RPA + OCR: Bộ Đôi Quyền Lực Giúp Doanh Nghiệp Bứt Phá Hiệu Suất

Hồ sơ giấy chất đầy bàn làm việc. Email đến tấp nập kèm theo hàng loạt tập tin scan. Dành hàng giờ trôi qua chỉ để nhập lại dữ liệu vào bảng tính. Với nhiều doanh nghiệp, đây vẫn là thực trạng mỗi ngày, tốn thời gian, dễ sai sót và nhàm chán.

Vậy làm sao để doanh nghiệp thoát khỏi “vòng lặp” giấy tờ và các công việc thủ công? Hai công nghệ sẽ giúp bạn thay đổi cuộc chơi đó chính là giải pháp RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) và OCR (Nhận dạng ký tự quang học). Dù là hai công cụ khác nhau, nhưng khi kết hợp lại, chúng đang thay đổi cách doanh nghiệp xử lý thông tin và vận hành công việc.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu vai trò và sức mạnh niềm năng của RPA và OCR khi kết hợp cùng nhau để tạo nên chìa khóa để tối ưu hóa quy trình cho mọi doanh nghiệp.

RPA và OCR là gì? Hiểu sự khác biệt

Hãy bắt đầu với RPA. Bạn có thể hình dung RPA như một “trợ lý đắc lực”. Đây là phần mềm có thể mô phỏng các thao tác của con người trên máy tính như:

• Sao chép dữ liệu giữa các hệ thống
• Điền biểu mẫu online
• Tạo báo cáo
• Gửi email định kỳ
• vv

Ưu điểm nổi bật của RPA là có khả năng thao tác cực kỳ nhanh nhẹn, không ngừng nghỉ, và không mắc lỗi như con người. Nhờ đó, nhân lực của bạn có thể tập trung nhiều hơn vào các công việc đòi hỏi sự sáng tạo, giải quyết vấn đề, và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Tuy nhiên, có một hạn chế là RPA chỉ có khả năng xử lý được dữ liệu đã ở dạng số và có cấu trúc. Nó không thể “nhìn thấy” hay hiểu nội dung trong một bản scan PDF hay hình ảnh từ biểu mẫu giấy – và đây là điểm nghẽn trong nhiều quy trình.

Lúc này, OCR phát huy vai trò. OCR, hay còn gọi là nhận dạng ký tự quang học là giải pháp công nghệ thông minh giúp phần mềm có khả năng đọc văn bản trong hình ảnh hoặc tài liệu scan, sau đó chuyển thành dữ liệu số có thể chỉnh sửa và xử lý được. Từ hóa đơn in, đơn viết tay đến hợp đồng scan, OCR đều có thể trích xuất nội dung và đưa vào hệ thống xử lý tiếp.

Có thể nói, trong khi OCR giúp chuyển dữ liệu từ tài liệu giấy sang dạng số thì RPA giúp tự động hóa việc xử lý các dữ liệu số đó. Bảng so sánh ở ngay phần tiếp theo sẽ cho bạn thấy sự khác biệt giữa hai giải pháp này và mang đến một cái nhìn trực quan hơn về OCR and RPA.

Nói một cách đơn giản, OCR giúp biến dữ liệu chưa số hóa thành dữ liệu có thể truy cập và xử lý, còn RPA đảm nhận việc tự động hóa các quy trình dựa trên dữ liệu đó. Vì thế, sự kết hợp giữa RPA và OCR cho phép tự động hóa toàn diện, kể cả với những quy trình bắt đầu từ giấy tờ hoặc tài liệu scan.

RPA và OCR cùng phối hợp trong một quy trình tự động hóa sẽ ra sao?

Hãy tưởng tượng một doanh nghiệp nhận hàng trăm hóa đơn thậm chí nhiều hơn thế mỗi tháng – nhiều trong số đó là file scan đính kèm email. Nếu chỉ có RPA, doanh nghiệp sẽ thấy một số hạn chế như:

• Bot không thể đọc được nội dung trong các file PDF scan
• Nhân viên vẫn phải mở từng hóa đơn, đọc và nhập lại vào hệ thống

Chính tại đây, OCR trở thành mảnh ghép không thể thiếu để tạo nên một quy trình hoàn chỉnh,  liền mạch như sau:

Bước 1: OCR xử lý thông tin

• Đọc nội dung từ hóa đơn scan
• Trích xuất các thông tin quan trọng như tên nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày tháng, số tiền
• Chuyển dữ liệu sang định dạng số (Excel, JSON…)

Bước 2: RPA tiếp nhận và tự động hóa

• Nhận dữ liệu từ OCR
• Đối chiếu thông tin (ví dụ: kiểm tra khớp với đơn mua hàng)
• Nhập dữ liệu vào hệ thống kế toán, ERP
• Tự động gửi email xác nhận hoặc báo cáo
• Ghi lại nhật ký xử lý để đảm bảo tuân thủ

Nhờ sự kết hợp này, một quy trình vốn chậm chạp và dễ sai sót trở nên nhanh chóng, chính xác và hoàn toàn tự động. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi nhập liệu mà còn giải phóng nhân viên khỏi những công việc lặp đi lặp lại, để họ tập trung cho những nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Lợi ích khi kết hợp RPA và OCR

Việc kết hợp RPA và OCR không chỉ là một bước tiến về công nghệ, mà thực sự mang lại nhiều giá trị rõ rệt cho doanh nghiệp, cụ thể:

• Tăng tốc xử lý công việc

Nhờ OCR, dữ liệu từ giấy tờ hay hình ảnh được số hóa nhanh chóng, giúp RPA tiếp nhận và xử lý tức thì. Thay vì mất hàng giờ để nhập liệu thủ công, thông tin được đưa vào hệ thống chỉ trong vài giây hoặc vài phút. Điều này đặc biệt quan trọng với những doanh nghiệp có khối lượng lớn hóa đơn, hợp đồng, hay hồ sơ khách hàng cần xử lý mỗi ngày.

• Nâng cao độ chính xác

Nhập liệu thủ công thường đi kèm rủi ro sai sót, từ lỗi chính tả đến nhầm lẫn số liệu. Khi RPA và OCR kết hợp, dữ liệu được trích xuất và xử lý hoàn toàn tự động, giúp giảm thiểu lỗi con người, đảm bảo thông tin luôn nhất quán và chính xác trong hệ thống.

• Giải phóng nguồn lực nhân sự

Những công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu hay kiểm tra thông tin không còn chiếm nhiều thời gian của nhân viên. Thay vào đó, họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn như chăm sóc khách hàng, phân tích dữ liệu hay phát triển sản phẩm, tạo ra giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

• Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Khi thông tin được xử lý nhanh và chính xác, doanh nghiệp có thể phản hồi khách hàng kịp thời. Việc giải quyết các yêu cầu, xử lý đơn hàng hay phê duyệt hồ sơ diễn ra suôn sẻ hơn, giúp tăng sự hài lòng và lòng tin từ khách hàng.

• Biến tài liệu thành dữ liệu dễ tìm kiếm

OCR biến những tài liệu giấy rời rạc thành dữ liệu số, có thể tìm kiếm và trích xuất dễ dàng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tra cứu, tránh thất lạc hồ sơ, đồng thời quản lý thông tin khoa học và an toàn hơn.

• Tăng cường khả năng tuân thủ và kiểm toán

Mọi thao tác tự động của RPA đều được ghi lại chi tiết, tạo ra dấu vết kiểm toán rõ ràng. Điều này cực kỳ quan trọng trong các lĩnh vực yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt như tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng khi có thanh tra hoặc kiểm toán.

• Mở rộng tiềm năng Tự động hóa Thông minh (Intelligent Automation)

Không chỉ dừng lại ở tự động hóa các tác vụ, sự kết hợp giữa RPA, OCR và các công nghệ như AI hay phân tích dữ liệu (analytics) còn giúp doanh nghiệp dự báo xu hướng, phát hiện bất thường, hoặc tự động đưa ra các quyết định thông minh. Đây chính là bước tiến để doanh nghiệp trở thành tổ chức vận hành thông minh, tối ưu hóa chi phí và nâng cao lợi thế cạnh tranh.

Tóm lại, sự kết hợp giữa RPA và OCR chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp vượt qua giới hạn của quy trình thủ công, tối ưu hiệu suất, giảm chi phí và tiến gần hơn đến mục tiêu chuyển đổi số toàn diện. Thực tế đã chứng minh có rất nhiều doanh nghiệp thành công khi ứng dụng hai giải pháp này vào quy trình vận hành để đạt những thành tựu đáng kể trong công cuộc tự động hóa của thời đại số. 

RPA WinActor và AI-OCR DX Suite – Giải pháp tự động hóa hàng đầu Nhật Bản đến từ NTT DATA

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm cách thoát khỏi quy trình thủ công và tăng tốc chuyển đổi số, sự kết hợp giữa RPA WinActor và AI-OCR DX Suite, hai công cụ RPA và AI-OCR toàn diện do NTT DATA cung cấp, chính là giải pháp lý tưởng.

WinActor cho phép doanh nghiệp dễ dàng tự động hóa quy trình mà không đòi hỏi kiến thức kỹ thuật chuyên sâu. Trong khi đó, DX Suite ứng dụng AI để nhận diện cả chữ in lẫn chữ viết tay, xử lý đa dạng định dạng tài liệu và nhiều ngôn ngữ với độ chính xác cao.

Chỉ với vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp có thể triển khai tự động hóa toàn diện, từ xử lý hóa đơn, phiếu mua hàng đến quản lý hồ sơ giấy tờ. Nhờ đó, họ có thể tập trung nâng cao hiệu suất làm việc, đồng thời giảm đáng kể chi phí và hạn chế sai sót trong quá trình số hóa dữ liệu.

WinActor & DX Suite trở thành bộ đôi giải pháp mạnh mẽ được sử dụng rộng rãi toàn cầu, và đáp ứng nhu cầu của hàng trăm doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất, tài chính, y tế, logistics cho đến dịch vụ công.

Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm và trở thành một trong những doanh nghiệp thành công tiếp theo? Liên hệ chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và dùng thử miễn phí WinActor và DX Suite.