Contents
1. Tổng Quan Về Ngân Hàng Keiyo
Keiyo Bank (株式会社京葉銀行) là một ngân hàng địa phương có trụ sở tại tỉnh Chiba, Nhật Bản. Với định hướng không ngừng nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng dịch vụ khách hàng, ngân hàng đã mạnh dạn triển khai các sáng kiến chuyển đổi số. Một trong những điểm nhấn quan trọng chính là việc ứng dụng công nghệ Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (AI-OCR) dựa trên trí tuệ nhân tạo.
Ngay từ năm 2018, Keiyo Bank đã bắt đầu sử dụng công cụ RPA hàng đầu của Nhật Bản được cung cấp bởi tập đoàn NTT Data có tên WinActor. Đến tháng 3/2021, ngân hàng đã tự động hóa 82 quy trình, giúp giảm khối lượng công việc thủ công và tạo điều kiện để nhân viên tập trung nhiều hơn cho các công việc tiếp xúc và chăm sóc khách hàng. Tiếp tục mục tiêu tối ưu vận hành, tháng 2/2020, Keiyo Bank triển khai thêm dịch vụ AI-OCR trên nền tảng đám mây – DX Suite, là một trong các giải pháp chuyển đổi số được phát triển bởi AI Inside và được phân phối bởi tập đoàn NTT Data.
2. Những Thách Thức Gặp Phải
Quá nhiều giấy tờ cần phải xử lý
Mặc dù đã ứng dụng RPA, nhiều quy trình – đặc biệt ở bộ phận cho vay mua nhà – vẫn phải dựa nhiều vào hồ sơ giấy. Các hồ sơ xin xét duyệt vay mua nhà vẫn được nộp dưới dạng giấy, khiến nhân viên phải mất công nhập dữ liệu thủ công vào hệ thống.
Không chỉ vậy, bộ phận xử lý tra soát cũng phải tiếp nhận số lượng lớn các yêu cầu tra cứu giao dịch từ cơ quan nhà nước hoặc các tổ chức khác. Những hồ sơ này đa dạng về mẫu biểu và định dạng, buộc nhân viên phải kiểm tra thủ công, trích xuất thông tin, tra cứu trên hệ thống lõi, rồi tổng hợp thành báo cáo trả lời.
Công việc thủ công nhàm chán và tốn nhiều thời gian
Với một hồ sơ vay mua nhà, việc nhập dữ liệu bằng tay đôi khi còn nhanh hơn so với quy trình kết hợp AI-OCR và RPA. Tuy nhiên, khi phải xử lý 10 hồ sơ cùng lúc, số liệu của ngân hàng cho thấy tự động hóa giúp tiết kiệm khoảng 65% thời gian so với cách làm thủ công.
Ở bộ phận xử lý tra soát, mỗi hồ sơ tra cứu có thể mất từ 30 đến 60 phút chỉ vì khối lượng giấy tờ lớn và các biểu mẫu quá đa dạng.
Những công việc giấy tờ lặp đi lặp lại này vừa tốn thời gian, vừa tạo áp lực không nhỏ cho nhân viên chi nhánh, đồng thời làm giảm nguồn lực dành cho các hoạt động kinh doanh và chăm sóc khách hàng.
E ngại về vấn đề bảo mật
Việc áp dụng dịch vụ đám mây (cloud-based solution) trong ngành tài chính luôn đi kèm nỗi lo về bảo mật thông tin khách hàng. Đặc biệt, AI-OCR phải tải hình ảnh tài liệu giấy lên môi trường đám mây, nên càng đòi hỏi những tiêu chuẩn bảo mật chặt chẽ để tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của ngành.
3. Giải Pháp Keiyo Bank Triển Khai
Triển khai RPA WinActor
Từ năm 2018, Keiyo Bank đã tự xây dựng các kịch bản RPA nhờ WinActor. Nhờ vậy, ngân hàng có thể tự động hóa nhiều quy trình, từ xử lý hồ sơ đăng ký trực tuyến, tra cứu hệ thống đến nhập dữ liệu. Tính tới tháng 3/2021, ngân hàng đã tự động hóa thành công 82 quy trình.
Ông Toshihiro Kubota, Phòng Kế hoạch CNTT của Keiyo Bank, chia sẻ:
“Việc áp dụng RPA giúp chúng tôi tập trung nguồn lực cho những công việc tạo ra giá trị cao hơn. Chúng tôi tin rằng việc kết hợp AI-OCR với RPA sẽ càng nâng tầm giá trị của các kịch bản tự động hóa. Chúng tôi muốn tiếp tục cải tiến và mở rộng tự động hóa cho nhiều nghiệp vụ hơn nữa.”
Triển khai DX Suite
Tháng 2/2020, Keiyo Bank bắt đầu áp dụng DX Suite, một dịch vụ AI-OCR chạy trên nền tảng đám mây AWS. Giải pháp này giúp chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu số có cấu trúc với độ chính xác cao.
Ban đầu, ngân hàng dùng DX Suite để số hóa hồ sơ xét duyệt vay mua nhà. Các tài liệu giấy được scan và tải lên DX Suite, nơi hệ thống tự động trích xuất dữ liệu văn bản và chuyển thành dữ liệu có cấu trúc. WinActor sau đó tự động nhập dữ liệu này vào hệ thống lõi của ngân hàng.
Sau bước thử nghiệm thành công, DX Suite tiếp tục được mở rộng sang bộ phận xử lý tra soát, giúp tự động trích xuất dữ liệu từ nhiều loại biểu mẫu khác nhau để xử lý tiếp bằng RPA.
Bà Tatsuko Chanoki, Phòng Kế hoạch CNTT của Keiyo Bank, chia sẻ:
“Dù có nhiều trở ngại, nhất là về bảo mật, nhưng việc giải quyết được những vấn đề đó và đưa DX Suite lên môi trường đám mây thực sự là bước tiến lớn. Trong tương lai, chúng tôi sẽ tiếp tục mở rộng mô hình xử lý tập trung vì nó đã chứng minh được hiệu quả.”
Đảm bảo an ninh bảo mật
Do yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt của ngành ngân hàng, Keiyo Bank đã thực hiện hàng loạt biện pháp để đảm bảo an toàn dữ liệu:
- Thẩm định nhà cung cấp DX Suite dựa trên hơn 30 tiêu chí, bao gồm bảo mật trung tâm dữ liệu, quản lý tài khoản người dùng, giám sát vận hành, và nhiều yếu tố khác.
- Giới hạn quyền truy cập vào DX Suite chỉ từ những địa chỉ IP xác định trong môi trường thin-client (máy tính người dùng có cấu hình tối thiểu) của ngân hàng, đảm bảo dữ liệu chỉ được truyền tải qua kênh an toàn.
- Luôn giám sát lưu lượng truy cập để phát hiện sớm bất kỳ dấu hiệu bất thường nào và kịp thời xử lý.
4. Quy Trình Triển Khai
Giai đoạn 1: Thử nghiệm ban đầu
DX Suite được thử nghiệm trước tiên với hồ sơ vay mua nhà. Kết quả cho thấy, khi xử lý một hồ sơ lẻ, thời gian tự động hóa có thể lâu hơn một chút so với nhập tay. Nhưng khi xử lý nhiều hồ sơ cùng lúc, tự động hóa giúp tiết kiệm đáng kể thời gian.
Giai đoạn 2: Mở rộng quy mô ứng dụng sang các phòng ban khác
Nhờ kết quả khả quan, Keiyo Bank tiếp tục mở rộng DX Suite sang bộ phận xử lý tra soát. Hệ thống có thể trích xuất dữ liệu từ nhiều loại biểu mẫu giấy khác nhau, để WinActor tự động thực hiện các bước như tra cứu thông tin và lập báo cáo.
Giai đoạn 3: Áp dụng mô hình xử lý tập trung
Ngân hàng đã áp dụng mô hình xử lý tập trung tại trụ sở chính, nơi toàn bộ tài liệu scan từ các chi nhánh được tập hợp về xử lý. Mô hình này giúp nâng cao hiệu suất làm việc và giảm khối lượng công việc tại các chi nhánh.
5. Thành Tựu Sau Khi Keiyo Bank Triển Khai RPA & OCR
Tiết kiệm thời gian đáng kể
Keiyo Bank cho biết nhờ tự động hóa 82 quy trình bằng WinActor và DX Suite, ngân hàng đã tiết kiệm được tổng cộng 26.737 giờ xử lý thủ công.
Tăng tốc độ xử lý
Đặc biệt, trong các tình huống xử lý khối lượng lớn như nhập đồng thời 10 hồ sơ vay mua nhà, thời gian xử lý đã giảm tới 65% so với cách làm thủ công.
Tối ưu nguồn nhân lực
Việc giảm bớt những công việc lặp đi lặp lại giúp nhân viên ngân hàng có thêm thời gian tập trung cho các hoạt động kinh doanh và chăm sóc khách hàng.
Đảm bảo tuân thủ bảo mật
Nhờ các bước kiểm soát chặt chẽ và các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt, Keiyo Bank đã triển khai thành công dịch vụ trên nền tảng đám mây mà vẫn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của ngành ngân hàng.
Kết Luận
Hành trình chuyển đổi số của Keiyo Bank cho thấy sức mạnh của việc kết hợp công nghệ RPA và AI-OCR trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc. Nhờ WinActor và DX Suite, ngân hàng không chỉ cắt giảm được khối lượng giấy tờ, tiết kiệm hàng chục ngàn giờ làm việc, mà còn tạo điều kiện để đội ngũ nhân viên tập trung nhiều hơn vào các công việc mang lại giá trị cao cho khách hàng.
Câu chuyện thành công của Keiyo Bank chính là nguồn cảm hứng cho nhiều tổ chức tài chính đang muốn tìm cách cân bằng giữa đổi mới công nghệ, hiệu quả vận hành và bảo mật dữ liệu. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang phải vật lộn với đống giấy tờ và những quy trình thủ công phức tạp, Keiyo Bank chính là minh chứng rằng, chỉ cần có công cụ phù hợp và một lộ trình rõ ràng, bạn hoàn toàn có thể trở thành câu chuyện thành công tiếp theo.
Liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn và trở thành doanh nghiệp tiếp theo bứt phá thành công trên hành trình chuyển đổi số nhé!