Nếu như robot công nghiệp hữu ích trong lao động nặng nhọc thì RPA hữu ích với công việc trí óc nên được kỳ vọng tạo ra một cuộc cách mạng phương thức làm việc cho nhân viên văn phòng. Trong tương lai, nếu như RPA có thể thao tác trên các hệ thống trang bị AI hoặc chính RPA có chức năng AI, RPA có thể thực hiện những công việc phức tạp và cao cấp hơn. Năm 2025, 1/3 khối lượng công việc của nhân viên văn phòng sẽ được RPA thực hiện, công cụ này sẽ trở thành con át chủ bài trong “cuộc cải cách phương thức làm việc”.