Khi doanh nghiệp quyết định triển khai Robotic Process Automation (RPA), họ thường đối mặt với một bài toán quen thuộc: nên ưu tiên hiệu quả chi phí hay tính dễ sử dụng? Nhiều nền tảng RPA hứa hẹn đáp ứng cả hai yếu tố, nhưng trên thực tế, doanh nghiệp часто phải chọn giữa những công cụ quá đắt để mở rộng hoặc quá phức tạp để người dùng nghiệp vụ có thể áp dụng.
Thách thức không nằm ở việc chọn công cụ RPA rẻ nhất hay tiên tiến nhất. Điều quan trọng là tìm ra một cách tiếp cận cân bằng, mang lại giá trị dài hạn nhưng vẫn dễ tiếp cận với người dùng trong toàn tổ chức.
Contents
Sự đánh đổi tiềm ẩn giữa chi phí và tính dễ sử dụng
Thoạt nhìn, chi phí RPA có vẻ khá rõ ràng: phí bản quyền, hạ tầng và chi phí triển khai. Tuy nhiên, chi phí thực sự của RPA thường nằm ở những yếu tố ít được nhìn thấy.
Các công cụ phức tạp đòi hỏi đào tạo chuyên sâu, sự tham gia lớn của IT và chu kỳ phát triển dài. Dù mạnh mẽ, chúng có thể làm chậm tiến độ tự động hóa và hạn chế khả năng mở rộng. Ngược lại, những công cụ chi phí thấp có thể thiếu khả năng mở rộng, governance hoặc tích hợp hệ thống, dẫn đến tự động hóa rời rạc và chi phí bảo trì tăng lên theo thời gian.
Đó là lý do vì sao “hiệu quả chi phí” không chỉ đơn thuần là giá rẻ, và “dễ sử dụng” không đồng nghĩa với đơn giản. Một giải pháp RPA thực sự hiệu quả phải giúp giảm tổng chi phí sở hữu (TCO) đồng thời trao quyền cho cả đội ngũ business và IT.
Định nghĩa lại “hiệu quả chi phí” và “dễ sử dụng” trong RPA
Để đạt được sự cân bằng này, doanh nghiệp cần thay đổi cách đánh giá công cụ RPA.
Một nền tảng RPA hiệu quả chi phí nên cung cấp:
- Mô hình định giá dự đoán được và có khả năng mở rộng
- Yêu cầu hạ tầng tối thiểu
- Triển khai nhanh và chi phí bảo trì thấp
- ROI cao từ các quy trình kinh doanh thực tế
Trong khi đó, một công cụ RPA dễ sử dụng cần hỗ trợ nhiều nhóm người dùng:
- Người dùng nghiệp vụ muốn tự động hóa mà không cần kỹ năng kỹ thuật chuyên sâu
- Đội ngũ IT chịu trách nhiệm về bảo mật, tích hợp và governance
- Đội vận hành tập trung vào hiệu suất và độ ổn định
Các tính năng then chốt giúp đạt được cả hai mục tiêu bao gồm giao diện trực quan, khả năng tái sử dụng thành phần tự động hóa, governance tích hợp sẵn và mô hình triển khai linh hoạt như RPA dựa trên SaaS.
Chiến lược thực tiễn để lựa chọn công cụ RPA phù hợp
Thay vì chạy theo danh sách tính năng, doanh nghiệp nên áp dụng cách tiếp cận thực tế khi triển khai RPA.
Trước hết, hãy bắt đầu với các quy trình có tác động lớn nhưng độ phức tạp thấp. Những “quick wins” này giúp chứng minh giá trị sớm và tạo động lực cho đầu tư tiếp theo. Đồng thời, thiết kế tự động hóa với tư duy mở rộng, đảm bảo bot, workflow và framework governance có thể tái sử dụng giữa các phòng ban.
Tiếp theo, cần cân nhắc tính linh hoạt trong triển khai. RPA dựa trên SaaS có thể giảm đáng kể chi phí ban đầu và gánh nặng IT, trong khi mô hình on-premise vẫn cần thiết trong các bối cảnh yêu cầu tuân thủ hoặc kiểm soát dữ liệu. Lựa chọn nền tảng hỗ trợ cả hai mô hình giúp doanh nghiệp thích ứng với nhu cầu thay đổi.
Cuối cùng, tập trung vào khả năng tái sử dụng và chuẩn hóa. Template, thành phần dùng chung và tiêu chuẩn thiết kế nhất quán giúp giảm thời gian phát triển và chi phí bảo trì, từ đó mở rộng tự động hóa dễ dàng hơn mà không làm tăng độ phức tạp.
Đặt đúng câu hỏi trước khi đầu tư RPA
Trước khi lựa chọn công cụ RPA, lãnh đạo doanh nghiệp cần đặt ra những câu hỏi quan trọng:
- Nền tảng có thể mở rộng mà không làm chi phí tăng đột biến không?
- Công cụ có phù hợp cho cả người dùng kỹ thuật và phi kỹ thuật không?
- Bot có dễ bảo trì và cập nhật không?
- Nền tảng có tích hợp tốt với hệ thống doanh nghiệp hiện tại không?
- Mô hình định giá có phù hợp với chiến lược tăng trưởng dài hạn không?
Những câu hỏi này giúp doanh nghiệp tránh các sai lầm phổ biến và lựa chọn giải pháp mang lại giá trị bền vững thay vì hiệu quả ngắn hạn.
Kết luận
Triển khai công cụ RPA không chỉ là một quyết định công nghệ – mà là một khoản đầu tư chiến lược vào cách doanh nghiệp vận hành. Những sáng kiến RPA thành công nhất được xây dựng trên các nền tảng cân bằng giữa hiệu quả chi phí và tính dễ sử dụng, cho phép tự động hóa phát triển mà không tạo áp lực lên đội ngũ hay ngân sách.
WinActor cung cấp nền tảng RPA linh hoạt, được thiết kế để đáp ứng đồng thời hai yêu cầu này. Với khả năng triển khai theo mô hình SaaS và governance cấp doanh nghiệp, WinActor giúp doanh nghiệp giảm tổng chi phí sở hữu đồng thời trao quyền cho người dùng nghiệp vụ tham gia vào quá trình tự động hóa.
Bằng cách lựa chọn cách tiếp cận vừa hiệu quả chi phí vừa dễ sử dụng với WinActor, doanh nghiệp có thể tăng tốc triển khai RPA và xây dựng nền tảng mở rộng cho chuyển đổi số dài hạn.
👉 Liên hệ WinActor để trải nghiệm miễn phí và khám phá cách nền tảng RPA phù hợp có thể thay đổi chiến lược tự động hóa của bạn.