RPA là gì? Khái niệm cơ bản đến cách áp dụng RPA


        RPA Office Robot là gì ?

             RPA (Robotic Process Automation) là khái niệm chỉ Robot phần mềm trong máy tính thay thế lao động trí óc thực hiện tự động các công việc bàn giấy (chủ yếu là công việc có logic cố định).    

               Khái niệm RPA bắt đầu được sử dụng ở Nhật Bản năm 2016, đến năm 2017 tạo ra một tiếng vang lớn nhờ sự dễ hiểu và khả năng đem lại hiệu quả nhanh. Đến nay, cùng với AI và IoT, RPA trở thành một trong những từ IT thông dụng mà ai cũng ít nhất một lần nghe qua. Tuy vậy, hiện nay, vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu sâu về RPA hay chưa biết về sự khác biệt và mối quan hệ giữa AI và RPA...

               Để bạn đọc hiểu được bản chất của RPA – một giải pháp hứa hẹn giúp cắt giảm chi phí, loại bỏ sai sót và thúc đẩy cải cách phương thức làm việc, bài viết này giới thiệu toàn bộ nội dung từ kiến thức cơ bản, cách áp dụng RPA, đến sự khác biệt với AI và cách áp dụng hiệu quả khi kết hợp với AI.  


        RPA (Robotic Process Automation) là gì?

             RPA (Robotic Process Automation) là khái niệm chỉ rô bốt phần mềm sử dụng công cụ quy tắc  (Rule engine) và trí tuệ nhân tạo (AI) để thay thế lao động trí óc thực hiện tự động các công việc bàn giấy (chủ yếu là công việc có logic cố định). Những rô bốt phần mềm này đôi khi còn được nhân cách hóa thành “ lao động kỹ thuật số” hay “ công nhân kỹ thuật số” (lao động trí thức ảo).

        Công cụ thực hiện khái niệm RPA này được gọi là công cụ RPA. Hiện nay, khái niệm RPA đang được sử dụng với nhiều nghĩa khác nhau. Trong đó, nghĩa rộng là RPA – một sự cải tổ toàn bộ, còn nghĩa hẹp là công cụ RPA.

        Để dễ hiểu hơn, RPA nghĩa rộng được định nghĩa là “ trang bị công nghệ rule engine và AI”, còn nghĩa hẹp là “hoạt động dựa trên công nghệ rule engine nhưng không bao gồm AI”.    

        Ở Nhật Bản, trong các công cụ RPA, Office Robot/ WinDirector – sản phẩm được phát triển bởi tập đoàn NTT - hiện đang nắm giữ thị phần lớn nhất. Nửa sau của bài viết chúng tôi sẽ so sánh, phân loại và xếp hạng các công cụ RPA.  

        Theo khảo sát của RPA Bank  


        Xu hướng và hiệu quả tự động hóa bằng RPA


        Trước hết, các bạn hãy xem cách RPA thay thế con người thực hiện tự động công việc

         
         

         

        Đây là một ví dụ tự động hóa công việc back office phát sinh khi tiếp nhận yêu cầu lắp đặt điều hòa tại một cửa hàng điện lạnh. Bên trái màn hình là sổ quản lý yêu cầu lắp đặt điều hòa đã được tiếp nhận qua tổng đài, bên phải màn hình là bản yêu cầu của khách hàng được gửi tới nhân viên lắp đặt. RPA xử lý tự động theo các bước sau:

        -   Copy họ tên và số điện thoại từ sổ quản lý bên trái và dán vào bản yêu cầu bên phải.

        -   Mở phần mềm bản đồ, tra cứu địa chỉ, phóng to bản đồ, xác định phạm vi, chuyển thành file ảnh và dán vào bản yêu cầu bên phải.

        -   Cài đặt tên bản yêu cầu là mã tiếp nhận trong sổ quản lý và lưu lại.

              Lặp lại chuỗi công việc cố định này với tất cả các đơn tiếp nhận trong sổ quản lý Như trong video, có thể thấy RPA thao tác máy tính nhanh gấp 3 lần con người. Hơn nữa, nếu con người chỉ làm việc 8 tiếng mỗi ngày thì RPA có thể làm việc gấp 3 lần là 24 tiếng. Như vậy, nếu RPA làm nhanh hơn 3 lần với số giờ gấp 3 lần, chỉ bằng một phép tính đơn giản, ta có thể thấy RPA (nhân công kỹ thuật số) có năng suất gấp 9 lần so với con người (có thể làm việc bằng 9 lao động trí thức).

        Sự khác biệt giữa RPA với công nghệ cũ

        Thử so sánh với tình hình ứng dụng rô bốt công nghiệp trong nhà máy/công trường đã trở nên rất thông dụng hiện nay. 

        Với công nghệ cũ

        Nhà máy/công trường
        Văn phòng
        Cấp 3
        Công nhân
        Nhân viên văn phòng
        Cấp 2
        Robot công nghiệp
        Không có
        ※ Sử dụng tập trung/số lượng lớn nhân viên văn phòng
        ※ Tùy chỉnh hệ thống (ERP)
        Cấp 1
        Thiết bị sản xuất (băng chuyền)
        Hệ thống (ERP)

         

        Với sự xuất hiện của RPA (Robot phần mềm)

        Nhà máy/công trường
        Văn phòng
        Cấp 3
        Công nhân
        Nhân viên văn phòng
        Cấp 2
        Robot ứng dụng sản xuất
        RPA (Robot phần mềm)
        Cấp 1
        Thiết bị sản xuất (băng chuyền)
        Hệ thống (ERP)

             Một nhà máy bao gồm 3 cấp thực hiện. Cấp cơ bản là các thiết bị sản xuất dạng lớn như băng chuyền, xung quanh đó là những rô bốt công nghiệp thực hiện công việc sản xuất nhanh và chính xác, con người sẽ làm những công việc như bảo dưỡng rô bốt và những công việc mà rô bốt không làm được.    

               Còn văn phòng chỉ bao gồm 2 cấp thực hiện là hệ thống quản lý cơ bản ERP và các nhân viên văn phòng thao tác trên đó. Nếu việc sử dụng ERP quá vất vả, trước đây người ta giải quyết bằng cách tùy chỉnh lại ERP, hoặc tăng số lượng nhân viên văn phòng (hoặc ủy thác công việc ra bên ngoài). Với sự xuất hiện của rô bốt phần mềm RPA, công việc văn phòng sẽ hiệu quả hơn nhờ 3 cấp thực hiện. Theo đó, nhân viên văn phòng sẽ chuyển từ công việc bàn giấy sang công việc bảo trì rô bốt và những công việc phức tạp mà robot không thể thực hiện.   

        Vậy có sự khác biệt gì giữa công cụ RPA theo nghĩa hẹp và Excel Macro?

                Điểm khác biệt của RPA so với Excel Macro là ai cũng có thể xây dựng kịch bản chạy rô bốt không cần kiến thức lập trình, nội dung kịch bản dễ hiểu nên không bị đưa vào “hộp đen”, có thể tự động hóa được tất cả mọi ứng dụng bao gồm ERP và Web. Tuy nhiên, không thể coi đây là sự khác biệt về bản chất.  

        Nguyên nhân của cơn sốt RPA  
          

        Bản thân khái niệm Robot phần mềm RPA

            Nếu ai đó hỏi bạn “Công việc của bạn có thao tác thừa không? có thể làm hiệu quả hơn không?” có thể bạn sẽ nghĩ “Mình đã làm việc rất hiệu quả, không có thao tác thừa”. Nhưng nếu họ hỏi bạn “Bạn có công việc nào muốn nhờ rô bốt làm thay không?”, chắc chắn bạn sẽ nghĩ ra nhiều điểm để cải tiến công việc “Tôi muốn nhờ rô bốt làm việc này, không phải tự làm thì tốt quá ” .  


        Với RPA không lập trình, người không chuyên IT vẫn có thể sử dụng thành thạo

            Công nghệ IT trước đây thường chỉ dành cho giới IT nên nếu muốn cải tiến gì đó thì phải yêu cầu phòng IT thực hiện. Với những vấn đề vượt ngân sách của phòng IT hay có thứ tự ưu tiên thấp, thường bị loại khỏi danh sách ứng dụng công nghệ IT nên nhân viên văn phòng phải thực hiện thủ công

            Còn đối với RPA, nhân viên nghiệp vụ có thể tự mình tự động hóa công việc nên không bị giới hạn trong phòng IT. Hơn nữa còn được phòng IT chào đón vì việc tự động hóa giải phóng họ khỏi gánh nặng bị cuốn vào công việc nghiệp vụ của các phòng  ban.

        Cách mạng công nghiệp 4.0 (Tự động hóa hoàn toàn bằng AI)

            Hiện nay, chúng ta đang bước vào cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 với sự phát triển và ứng dụng của nhiều công nghệ như AI (trí tuệ nhân tạo), IoT (Internet of things) hay RPA. Trong đó, so với AI và IoT, RPA được áp dụng nhanh chóng hơn cả nhờ sự dễ hiểu và dễ đánh giá tỷ suất hoàn vốn. 

             Bên cạnh đó, còn một lý do nữa là quá trình phát triển của RPA được chia ra làm 3 giai đoạn. Giai đoạn đầu tự động hóa công việc có logic cố định bằng rule engine. Giai đoạn 2 nâng cao mức độ tự động hóa với sự tham gia ban đầu của yếu tố AI và giai đoạn 3 tự động hóa hoàn toàn nhờ phát triển công nghệ AI hoàn chỉnh. Hiện nay chúng ta mới bước vào giai đoạn 2, nhưng từ dự kiến muộn nhất đến nửa đầu những năm 2030, 49% lao động phải được tự động hóa thì lúc đó chúng ta sẽ phải bước vào giai đoạn 3.

             Khác với ứng dụng IT và hoạt động cải tiến không có đích đến rõ ràng, chúng ta đã biết còn khoảng 10 năm nữa thế giới sẽ phải được tự động hóa hoàn toàn. Vì vậy, chúng ta có sức ép phải tự động hóa bằng RPA ngay hôm nay để không bị trào lưu tự động hóa bỏ lại sau. 

        Cách hoạt động của RPA

             Nói một cách đơn giản, RPA là phần mềm robot nâng cao năng suất và tự động hóa các công việc bàn giấy nhờ mô phỏng các thao tác máy tính của nhân viên văn phòng. Ví dụ, nếu bạn muốn nhờ RPA thực hiện một thao tác trên máy tính, RPA sẽ ghi nhớ các quy tắc thực hiện được gọi là kịch bản mô tả trình tự thao tác. Những lần sau đó, RPA sẽ thực hiện công việc này dựa trên kịch bản. Bạn có thể hình dung hoạt động này giống như việc hướng dẫn công việc cho nhân viên mới.

             Đặc trưng của RPA là rất dễ hiểu vì người dùng không cần kiến thức lập trình, nội dung thao tác cũng như workflow có thể xây dựng, hiệu chỉnh trên màn hình khi tạo kịch bản. Đây không đơn thuần là cách thao tác tiện hay không, mà chính nhờ việc ai cũng có thể xây dựng kịch bản và ai cũng có thể đọc hiểu kịch bản nên nhân viên phòng nghiệp vụ không chuyên về IT cũng có thể tự mình tự động hóa được. Bên cạnh đó, khác với Excel Macro, RPA không tạo ra những kịch bản không quản lý được nội dung.

             Kịch bản của RPA còn được gọi là “workflow” hoặc đơn thuần là “robot”. Nếu bạn đã từng nghe ai nói “Tôi đã tạo ra 100 con Robot”, có nghĩa là họ đã tạo được 100 loại kịch bản khác nhau. 

        5 lợi ích sử dụng RPA

        Sau đây, chúng ta sẽ nói về 5 lợi ích khi sử dụng RPA trong công ty.

        Nâng cao hiệu suất và tự động hóa các công việc văn phòng

               Như đã nói ở trên, RPA có thể thay thế con người thực hiện các công việc văn phòng. Lợi ích lớn của RPA là ai cũng có thể dễ dàng áp dụng để nâng cao hiệu suất và tự động hóa công việc. 

        Nâng cao năng suất 
            
             Nhờ áp dụng RPA tự động hóa công việc văn phòng mà trước đây con người phải thực hiện, nhân viên nghiệp vụ sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lí công việc khác. Do đó, góp phần nâng cao năng suất và tạo ra cơ hội phát triển hoạt động kinh doanh mới.

             Đặc biệt, khi doanh nghiệp đau đầu vì thiếu hụt nguồn lao động thì nâng cao năng suất trở thành một vấn đề lớn. Vì vậy, áp dụng RPA sẽ góp phần không nhỏ trong việc cải tiến doanh nghiệp. 

        Loại bỏ lỗi thao tác

             Khi làm việc, con người khó có thể tránh khỏi mắc lỗi. Khả năng tập trung của con người có giới hạn nên với những công việc có tính lặp lại thường khó phát hiện những lỗi sai.

             Ngoài ra, những công việc tập trung nhiều trong vài ngày trong tháng yêu cầu độ chính xác cao cũng đang là gánh nặng cho nhân viên, họ thường mất nhiều thời gian để làm lại khi xảy ra sai sót.

             Với RPA, chỉ cần cài đặt một lần, phần mềm rô bốt có thể tái hiện lại công việc một cách chính xác, loại bỏ các sai sót. Rô bốt RPA không mất khả năng tập trung như con người khi thực hiện công việc nhiều lần nên có thể giảm thời gian lãng phí và nâng cao chất lượng công việc.

        Cắt giảm chi phí

             Chúng tôi thấy nhiều người dùng nói rằng RPA có thể hoàn thành công việc mà con người thực hiện trong 10 phút trong thời gian ngắn hơn một nửa. RPA có thể làm việc liên tục bất kể ngày giờ và thực hiện công việc vào thời điểm cài đặt. Như vậy, RPA góp phần giảm bớt thời gian làm việc, giảm làm thêm ngoài giờ, không cần đi làm vào ngày nghỉ, do đó giúp cắt giảm phí nhân công cho doanh nghiệp.

             Ngoài ra, có trường hợp cần chi ngân sách để phát triển hệ thống xử lý nghiệp vụ mới, nhưng sau khi áp dụng RPA để thực hiện công việc đó thì không cần phải tốn chi phí để phát triển hệ thống mà vẫn có thể cải tiến nghiệp vụ. 

        Giải quyết vấn đề thiếu hụt nguồn nhân lực

              Do giảm tỉ lệ sinh và già hóa dân số, việc thiếu hụt nguồn nhân lực trong tương lai là vấn đề đáng lo ngại.  Theo Văn phòng nội các, dân số lao động Nhật Bản năm 2014 là 65.870 nghìn người, giảm xuống còn 37.950 nghìn người vào năm 2060. Theo đó, tỷ lệ dân số lao động trong tổng dân số giảm từ 52% năm 2014 xuống còn 44% năm 2060.

             RPA sẽ góp phần giải quyết vấn đề thiếu hụt nhân lực của Nhật Bản. RPA có thể tự động hóa công việc có logic cố định mà không cần sự can thiệp của con người với hiệu quả cao hơn so với con người thực hiện với sự kiểm tra sát sao.

             RPA không bị giới hạn thời gian làm việc, và có thể thực hiện công việc lặp đi lặp lại sau khi được cài đặt, nên được kỳ vọng sẽ trở thành một công cụ giải quyết vấn đề thiếu hụt nhân lực trong nghiệp vụ văn phòng.

        Ví dụ áp dụng RPA và hiệu quả


        Chúng tôi xin giới thiệu một vài trường hợp áp dụng RPA đối với từng loại nghiệp vụ như sau

          Nghiệp vụ mua sắm

        Dưới đây là ví dụ áp dụng RPA để tự động đặt mua nguyên vật liệu trong một công ty thương mại. RPA tự động xử lý các bước từ 1 - 4:  

        1. Tập hợp thông tin đặt mua nguyên vật liệu

        2. Mở hệ thống web tiếp nhận đơn hàng của nhà cung cấp

        3. Đăng kí thông tin đặt hàng trên hệ thống

        4. Báo cáo tình trạng đặt hàng tới người phụ trách

        Trước khi áp dụng RPA, việc sao chép thông tin đặt hàng mất nhiều thời gian và hay sai sót. Xử lý của hệ thống chậm trễ nên hay phải chờ đợi tạo nhiều áp lực cho nhân viên phụ trách đặt hàng. Trước đây doanh nghiệp thường phải chấp nhận vì hoạt động này liên quan đến hệ thống của đối tác giao dịch, nhưng sau khi áp dụng RPA để tự động hóa thì doanh nghiệp đã hoàn thành công việc mà trước đây cần 130h/năm chỉ trong 30h. Sai sót khi nhập liệu giảm đi đáng kể, hơn nữa, còn giải phóng được gánh nặng tinh thần của nhân viên thực hiện do không phải chờ đợi.  

        Nghiệp vụ kế toán

           Đây là trường hợp áp dụng RPA kết hợp với OCR để xử lý tự động hóa đơn tại doanh nghiệp phân phối - lĩnh vực được nhiều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. 

        1. Sau khi nhận hóa đơn, sử dụng máy scan và OCR để số hóa thông tin hóa đơn 

        2. Nhận dữ liệu đặt hàng tương ứng từ Hệ thống mua sắm

        3. Đối chiếu dữ liệu hóa đơn với dữ liệu đặt hàng

        4. Nếu các dữ liệu thống nhất, chuyển sang xử lý thanh toán. Nếu không, yêu cầu người phụ trách kiểm trả lại.
             ※Do nhiều nguyên nhân như OCR đọc lỗi thông tin, v.v các dữ liệu đối chiếu có thể không thống nhất nên cần yêu cầu nhân viên kiểm tra lại.

        5. Đăng ký thông tin đặt hàng lên hệ thống 

        6. Thông báo tình trạng đặt hàng đến người phụ trách

        Khi chưa áp dụng RPA, kế toán thường phải vào hệ thống mua sắm, in ra dữ liệu đặt hàng, đối chiếu thủ công với hóa đơn. Tuy nhiên, sau khi áp dụng RPA, kế toán chỉ phải kiểm tra lại các trường hợp dữ liệu không thống nhất chiếm khoảng 20% tổng số

        Trường hợp trên, doanh nghiệp sử dụng phần mềm OCR truyền thống, tuy nhiên, với sự xuất hiện của giải pháp AI-OCR như DX-Suite, phạm vi ứng dụng OCR dự đoán sẽ được mở rộng nhiều hơn.  

        Nghiệp vụ nhân sự


        Áp dụng RPA trong nghiệp vụ nhân sự ngày càng tăng. Do nghiệp vụ liên quan đến thông tin cần bảo mật nên doanh nghiệp không thể ủy thác ra ngoài. Nhiều trường hợp, cán bộ quản lý có chi phí nhân công cao phải tự mình xử lý. Do đó, dù khối lượng công việc không lớn áp dụng RPA sẽ đem lại hiệu quả cao. Đây là trường hợp sử dụng RPA để tự động hóa bước 2.

        1.  Nhân viên mở hệ thống quản lý nhân sự và thay đổi thông tin thuộc tính như địa chỉ của nhân viên.

        2.  Lấy thông tin trên hệ thống quản lý nhân sự để phản ánh những thay đổi đó trên hệ thống nội bộ liên  quan. 

        Nghiệp vụ trả lương nhân viên – Phê duyệt chi phí

        Đây là trường hợp các bạn hay được demo. RPA tự động xử lý bước 1 đến bước 4 dưới đây để kiểm tra lộ trình và chi phí trước khi phê duyệt chi phí đi lại cho nhân viên.  

        1. Nhân viên đăng ký thông tin lên hệ thống phê duyệt kinh phí  

        2.  Sử dụng dịch vụ tra cứu đường đi để tìm lộ trình dựa trên tên nhà ga do nhân viên cung cấp

        3.  Đối chiếu kết quả tra cứu với thông tin đăng ký để kiểm tra tính hợp lý của lộ trình và chi phí do nhân viên cung cấp

        4.  Nếu kết quả đối chiếu thống nhất, xử lý phê duyệt. Nếu không, trả lại đơn đăng ký. 

        Bạn thấy thế nào? Chắc bạn cũng đã nghĩ ra những công việc có logic cố định có thể tự động hóa bằng RPA trên nền tảng ứng dụng khác nhau phải không ?.  

        Cách áp dụng RPA  

        Điều quan trọng trước tiên là chúng ta hiểu được sự khác nhau của việc áp dụng RPA với áp dụng công nghệ IT truyền thống hay hoạt động cải tiến để áp dụng RPA đồng thời với việc cân đối quản lý, kiểm soát và tự động hóa.   

        Khác với Excel Macro, RPA ít bị bỏ không, tuy nhiên, cần lưu ý những ảnh hưởng khi nền tảng ứng dụng cần tự động hóa thay đổi, hay cần xây dựng một cơ chế để giải đáp những yêu cầu của người dùng. Do đó, mặc dù nhân viên nghiệp vụ chủ động áp dụng RPA nhưng doanh nghiệp cần xây dựng quy định quản lý và kiểm soát rô bốt phần mềm này.   

        Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp xây dựng quy định quản lý và kiểm soát quá nghiêm ngặt như với các công nghệ truyền thống thì RPA khó được áp dụng hiệu quả ở phòng nghiệp vụ mà dễ trở thành một thiết bị phát triển hệ thống cho phòng IT.  

        Để tận dụng được những lợi ích và giá trị đích thực của RPA, việc áp dụng RPA cần bám sát chính sách áp dụng như áp dụng cho ai vì mục đích gì?    

        Quá trình đưa RPA vào sử dụng bao gồm 3 bước: PoC (đánh giá, kiểm chứng); áp dụng cho một phần doanh nghiệp và áp dụng trên toàn doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp đã áp dụng RPA nhưng không sử dụng hiệu quả phần lớn là do phòng nghiệp vụ - đơn vị sử dụng RPA chính – không được tham gia vào giai đoạn PoC mà chỉ có phòng IT và phòng phụ trách áp dụng RPA đánh giá sản phẩm sau đó chỉ thị cho phòng nghiệp vụ áp dụng. Cách làm này dễ dẫn đến việc công cụ RPA được lựa chọn có thể quá khó với người sử dụng, hay hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp không đến được người sử dụng, hay làm họ có cảm giác bị bắt ép sử dụng. Vì vậy ngay từ giai đoạn PoC, doanh nghiệp nên cho phép nhân viên nghiệp vụ tham gia và chú ý lắng nghe đánh giá từ họ.

        Bước đầu tiên khi áp dụng RPA là tập huấn sử dụng RPA. Khi được tập huấn, bạn sẽ hiểu RPA là gì và có những hình dung thú vị về công việc có thể tự động hóa bằng RPA trong nghiệp vụ của mình.  Nên bắt đầu PoC bằng việc tập huấn về công cụ RPA với 2 đến 3 người đến từ mỗi phòng ban. Những người này sau đó sẽ đóng vai trò thúc đẩy quá trình áp dụng RPA trong phòng ban của mình. 


        3 điểm lưu ý khi áp dụng RPA  

        Khi áp dụng RPA cần lưu ý 3 điểm sau đây.

        Lựa chọn các sản phẩm RPA dựa trên so sánh tính năng và giá thành 

        Các sản phẩm RPA trên thị trường có tính năng và giá thành khác nhau. Mỗi sản phẩm có đặc trưng khác nhau, tùy theo yêu cầu về tính năng sản phẩm và nhu cầu của nghiệp vụ áp dụng có thể lựa chọn nhiều loại sản phẩm trên thị trường. Để áp dụng thành công RPA, bạn cần so sánh kĩ lưỡng tính năng và dịch vụ cung cấp của các sản phẩm thuộc hãng sản xuất khác nhau.   

        Giao diện của các RPA cũng rất khác nhau, nên cách sử dụng cũng khác nhau. Một sản phẩm có nhiều chức năng nhưng giao diện khó hiểu sẽ làm cho người dùng khó sử dụng sau khi áp dụng.

        Ngoài ra, khi lựa chọn RPA, bạn cần kiểm tra kỹ dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật.

        Cân nhắc phạm vi nghiệp vụ sử dụng RPA

        Trước khi áp dụng RPA, cần xác định những nghiệp vụ văn phòng nào muốn nâng cao hiệu quả và tự động hóa. Mặc dù RPA có khả năng xử lý nhiều công việc khác nhau, nhưng vẫn có một số công việc cần được làm thủ công.  

        Ví dụ, RPA có thể phân loại văn bản sử dụng từ khóa nhất định, nhưng nó lại không thể nhận dạng khi văn bản sử dụng từ ngữ tương tự hay từ viết tắt. Nếu con người thực hiện công việc này, họ có thể nhận ra những từ khóa phổ biến và bổ sung vào kịch bản để nâng cao tính chính xác của thông tin cần thu thập.

        Tuy nhiên, do những công việc này thường tốn nhiều thời gian và công sức nên vẫn cần nhờ đến RPA để nâng cao năng suất. Khi đó, bạn nên phân chia những thao tác nhờ RPA thực hiện và thao tác cần thực hiện thủ công, như vậy có thể nâng cao chất lượng công việc.  

        RPA là công cụ giúp con người và Robot chuyên môn hóa

        Có bạn sẽ lo lắng sự phát triển của AI ( trí tuệ nhân tạo) hay sự phổ biến của RPA có thể cướp đi công việc của con người. Tuy nhiên, bạn hãy thử nhìn nhận sự việc từ một quan điểm khác.

        Trước hết, RPA không cướp đi công việc của con người, mà nó được tạo ra để hỗ trợ con người trong công việc. Khi những công việc đơn giản có tính lặp lại được giao phó cho robot thực hiện, con người có thể tập trung vào những công việc đòi hỏi tư duy sáng tạo hơn. 

        Nói cách khác, RPA là công cụ chuyên môn hóa con người và robot trong công việc, và là một cộng sự đáng tin cậy giúp con người san sẻ những gánh nặng trong công việc. Khi được giải thoát khỏi những công việc đơn giản lặp đi lặp lại, con người có thể dồn sức vào những công việc có giá trị gia tăng cao hơn.

        Có thể nói, không chỉ RPA mà đối với bất cứ một công cụ nào, chìa khóa thành công nằm ở cách chúng ta áp dụng công cụ đó trong công việc. Hiện nay, khi chúng ta đang bước vào cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, sẽ không quá khi nói rằng áp dụng RPA để nâng cao hiệu quả và năng suất giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi nhuận hơn. 

        Phát triển sản phẩm kết hợp AI và RPA

        Khi áp dụng RPA, chiến lược tốt nhất là bắt đầu từ những khởi đầu nhỏ và dần dần tiến đến những cải tiến lớn. Thực hiện cách mạng công nghiệp 4.0 cũng vậy, bắt đầu từ công nghệ đơn giản RPA để nâng cao tỷ lệ ứng dụng IT là cách làm bền vững. Ở đây, chúng tôi xin giới thiệu bước đầu tiên ứng dụng AI bắt đầu từ RPA. Đây là nội dung của giai đoạn thứ 2 trong quá trình phát triển gồm 3 giai đoạn của RPA.  

        Mở rộng phạm vi dữ liệu xử lý của RPA

        Ứng dụng AI-OCR / AI speaker để số hóa thông tin dưới dạng tài liệu giấy, hình ảnh hoặc âm thanh (cấu trúc hóa dữ liệu phi cấu trúc), từ đó mở rộng phạm vi công việc có thể được tự động hóa. Gắn thêm cho Rô bốt tự động hóa RPA con mắt siêu việt của AI-OCR và đôi tai của AI.

        Liên kết với nghiệp vụ cần khả năng phán đoán như thẩm định

        Chúng tôi nhận được nhiều câu hỏi như “Liệu RPA có khả năng phán đoán cao như AI hay không?”. RPA hoàn toàn có khả năng nếu được kết hợp với AI. Dưới đây là ví dụ về sự kết hợp giữa RPA và AI trong sản phẩm thẩm định tín dụng. 

        1. RPA gửi thông tin về thu nhập đến AI thẩm định tín dụng và hỏi có nên cho khách hàng này vay tiền không?  

        2.  AI thẩm định điều kiện vay tín dụng của khách hàng dựa trên thông tin nhận được

        3.  RPA tiến hành thủ tục tiếp theo dựa trên quyết định của AI (ví dụ: nếu đủ điều kiện vay, RPA sẽ tiến hành thủ tục cho vay)

        3.  Đối chiếu kết quả tra cứu với thông tin đăng ký để kiểm tra tính hợp lý của lộ trình và chi phí do nhân viên cung cấp

        Trong tương lai, số lượng các sản phẩm AI được thiết kế chuyên biệt cho mục đích nhất định ngày càng tăng. Khi tích hợp với sản phẩm AI này, RPA sẽ có thể tự động hóa nhiều công việc phức tạp. Khi đó, bạn có thể hình dung Robot tự động RPA được gắn thêm một cố vấn thẩm định AI.     

        Kết luận  

        Với bài viết này, chắc bạn đã có được khái niệm cơ bản về RPA cũng như những lợi ích khi áp dụng RPA. RPA sẽ mang lại cho các doanh nghiệp vô số lợi ích như nâng cao năng suất, cắt giảm chi phí, giải quyết vấn đề thiếu hụt nguồn nhân lực. RPA sẽ không chỉ là một cộng sự đáng tin cậy trong công việc mà còn hỗ trợ cải cách phương thức làm việc. Bởi vậy các bạn rất nên cân nhắc áp dụng sản phẩm này.