Có bao nhiêu loại RPA và license RPA? Ưu nhược điểm và phương pháp áp dụng mỗi loại trong từng nghiệp vụ, doanh nghiệp như thế nào để cho hiệu quả tối ưu? Đây là thắc mắc của đa số doanh nghiệp khi lựa chọn các giải pháp tự động hóa quy trình. Cùng theo dõi bài viết để hiểu và phân biệt được sản phẩm quý vị nhé!
Hiện nay, robot tự động hóa quy trình (RPA) đang ngày chứng minh vị thế của mình trên thị trường công nghệ nhờ khả năng cải thiện đáng kể hiệu quả kinh doanh, tối ưu chi phí cũng như mang lại lợi tức đầu tư cao. Để có thể lựa chọn sản phẩm RPA phù hợp với từng doanh nghiệp hay nghiệp vụ cụ thể, chúng ta cần phân biệt các loại RPA và license RPA đồng thời nắm rõ ưu nhược điểm của nó.
Contents
1. Attended RPA và Unattended RPA
Trước tiên, RPA có thể được chia thành 2 loại chính: attended RPA (RPA đi kèm) và unattended RPA (RPA không đi kèm)
Attended RPA
Attended RPA là robot được cài đặt cố định cho một người dùng nhất định và cần tới sự can thiệp của người dùng để thực hiện tự động hóa. Loại RPA này có thể hoạt động song song với người dùng và tự động khởi động bởi một số thao tác nhất định của người dùng trên máy tính. Vì thế, attended RPA còn được gọi là robot trợ lý cá nhân hay phần mềm trợ lý.
Với nguyên lý hoạt động đó, attended RPA thường được ứng dụng trong các nghiệp vụ front-office và các quy trình không thể tự động hóa toàn bộ mà cần tới quyết định của người dùng tại một số thời điểm nhất định.
Ưu điểm nổi trội của RPA đi kèm là nó cho phép người dùng điều phối nhanh chóng những nghiệp vụ đơn giản như tìm kiếm hay chuyển đổi dữ liệu. Ví dụ, attended RPA có thể được ứng dụng trong trung tâm chăm sóc khách hàng trong khi nhân viên thực hiện cuộc gọi với khách hàng. Attended bot khi đó sẽ tự động tìm kiếm dữ liệu của khách hàng tại một ứng dụng và tự động nhập dữ liệu đó sang một ứng dụng khác. Bằng cách này, nhân viên sẽ không phải mất nhiều thời gian chuyển đổi dữ liệu giữa 2 ứng dụng và có thể tập trung vào cuộc đối thoại với khách hàng.
Unattended RPA
Nếu như attended RPA chỉ chạy trên máy tính của một người dùng cố định, unattended RPA lại thường hoạt động trên server của một tổ chức và không cần tới sự can thiệp của con người. Tuy nhiên, không có nghĩa loại robot này giống với AI (trí thông minh nhân tạo) bởi chúng không có khả năng tự học. Loại bot này không cần tới sự can thiệp từ người dùng là bởi chúng có thể tự động khởi động bởi sự kiện nhất định nào đó hoặc được lập trình sẵn.
Thay vì được khởi động bởi một người dùng nhất định, sản phẩm này có khả năng thực hiện những quy trình được thiết lập sẵn dựa trên schedule (đặt lịch), API, hoặc một sự kiện được định nghĩa sẵn như khi có email được gửi tới hay cơ sở dữ liệu bị thay đổi. Nó có thể tự động tổng hợp, phân loại, xác định, phân tích và phân phối lượng dữ liệu lớn của toàn bộ tổ chức.
Tuy attended RPA và unattended RPA có những lợi thế riêng biệt, nhưng chúng không phải hai giải pháp xung khắc với nhau. Thậm chí, nếu được kết hợp, 2 loại RPA này còn có thể tối ưu hiệu quả áp dụng lên rất nhiều lần.
2. Floating license và node-locked license
Thông thường, các giải pháp RPA sẽ được phát hành dưới 1 trong 2 dạng license: node-locked và floating.
Node-locked license
Node-locked license chỉ phần mềm được gắn cố định trong một máy tính duy nhất, không giới hạn số lượng người dùng tại cùng thời điểm và không yêu cầu người dùng phải kết nối với license server.
Floating license
Floating license chỉ cho phép một người dùng nhưng có thể sử dụng tại bất kỳ một máy tính nào có kết nối tới server xác định. Ưu điểm của của floating license là người dùng có thể chia sẻ phần mềm giữa nhiều máy tính khác nhau, đồng thời cho nhiều nghiệp vụ chạy cùng một thời điểm.
Tuy nhiên, loại license này sẽ chỉ hoạt động khi được kết nối với server, kéo theo những rủi ro trong trường hợp máy sập hay mạng mất kết nối. Ngoài ra, floating license cũng sẽ không thể hoạt động nếu môi trường hay hệ điều hành chặn socket hay hoạt động network. Bên cạnh đó, ưu điểm của node-locked license là nó không yêu cầu người dùng phải kết nối với license server. Tuy nhiên, loại license này sẽ chỉ có thể sử dụng tại duy nhất một máy tính được cài đặt.
Với những đặc tính khác nhau, mỗi loại RPA hay license RPA có những ưu thế riêng tùy vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu bộ phận kế toán trong doanh nghiệp muốn sử dụng RPA vào thời điểm cuối tháng cho nghiệp vụ nhập dữ liệu hóa đơn, còn bộ phận IT có nhu cầu sử dụng RPA vào giữa tháng để nhập batch lên hệ thống, thì doanh nghiệp có thể lựa chọn node-locked license. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp mong muốn sử dụng RPA cho nhiều nghiệp vụ hay nhiều nhân viên tại cùng một thời điểm, thì loại floating license sẽ là sự lựa chọn phù hợp hơn.