Một giám đốc tài chính phê duyệt triển khai RPA với kỳ vọng dự án sẽ hoàn vốn trong vòng 8 tháng. Nhưng sau 12 tháng, đội ngũ tài chính vẫn đang tranh luận liệu dự án có thực sự hiệu quả hay không – nhân sự không giảm, chi phí phần mềm vượt ngân sách và không ai thống nhất được ngay từ đầu thế nào mới được xem là “thành công”.
Đây là tình huống diễn ra ở nhiều doanh nghiệp mỗi năm. Vấn đề không hẳn nằm ở việc tự động hóa thất bại, mà ở chỗ ROI chưa bao giờ được xác định rõ ràng trước khi dự án bắt đầu.
Việc tính ROI cho các sáng kiến AI và RPA không đơn giản là lấy chi phí phần mềm so với khoản tiết kiệm nhân công. Doanh nghiệp cần xây dựng một khung đo lường ngay từ trước khi triển khai, thay vì đến khi dự án kết thúc mới quay lại tính toán để chứng minh khoản đầu tư là đúng đắn.
Hãy bắt đầu với công thức cơ bản, sau đó mở rộng cách tính.
Công thức quen thuộc:
ROI = (Lợi ích – Chi phí) / Chi phí
Tuy nhiên, đây mới chỉ là phần khung. Khi tính chi phí, doanh nghiệp cần bao gồm chi phí bản quyền, triển khai, quản lý thay đổi và bảo trì vận hành, chứ không chỉ tính khoản tiền mua phần mềm ban đầu.
Ở phía lợi ích, cần tính đến số giờ lao động tiết kiệm được, mức giảm sai sót, thời gian xử lý được rút ngắn và những rủi ro tuân thủ được hạn chế.
Các số liệu tham khảo trong ngành có thể giúp doanh nghiệp định hình kỳ vọng. Một số nghiên cứu cho thấy các dự án RPA thường đạt mức hoàn vốn khoảng 100%–200% trong năm đầu tiên, trong khi những chương trình có hiệu quả cao có thể đạt 300%–400%. Thời gian hoàn vốn phổ biến nằm trong khoảng 6–9 tháng. Với các quy trình lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc rõ ràng, chi phí có thể giảm khoảng 30%–80% so với xử lý thủ công.
Tuy nhiên, các con số này có thể khác nhau đáng kể tùy nguồn dữ liệu và phương pháp nghiên cứu. Vì vậy, nên xem đây là mức tham chiếu để kiểm chứng và đối chiếu với dữ liệu thực tế của doanh nghiệp, thay vì lấy nguyên các con số này đưa thẳng vào báo cáo trình ban lãnh đạo.
Những yếu tố được đo lường – và những giá trị thường bị bỏ qua
| Nhóm giá trị | Có thường được đo lường? | Vì sao quan trọng? |
| Tiết kiệm chi phí nhân công | Có, gần như luôn luôn | Dễ định lượng nhất nhưng mới phản ánh một phần giá trị |
| Giảm sai sót và công việc phải làm lại | Hiếm khi được theo dõi ngay từ đầu | Sai sót có thể kéo theo chi phí tuân thủ và chi phí phục vụ khách hàng về sau |
| Rút ngắn thời gian xử lý | Đôi khi | Tác động trực tiếp đến dòng vốn lưu động và mức độ hài lòng của khách hàng |
| Giải phóng năng lực nhân viên để làm công việc khác | Hiếm khi được định lượng | Thường là một trong những nguồn tạo ra giá trị lớn nhất nhưng khó nhìn thấy |
| Mở rộng quy mô mà không cần tăng nhân sự | Gần như không được đo lường | Giá trị này chỉ thực sự rõ rệt khi khối lượng công việc tăng đột biến |
Phần lớn các bài toán đầu tư cho tự động hóa chỉ dừng lại ở dòng đầu tiên: tiết kiệm chi phí nhân công.
Đó chính là một sai lầm.
Tự động hóa thông minh được ghi nhận có thể giúp giảm tổng chi phí quy trình gần 40% trong khoảng thời gian 3 năm. Một tỷ lệ đáng kể các dự án cũng đạt ROI dương trong vòng 12 tháng. Tuy nhiên, điều này chỉ có thể được phản ánh đầy đủ khi doanh nghiệp xây dựng một hệ thống đo lường đủ rộng để xác định chính xác giá trị được tạo ra và giá trị đó đang xuất hiện ở đâu.
Thời điểm đo lường quyết định ý nghĩa của ROI
Một con số ROI nhưng không đi kèm mốc thời gian thì gần như không có nhiều ý nghĩa.
Các quy trình đơn giản, có khối lượng lớn và dựa trên những quy tắc rõ ràng thường hoàn vốn nhanh nhất, phổ biến trong khoảng 6–9 tháng.
Trong khi đó, những dự án phức tạp hơn – chẳng hạn phải xử lý nhiều trường hợp ngoại lệ, làm việc với dữ liệu phi cấu trúc hoặc tích hợp nhiều hệ thống – có thể cần 12–24 tháng mới phát huy đầy đủ hiệu quả. Nếu chỉ đánh giá ở tháng thứ 6, một chương trình hoàn toàn đang đi đúng hướng vẫn có thể bị xem nhầm là thất bại.
Giải pháp là xây dựng lịch đo lường cố định và thống nhất ngay trước khi đưa hệ thống vào vận hành.
Trước tiên, doanh nghiệp cần thiết lập một đường cơ sở (baseline) trước khi tự động hóa. Sau đó, tiến hành đánh giá tại các mốc 90 ngày, 6 tháng và 12 tháng, đồng thời theo dõi cả:
- Lợi ích có thể định lượng: chi phí, số giờ làm việc, số lượng lỗi.
- Các chỉ số khó định lượng hơn: trải nghiệm nhân viên, mức độ hài lòng của khách hàng và khả năng tuân thủ.
Các chương trình tự động hóa hiếm khi mất sự ủng hộ của lãnh đạo chỉ vì công nghệ hoạt động không tốt. Thường thì nguyên nhân là doanh nghiệp chưa thống nhất từ đầu về thời điểm giá trị sẽ được tạo ra và thể hiện rõ ràng như thế nào. Khi chưa có bằng chứng đủ sớm, việc “chưa nhìn thấy kết quả” rất dễ bị hiểu thành “không có kết quả”.
Xây dựng đúng khung đo lường ngay từ đầu
Những doanh nghiệp mở rộng tự động hóa thành công không nhất thiết là những doanh nghiệp có dự án thử nghiệm ấn tượng nhất. Điểm khác biệt nằm ở chỗ họ xác định ROI một cách chặt chẽ trước khi triển khai và tiếp tục đo lường sau khi giai đoạn hào hứng ban đầu qua đi.
Một bảng tính được lập sau khi dự án đã triển khai thường khó thuyết phục khi bước vào vòng xét duyệt ngân sách. Ngược lại, một khung đo lường được xây dựng ngay từ đầu sẽ có cơ sở vững chắc hơn để chứng minh hiệu quả đầu tư trong dài hạn.
NTT DATA hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng bài toán này ngay từ bước đầu, kết hợp WinActor – nền tảng RPA đã được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành để triển khai tự động hóa ổn định và có kiểm soát – với hệ sinh thái các giải pháp tự động hóa thông minh và AI, giúp doanh nghiệp biến ROI từ một kỳ vọng thành giá trị có thể đo lường và chứng minh bằng dữ liệu.
Trao đổi với NTT DATA ngay hôm nay để xây dựng một bài toán đầu tư cho tự động hóa có thể đứng vững trước đánh giá sau 12 tháng, đồng thời khám phá cách WinActor có thể giúp biến khoản đầu tư tự động hóa của doanh nghiệp thành những giá trị thực tế có thể đo lường và chứng minh.