Contents
Tóm tắt:
| Thách thức: Xử lý hàng nghìn hóa đơn thủ công mỗi tháng tốn quá nhiều thời gian, phát sinh chi phí nhân công cao và tiềm ẩn rủi ro sai sót. Giải pháp: Triển khai WinActor RPA để tự động hóa việc lập và ký hóa đơn điện tử, đồng bộ với hệ thống hiện có. Kết quả: Thời gian xử lý giảm 50% Chi phí vận hành giảm khoảng 50% Loại bỏ sai sót, nâng cao độ chính xác Nhân viên thoát khỏi công việc lặp lại nhàm chán để tập trung vào những công việc mang tính quyết định |
Trong ngành sản xuất, hiệu quả vận hành là yếu tố quyết định để giữ lợi thế cạnh tranh. Khi doanh nghiệp mở rộng, khối lượng công việc hành chính – đặc biệt trong quản lý đơn hàng và hóa đơn – thường tăng nhanh. Nếu duy trì thủ công, doanh nghiệp không chỉ lãng phí nhiều giờ công mà còn đối mặt với chi phí cao và nguy cơ sai sót.
Robotic Process Automation (RPA) mang đến lời giải cho những thách thức này. Tự động hóa các tác vụ lặp lại giúp doanh nghiệp tăng tốc độ xử lý, nâng cao độ chính xác và để nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ mang tính chiến lược.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một câu chuyện thành công từ khách hàng trong ngành sản xuất ống và cuộn thép, cho thấy cách họ đã ứng dụng WinActor – giải pháp RPA hàng đầu Nhật Bản do NTT Laboratories phát triển – để tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn và đạt được kết quả rõ rệt.
Tổng quan về khách hàng
Khách hàng là một công ty sản xuất ống và cuộn thép với khoảng 500 nhân viên. Tại bộ phận kinh doanh, nhân viên phải dành phần lớn thời gian cho việc nhập liệu, kiểm tra và phát hành hóa đơn thủ công. Những công việc này tuy quan trọng nhưng không mang nhiều giá trị chiến lược, đồng thời tạo áp lực lớn cho đội ngũ.
Công ty quyết định triển khai WinActor với ba mục tiêu: tăng hiệu quả xử lý, giảm chi phí vận hành và giúp nhân viên tập trung vào công việc có giá trị cao hơn.
Mục tiêu tự động hóa
Trước khi bắt tay vào triển khai, công ty đã xác định rõ những gì mình muốn đạt được từ dự án tự động hóa như:
- Giảm tải công việc lặp lại cho nhân viên
Để họ có thêm thời gian chăm sóc khách hàng và phát triển kinh doanh. - Tăng tốc độ và độ chính xác
Rút ngắn chu kỳ xử lý hóa đơn, loại bỏ sai sót thường gặp khi nhập liệu thủ công. - Tiết kiệm chi phí vận hành
Giảm đáng kể số giờ công dành cho xử lý hóa đơn, từ đó cắt giảm chi phí định kỳ.
Triển khai WinActor: Từng bước tự động hóa quy trình hóa đơn
Sau khi xác định mục tiêu, công ty đã triển khai WinActor theo hai quy trình trọng yếu.
1. WinActor tự động hóa quy trình lập hóa đơn điện tử
WinActor truy cập hệ thống MKS, xử lý biểu mẫu “Delivery List” và “Input Delivery”, đối chiếu hóa đơn gộp và lập mẫu hóa đơn cuối cùng. Toàn bộ quá trình diễn ra hoàn toàn tự động, thay thế thao tác thủ công của nhân viên.
2. WinActor tự động hóa quy trình ký số hóa đơn
Trong bước xuất hóa đơn điện tử, WinActor mở biểu mẫu “Publish E-Invoice”, chọn hóa đơn cần xử lý và tải về bản sao đã duyệt. Nhờ vậy, quy trình phê duyệt diễn ra nhanh chóng, chính xác và không phát sinh sai sót.
Cả hai quy trình được tích hợp trơn tru với hệ thống hiện có, không cần thay đổi hạ tầng lớn và đảm bảo hoạt động liên tục.
Kết quả đạt được
Việc tự động hóa với WinActor đã tạo ra những cải thiện đáng kể trên nhiều khía cạnh đáp ứng được mục tiêu ban đầu mà công ty đề ra.
- Tiết kiệm thời gian ngay lập tức
Trước đây, nhân viên mất 110–150 phút/ngày cho hóa đơn (7–9,5 công/tháng). Sau khi triển khai, chỉ còn 60–75 phút/ngày (3,75–4,7 công/tháng). - Tăng tốc độ và độ chính xác
Tốc độ xử lý nhanh gấp đôi, đồng thời loại bỏ hoàn toàn sai sót thủ công. - Giảm chi phí một nửa
Công ty cắt giảm khoảng 50% chi phí vận hành cho khâu xử lý hóa đơn. - Nhân viên tập trung vào công việc giá trị cao
Thay vì tốn thời gian nhập liệu, đội ngũ có thể dành nhiều công sức hơn cho chăm sóc khách hàng, giải quyết vấn đề và tham gia các dự án chiến lược.
Từ tự động hóa đến chuyển đổi số
Nhờ ứng dụng WinActor trong quy trình, công ty sản xuất ống và cuộn thép đã rút ngắn một nửa thời gian xử lý hóa đơn, giảm một nửa chi phí và nâng cao độ chính xác, đồng thời giúp nhân viên đóng góp nhiều hơn vào các hoạt động chiến lược.
Câu chuyện thành công này cho thấy RPA có thể mang lại lợi ích tức thì và đo lường được cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng giao dịch lớn.
Bạn muốn quy trình kinh doanh của mình đạt hiệu quả tương tự? Hãy trải nghiệm WinActor miễn phí ngay hôm nay hoặc liên hệ đội ngũ của chúng tôi để được tư vấn chi tiết nhé!