BỆNH VIỆN HAKUAI TỐI ƯU HÓA XỬ LÝ DỮ LIỆU VÀ NÂNG CAO AN TOÀN Y TẾ VỚI GIẢI PHÁP RPA WINACTOR

Tại Nhật Bản, quá trình chuyển đổi số y tế (Medical DX) đang diễn ra mạnh mẽ – đặc biệt với các sáng kiến như xây dựng nền tảng y tế toàn quốc và chuẩn hóa hồ sơ bệnh án điện tử (EMR). Với Bệnh viện Hakuai, điều này đồng nghĩa với việc nhiều công việc hành chính và di chuyển dữ liệu thường kỳ trở thành “nút thắt cổ chai”, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành và cả an toàn y tế. Ban lãnh đạo nhận thấy rằng tự động hóa các quy trình trọng yếu sẽ giúp giảm tải công việc, nâng cao chất lượng chăm sóc bệnh nhân và tạo thêm thời gian để đội ngũ y tế tập trung vào tương tác lâm sàng.

Vì vậy, bệnh viện Hakuai đã lựa chọn WinActor để tự động hóa các thao tác liên quan đến EMR, tổng hợp dữ liệu, đối chiếu mã master, và kiểm tra lịch sử tác dụng phụ – với mục tiêu kép: tăng hiệu quả vận hành và nâng cao an toàn y tế.

Thông tin về khách hàng

Bệnh viện Hakuai trực thuộc Doaikai Medical Corporation (社会医療法人同愛会), tọa lạc tại 1880 Ryōmitsu Yanagi, Yonago-shi, Tottori-ken. Được thành lập vào tháng 10/1921, bệnh viện đã phục vụ cộng đồng địa phương hơn một thế kỷ, cung cấp dịch vụ điều trị giai đoạn cấp tính và hợp tác chặt chẽ với các cơ quan y tế quốc gia.

Thách thức

Bệnh viện đối mặt với những khó khăn lớn:

• Việc sắp xếp và xử lý khoảng 230.000 hồ sơ bệnh nhân trong hệ thống EMR cũ hoàn toàn không thể tiếp tục thực hiện theo cách thủ công, và bệnh viện không tìm được phương án khả thi bằng lao động con người.
• Với kỳ vọng rằng RPA có thể giúp quá trình di chuyển dữ liệu trở nên khả thi, bệnh viện đã chính thức triển khai WinActor vào tháng 6/2024.

Mục tiêu tự động hóa

Bệnh viện Hakuai đề ra ba mục tiêu rõ ràng:

1. Giảm tải cho khoa Dược khi mỗi tháng phải trích xuất và tổng hợp dữ liệu vật tư y tế (bao gồm lượng tiêu thụ thuốc và doanh thu) từ hệ thống kế toán – vốn tốn rất nhiều thời gian thao tác thủ công.
2. Đối chiếu khoảng 1.200 mục usage-master của hệ thống EMR cũ sang mã master chuẩn phục vụ kê đơn điện tử – vốn có thể mất khoảng 30 giờ nếu làm thủ công (tính 1,5 phút cho mỗi mục).
3. Tăng cường an toàn y tế bằng việc tự động tạo danh sách xác nhận bệnh nhân có đăng ký tác dụng phụ mới mỗi tuần, đảm bảo không bỏ sót trường hợp nào cần theo dõi.

Triển khai tự động hóa

Tự động tổng hợp dữ liệu tiêu thụ thuốc hàng tháng

WinActor tự động trích xuất dữ liệu từ hệ thống kế toán, tính toán mức chi phí trên mỗi đơn vị thuốc và tạo báo cáo tổng hợp. Quy trình mất 2–3 giờ (thậm chí nửa ngày) trước đây nay rút xuống 10–15 phút.

“Vì WinActor đặc biệt hiệu quả với các công việc lặp đi lặp lại, nên chúng tôi quyết định bắt đầu tự động hóa từ những nhiệm vụ thủ công của khoa Dược. Công việc điều trị vốn đã rất bận rộn, nên khi tối ưu được thủ tục hành chính, chúng tôi có thêm thời gian trực tiếp chăm sóc bệnh nhân.”
– Ông Junichi Kato – Khoa Dược & Phòng Quản lý Hệ thống Thông tin, Bệnh viện Hakuai nói.

Tự động đối chiếu mã dùng của EMR sang mã chuẩn

Từ công việc dự kiến 30 giờ thủ công, WinActor giúp rút xuống còn khoảng 6 giờ chạy tự động sau 12 giờ xây dựng kịch bản – chỉ còn 1/5 khối lượng công việc.

Tự động kiểm tra lịch sử tác dụng phụ

WinActor trích xuất danh sách các đăng ký tác dụng phụ trong tuần, phát hiện các ghi nhận mới và tự động tạo danh sách xác nhận nhằm giảm rủi ro bỏ sót và ngăn ngừa sai sót khi kê đơn.

Lý do chọn WinActor và khả năng tích hợp

Ngoài nền tảng giải pháp phong phú và kinh nghiệm triển khai, điều khiến bệnh viện quyết định triển khai WinActor là tinh thần đồng hành của nhà cung cấp – không chỉ là bán phần mềm mà là hợp tác phát triển chuyển đổi số.

“WinActor có rất nhiều ví dụ thực tế và đầy đủ kiến thức để hiện thực hóa những gì chúng tôi muốn làm. Nhưng điều cho chúng tôi quyết định cuối cùng là cảm nhận sự nhiệt tình từ phía nhà cung cấp – ‘chúng tôi muốn đồng hành để hỗ trợ Bệnh viện Hakuai’. Điều đó khiến chúng tôi tin tưởng rằng có thể cùng hợp tác để thúc đẩy DX, và đó là lý do WinActor được lựa chọn.”
– Ông Seido Yagura – Trợ lý Trưởng phòng, Phòng Quản lý Hệ thống Thông tin, Bệnh viện Hakuai chia sẻ.

Dự án di chuyển dữ liệu EMR – trích xuất dữ liệu PDF từ hệ thống cũ và lưu lại theo cách có thể truy cập được trên EMR mới – được hoàn thành trong khoảng 4 tháng, nhờ các tính năng nâng cao của WinActor (bao gồm nhận diện hình ảnh).

Kết quả đạt được

“Chúng tôi cần lan tỏa RPA trong toàn bệnh viện, xây dựng đội ngũ có thể tự thiết kế kịch bản và tìm ra các nhiệm vụ có thể tự động hóa. Mỗi khoa phòng chỉ cần một người tham gia, vận hành kịch bản mỗi ngày và ứng dụng trực tiếp – điều đó giúp hiểu sâu hơn về WinActor. Chúng tôi kỳ vọng điều này sẽ tiếp tục cải thiện hiệu quả và góp phần tạo ra môi trường y tế an toàn hơn cho bệnh nhân.”
– Ông Seido Yagura nói.

Đồng hành trong hành trình chuyển đổi số y tế cùng WinActor

Nếu tổ chức của bạn đang tìm giải pháp giảm tải công việc hành chính, tăng tốc di chuyển dữ liệu hoặc nâng cao chất lượng & an toàn điều trị thông qua tự động hóa, WinActor là lựa chọn đã được kiểm chứng. Hành trình của Bệnh viện Hakuai cho thấy RPA không chỉ là công cụ cắt giảm chi phí – mà là đòn bẩy chiến lược giúp nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng chăm sóc y tế.

👉 Liên hệ với đội ngũ WinActor để tìm hiểu cách RPA có thể mang lại giá trị thiết thực cho bệnh viện hoặc tổ chức y tế của bạn.

• Share on Facebook
• Tweet on Twitter
• Share on LinkedIn
• Pin on Pinterest
• Save to pocket
• Share on Reddit
• Share via Email