Trong nhiều doanh nghiệp, bộ phận tài chính – kế toán vẫn phải xử lý một khối lượng lớn chứng từ giấy tờ. Mỗi đơn đặt hàng – bao gồm mã sản phẩm, thông số kỹ thuật và thông tin giao hàng – đều cần được kiểm tra, xác nhận và nhập liệu vào hệ thống. Mỗi bước nghe có vẻ đơn giản, nhưng khi cộng dồn lại, chúng tiêu tốn một lượng thời gian và công sức khổng lồ.
Đó chính là bài toán mà một đội ngũ kế toán đang đối mặt. Việc xử lý đơn hàng trên giấy không chỉ làm chậm tiến độ công việc mà còn khiến quy trình phụ thuộc vào một vài nhân sự giàu kinh nghiệm “nắm rõ hệ thống”. Để thoát khỏi vòng lặp này, một doanh nghiệp đã quyết định triển khai WinActor RPA tích hợp AI-OCR do tập đoàn Nhật Bản – NTT Data cung cấp – hướng tới mục tiêu chuẩn hóa và minh bạch hóa một quy trình vốn thủ công và dễ sai sót.
Contents
Thách thức: Giấy tờ và những lỗ hổng ẩn trong quy trình
Trước khi tự động hóa, quy trình xử lý đơn hàng bao gồm nhiều công đoạn thủ công: đọc đơn đặt hàng, tra cứu thông tin liên quan, rồi nhập toàn bộ dữ liệu vào hệ thống.
Hai vấn đề lớn nhanh chóng xuất hiện đó là:
- Khối lượng giấy tờ khổng lồ khiến quy trình chậm trễ và kém hiệu quả, gây lãng phí khoảng 1.900 giờ mỗi năm.
- Những công việc này đều phụ thuộc vào nhân sự giàu kinh nghiệm, bởi lẽ có một số thông tin chỉ họ mới nắm được, khiến công việc trở nên khó bàn giao và không thể chuẩn hóa.
Kết quả là một quy trình vừa tốn thời gian, vừa thiếu nhất quán, lại tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót từ con người.
Giải pháp từ WinActor: Kết hợp số hóa và tự động hóa
Để giải quyết vấn đề, đội ngũ tài chính – kế toán đã tái thiết kế toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng, kết hợp giữa RPA WinActor và AI-OCR. Hệ thống mới giúp số hóa chứng từ giấy, tự động hóa các bước lặp lại và đảm bảo độ chính xác xuyên suốt.
Cụ thể là:
- Tiếp nhận & Số hóa – Khi đơn hàng được gửi qua email hoặc fax, WinActor tự động kích hoạt AI-OCR để nhận dạng và trích xuất dữ liệu như mã sản phẩm, số lượng…
- Nhập dữ liệu & Xác minh – Thông tin được chuyển vào định dạng chuẩn để nhân viên kiểm tra, đảm bảo tính chính xác trước khi gửi đi.
- Tự động xử lý – Sau khi xác minh, WinActor thực hiện các bước kế tiếp: tải dữ liệu, đăng nhập vào hệ thống đặt hàng, tìm kiếm thông tin liên quan (ví dụ tra cứu trên Excel), và tự động nhập liệu vào các trường cần thiết.
- Kiểm tra & Hoàn tất – Cuối cùng, robot xác nhận hoàn tất quy trình, chỉ cần nhân viên giám sát ở mức tối thiểu.
Nhờ số hóa và tự động hóa một quy trình vốn nặng giấy tờ, bộ phận này đã loại bỏ hoàn toàn các công việc lặp lại và xây dựng được một hệ thống ổn định, đáng tin cậy.
Kết quả: Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, tạo môi trường ổn định hơn
Sau khi áp dụng WinActor RPA, đội ngũ kế toán – tài chính gần như “lột xác” trong cách làm việc: thời gian xử lý giảm tới 94%, từ 1.900 giờ xuống chỉ còn 120 giờ mỗi năm.
Khoảng thời gian được tiết kiệm ấy không chỉ là con số, mà còn là minh chứng rõ ràng cho sự thay đổi trong cách vận hành. Những sai sót do nhập liệu thủ công dần biến mất, quy trình được tiêu chuẩn hóa, và toàn bộ luồng công việc trở nên mạch lạc, dễ kiểm soát hơn.
Không còn cảnh phải phụ thuộc vào một vài nhân sự giàu kinh nghiệm, giờ đây bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể theo dõi và xử lý đơn hàng nhờ hệ thống đã được tự động hóa. Công việc trở nên ổn định hơn, minh bạch hơn, và quan trọng nhất – nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn thay vì những thao tác lặp lại hàng ngày.
Từ một quy trình thủ công, rời rạc, phòng kế toán – tài chính đã chuyển mình thành một bộ máy vận hành số hóa nhịp nhàng, nơi mọi thông tin đều được ghi nhận chính xác và xử lý nhất quán.
Sức mạnh công nghệ: Sự kết hợp giữa AI-OCR và WinActor RPA
Thành công của dự án này đến từ sự kết hợp giữa DX Suite AI-OCR và WinActor RPA – hai công nghệ bổ trợ hoàn hảo cho nhau.
AI-OCR đảm nhận việc chuyển đổi các chứng từ giấy thành dữ liệu số, giúp loại bỏ hoàn toàn khâu nhập liệu thủ công. Ngay sau đó, WinActor RPA tiếp quản, tự động thực hiện các bước như tra cứu, đăng nhập hệ thống, nhập thông tin, và xác nhận hoàn tất.
Nhờ vậy, nhóm kế toán – tài chính có thể chuyển đổi từ xử lý giấy tờ sang tự động hóa quy trình mà không cần thay đổi hệ thống cốt lõi hiện có. Đây là một minh chứng thực tế rằng chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu từ những dự án lớn, mà chỉ cần kết nối đúng công cụ ở đúng chỗ – hiệu quả đã có thể thấy rõ.
Hành trình chuyển mình: Từ thủ công đến chủ động với WinActor
Việc tự động hóa quy trình đặt hàng đã mang lại nhiều hơn là việc rút ngắn thời gian xử lý. Đó là sự chuyển biến trong cách làm việc, từ thủ công sang chủ động, từ phụ thuộc con người sang hệ thống hóa, từ rời rạc sang minh bạch.
Với WinActor RPA, những quy trình từng chiếm hàng nghìn giờ mỗi năm nay chỉ còn cần vài giờ để hoàn thành – một minh chứng rằng những thay đổi nhỏ trong công việc hàng ngày có thể tạo nên bước tiến lớn trong hiệu quả vận hành.
Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang tìm cách đơn giản hóa quy trình, giảm tải cho nhân viên và nâng cao độ chính xác, WinActor RPA có thể chính là bước khởi đầu lý tưởng.
Hãy đăng ký dùng thử miễn phí hoặc đặt lịch tư vấn cùng chuyên gia WinActor ngay hôm nay, để khám phá tiềm năng tự động hóa cho chính quy trình của bạn.