Ngoài RPA, trên thị trường còn có rất nhiều giải pháp tối ưu hiệu quả công việc cho doanh nghiệp như AI, Excel Macro, Outsourcing hay xây dựng hệ thống IT,..Vậy sự khác nhau giữa các phương pháp này là gì và được ứng dụng như thế nào tại mỗi doanh nghiệp? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời.
RPA (Robotic Process Automation) là công cụ thay thế con người thực hiện tự động công việc văn phòng đang rất được quan tâm hiện nay. Tuy nhiên, bên cạnh RPA, trên thị trường cũng xuất hiện nhiều công cụ tự động hóa khác. Bài viết này so sánh RPA với các công cụ khác để làm rõ tính hiệu quả khi áp dụng RPA.
Khác biệt giữa xây dựng hệ thống IT và RPA
Để nâng cao hiệu quả đối với những nghiệp vụ quan trọng, doanh nghiệp thường xây dựng hệ thống phần mềm. Do đó, doanh nghiệp phải chuẩn bị tài liệu kỹ thuật mô tả chi tiết hệ thống xử lý nghiệp vụ cần thiết và đặt hàng với công ty phát triển phần mềm.
Ưu điểm của việc phát triển hệ thống là những yêu cầu phức tạp của doanh nghiệp hay cấu trúc nghiệp vụ đồ sộ đều có thể được chuyên gia phần mềm đáp ứng. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, chuyên gia phần mềm bên ngoài không hiểu rõ quy trình nghiệp vụ nên phải tốn nhiều thời gian và chi phí. Do đó, doanh nghiệp thường chỉ sử dụng phương pháp này cho những nghiệp vụ quan trọng có khối lượng xử lý nhiều, xứng đáng để bỏ chi phí lớn.
Ngược lại, RPA là phần mềm có sẵn và không yêu cầu kiến thức chuyên môn về lập trình; bất kỳ nhân viên nào cũng có thể dễ dàng cài đặt và sử dụng để nâng cao hiệu quả nghiệp vụ với chi phí thấp và thời gian nhanh hơn. Vì vậy, RPA hoạt động cực kỳ hiệu quả trong việc cải tiến nghiệp vụ của doanh nghiệp vừa và nhỏ – những doanh nghiệp không có điều kiện để xây dựng hệ thống tự động.
Sự khác biệt giữa AI và RPA
AI là công nghệ được phát triển như vũ bão những năm gần đây, giống với RPA ở chỗ đều là công cụ thay thế lao động trí óc tự động thực hiện công việc. Hai công nghệ này có những ưu thế riêng nên chúng không cạnh tranh mà có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau.
RPA là công cụ ghi nhớ quy trình thực hiện công việc để tự động thực hiện những thao tác trên máy tính. Ngược lại, AI là công cụ trí tuệ nhân tạo có tính năng giống như não bộ và giác quan của con người nên thường được ứng dụng trong lĩnh vực nhận dạng hình ảnh/ âm thanh. Hiện nay, trên thị trường xuất hiện giải pháp “sử dụng RPA xử lý dữ liệu đã qua hiệu chỉnh bằng AI”. Sự kết hợp này được dự đoán sẽ trở thành xu thế chính trong tương lai.
Sự khác biệt giữa Outsourcing (Thuê ngoài) và RPA
Outsourcing là khái niệm chỉ việc thuê doanh nghiệp bên ngoài thực hiện một phần công việc của doanh nghiệp. Doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp này để bổ sung nguồn nhân lực chuyên môn thiếu hụt, hay để nhân viên của mình tập trung vào những nghiệp vụ chính. So với việc tự xử lý công việc nội bộ, Outsourcing dễ đáp ứng với sự thay đổi về chất và lượng của công việc. Hiện nay, outsourcing những công việc cố định dễ tiêu chuẩn hóa từ các nước phát triển sang các nước đang phát triển có mức lương thấp hơn đang ngày một phổ biến.
Outsourcing quy mô lớn giúp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp ủy thác không trực tiếp can thiệp vào công việc của nhân viên thuê ngoài mà thường quản lý tiến độ công việc thông qua cán bộ quản lý của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thuê ngoài. Điều này làm cho doanh nghiệp ủy thác không thể hiệu chỉnh nội dung công việc khi cần.
Ngược lại, nếu sử dụng RPA, doanh nghiệp có thể ủy thác công việc cho nhân viên số (digital labor) dưới sự quản lý trực tiếp của mình. Khi đó, nhân viên nghiệp vụ của doanh nghiệp sẽ chủ động được với mọi công việc và có thể hiệu chỉnh nội dung công việc bất cứ lúc nào. Do đó, công cụ này tỏ ra hữu hiệu khi doanh nghiệp muốn tự động hóa những công việc đơn giản nhưng thường xuyên thay đổi.
Ngoài ra, đối với các hoạt động xử lý thông tin bảo mật, doanh nghiệp sẽ không thể ủy thác cho đơn vị bên ngoài, khi đó, sử dụng RPA sẽ là giải pháp tối ưu.
Sự khác biệt giữa Excel Macro và RPA
Microsoft Excel Macro cũng là một công cụ phổ biến bởi khả năng tự động thực hiện những công việc có logic cố định trên máy tính. Nhờ được tiêu chuẩn hóa, Excel Macro sở hữu lượng khách hàng tiềm năng tương đối lớn. Bên cạnh đó, với khả năng xử lý dữ liệu đa dạng và phức tạp, nhiều khi Macro còn được sử dụng để xây dựng hệ thống gần giống với các hệ thống lõi.
RPA và Excel Macro có nhiều điểm chung. Tuy nhiên, về nguyên tắc, Excel Macro chỉ hoạt động trên một phần mềm, trong khi RPA có thể sử dụng trên mọi ứng dụng chạy trên Windows. Có thể nói, RPA có thể phát huy sở trường của mình trong những công việc có logic cố định trên nhiều ứng dụng.
Excel Macro sử dụng ngôn ngữ lập trình VBA nên ngoài người xây dựng chương trình, những người khác thường rất khó đọc hiểu, gây khó khăn nếu thay đổi người phụ trách. Trong khi đó, RPA không yêu cầu người dùng phải có background về IT nên bất kỳ ai cũng dễ dàng sử dụng, tùy chỉnh để phù hợp với sự thay đổi môi trường nghiệp vụ.
Tóm lại, RPA có thể áp dụng nhanh chóng, hiệu quả với chi phí thấp cho những hoạt động mà công nghệ trước đây không thể tự động hóa, hay tự động hóa chưa triệt để; sớm mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.