Trong lĩnh vực tài chính và kế toán, hiệu quả thường được đo bằng khả năng quản lý các tác vụ lặp đi lặp lại mà vẫn đảm bảo độ chính xác. Thông thường, những quy trình lớn như đối soát, lập hóa đơn hay chốt sổ cuối tháng sẽ nhận được nhiều sự quan tâm nhất. Nhưng bên cạnh đó, cũng có những tác vụ nhỏ tưởng chừng đơn giản nhưng lại ngốn khá nhiều thời gian. Một trong số đó chính là việc tải báo cáo từ hệ thống lõi.
Thoạt nhìn, công việc này có vẻ vụn vặt. Nhưng khi được lặp lại mỗi ngày, bởi nhiều nhân viên khác nhau, nó dần trở thành một “lỗ hổng” âm thầm bào mòn năng suất. Nhận thấy điều này, bộ phận tài chính của công ty khách hàng chúng tôi đã triển khai WinActor – công cụ RPA hàng đầu Nhật Bản được cung cấp bởi Tập đoàn NTT Data – để tự động hóa quy trình tải báo cáo. Kết quả đạt được cho thấy ngay cả những quy trình nhỏ bé nhất cũng có thể mang lại lợi ích lớn khi được tự động hóa.
Contents
Thách thức: Công việc nhỏ nhưng tốn sức lớn
Các phòng tài chính thường xuyên phải dựa vào báo cáo hệ thống để phục vụ cho công tác lập ngân sách, kiểm toán hay các nghiệp vụ kế toán định kỳ. Tuy cần thiết, nhưng việc tải báo cáo thủ công lại kéo theo nhiều bất cập:
- Trùng lặp: Nhiều nhân viên cùng tải một loại báo cáo, gây lãng phí thời gian.
- Sai sót: Dễ nhầm lẫn khi lưu nhầm phiên bản hoặc đặt sai thư mục.
- Mất năng suất: Thời gian xử lý báo cáo đáng ra có thể dành cho phân tích hoặc ra quyết định.
Khi đo lường trong một năm, phòng tài chính nhận thấy chỉ riêng việc tải báo cáo đã tiêu tốn gần 300 giờ làm việc – tương đương gần 2 tháng công sức của một nhân viên toàn thời gian.
Giải pháp WinActor: Chuẩn hóa quy trình tải báo cáo
Để khắc phục tình trạng này, nhóm đã ứng dụng WinActor để tự động hóa toàn bộ quá trình tải báo cáo từ hệ thống, mô phỏng lại các thao tác nhân viên vẫn làm hằng ngày nhưng với tốc độ và độ chính xác cao hơn nhiều.
Quy trình sau khi áp dụng WinActor gồm các bước:
- Kết nối Excel: Danh sách báo cáo cần tải được lưu trong file Excel, thuận tiện để cập nhật khi có thay đổi.
- Thực thi tự động: WinActor đọc dữ liệu từ Excel, hiển thị danh sách và thực hiện tải theo lựa chọn của người dùng.
- Đăng nhập hệ thống: Bot tự động đăng nhập vào hệ thống lõi.
- Chọn báo cáo: Chọn đúng kỳ báo cáo, đúng biểu mẫu cần tải.
- Lưu trữ có hệ thống: Báo cáo được lưu trực tiếp vào thư mục chỉ định, với quy ước đặt tên chuẩn hóa.
- Xác nhận cuối cùng: Nhân viên chỉ cần kiểm tra nhanh để đảm bảo tính giám sát.
Điểm đáng chú ý là quy trình này chạy ngay trên máy tính của người dùng, không cần đến máy chủ riêng biệt, giúp tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa triển khai.
Kết quả: Tiết kiệm thời gian, giảm lỗi, nâng cao trải nghiệm
Việc ứng dụng WinActor mang lại những con số ấn tượng:
- Tiết kiệm 95% thời gian: Từ 300 giờ/năm chỉ còn 15 giờ.
- Giảm sai sót: Loại bỏ lỗi từ thao tác lặp thủ công.
- Đồng nhất quy trình: Báo cáo luôn được tải và lưu theo chuẩn, tránh lộn xộn.
- Nhân viên hài lòng hơn: Họ được giải phóng khỏi việc đơn điệu để tập trung vào phân tích và ra quyết định.
Góc nhìn cho các lãnh đạo tài chính
Câu chuyện này cho thấy một điều quan trọng: tự động hóa không chỉ dành cho những quy trình “lớn”. Dù nhiều doanh nghiệp thường bắt đầu với hóa đơn hay đối chiếu số liệu, thì những việc nhỏ như tải báo cáo cũng có thể mang lại giá trị bất ngờ nếu được tối ưu.
Với các lãnh đạo tài chính, đây là lời nhắc nhở rằng: hãy quan sát kỹ toàn bộ những công việc lặp lại trong phòng ban. Khi cộng dồn theo thời gian và qua nhiều nhân sự, một tác vụ nhỏ có thể trở thành gánh nặng lớn cho năng suất.
Triển khai WinActor, phòng tài chính này không chỉ tiết kiệm được hàng trăm giờ làm việc, mà còn thiết lập được một quy trình minh bạch, có kiểm soát và ổn định. Báo cáo giờ đây luôn được tải đúng hạn, chính xác và quản lý chặt chẽ – mà gần như không tốn công sức thủ công.
Vì sao WinActor phù hợp cho trường hợp này
Điểm mạnh nằm ở khả năng tích hợp linh hoạt. WinActor có thể tương tác trực tiếp với Excel và hệ thống nghiệp vụ sẵn có, nên nhân viên không cần học một nền tảng mới. Họ vẫn dùng Excel quen thuộc, còn WinActor lo phần xử lý phức tạp phía sau.
Bên cạnh đó, thiết kế gọn nhẹ cho phép bot chạy ngay trên máy nhân viên, không cần đầu tư hạ tầng bổ sung. Điều này giúp phòng ban dễ dàng đạt được “thắng lợi nhanh” mà không mất nhiều thời gian triển khai. WinActor phiên bản mới nhất 7.6 đã được tích hợp AI, mang đến trải nghiệm thân thiện hơn và giúp ngay cả những người không có kiến thức IT cũng dễ dàng tạo kịch bản một cách thuận lợi.
Việc tự động hóa tải báo cáo trong tài chính ngân hàng bằng WinActor chứng minh rằng: những quy trình tưởng chừng đơn giản vẫn có thể mang lại lợi ích rõ rệt khi được tự động hóa. Bằng cách nhắm vào một hoạt động quen thuộc nhưng tốn thời gian, nhóm tài chính đã giảm khối lượng công việc tới 95%, hạn chế sai sót và giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ giá trị cao hơn.
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào đang tìm cách cải thiện hiệu suất, đây là minh chứng rằng: bắt đầu từ những việc nhỏ, bạn vẫn có thể thu về kết quả lớn.
Bạn muốn khám phá những cơ hội tương tự trong bộ phận tài chính của mình? Hãy đặt lịch tư vấn cùng chuyên gia của chúng tôi để thấy rõ nhóm của bạn có thể tiết kiệm bao nhiêu thời gian nhé!