AI-OCR (Artificial Intelligence – Optical Character Recognition) trong nhập liệu và xử lý hóa đơn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các doanh nghiệp. Kết hợp giữa trí tuệ nhân tạo và công nghệ nhận diện ký tự quang học, OCR giúp cải thiện độ chính xác và tốc độ xử lý dữ liệu. Qua việc phân tích dữ liệu, AI-OCR cung cấp thông tin chi tiết và tổng quan về hóa đơn, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về chi phí, tài chính và quản lý nguồn lực. Điều này đẩy mạnh quy trình làm việc, tăng cường sự chính xác và giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh hơn trong quản lý và vận hành.
AI-OCR là gì?
AI-OCR là công nghệ nhận dạng ký tự quang học ứng dụng trí tuệ nhân tạo với khả năng chuyển đổi dữ liệu kỹ thuật số có độ chính xác cao cho tất cả các loại tài liệu.
AI-OCR sử dụng các thuật toán và mô hình trí tuệ nhân tạo để xử lý các hình ảnh và tài liệu, nhận diện và phân tích các ký tự trong đó. Đầu tiên, OCR phân tích các hình ảnh hoặc tài liệu và chuyển đổi chúng thành dạng văn bản điện tử. Sau đó, AI được áp dụng để hiểu và xử lý thông tin này. AI-OCR sử dụng các thuật toán học máy (machine learning) để tự động nhận diện các yếu tố như số hóa đơn, ngày tháng, tên khách hàng, số lượng và các thông tin quan trọng khác. Điều này giúp tự động hóa quá trình nhập liệu và xử lý tài liệu, giảm thiểu sự phụ thuộc vào công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và nhân công của doanh nghiệp. Trí tuệ nhân tạo có khả năng xử lý thông minh cho hệ thống OCR thông thường, giúp nâng cao độ chính xác và hiệu suất của quá trình nhận dạng và xử lý.
Thách thức của việc nhập hóa đơn thủ công
Việc nhập hóa đơn thủ công đối mặt với nhiều thách thức, gây ra những vấn đề và rủi ro cho các doanh nghiệp. Dưới đây là một số thách thức phổ biến của quy trình nhập hóa đơn thủ công:
- Quy trình tốn nhiều thời gian và công sức: Việc nhập liệu hóa đơn thủ công yêu cầu nguồn nhân lực lớn và thường kéo dài trong khoảng thời gian dài. Nhân viên phải đọc, gõ và kiểm tra từng thông tin trên hóa đơn, điều này tốn nhiều thời gian và công sức đáng kể.
- Dễ mắc sai sót: Quá trình nhập liệu hóa đơn thủ công có nguy cơ gây ra lỗi nhập liệu. Nhân viên có thể gõ sai số liệu, hiểu sai hoặc bỏ sót một số thông tin quan trọng. Điều này có thể dẫn đến sự không chính xác trong quá trình xử lý dữ liệu và gây hậu quả lớn hơn cho doanh nghiệp.
- Rủi ro trùng lặp và gian lận: Trong quá trình nhập liệu thủ công, có thể xảy ra tình trạng trùng lặp thông tin hoặc việc nhập liệu không chính xác từ các hóa đơn. Điều này có thể tạo ra các vấn đề về đối tác, thanh toán và quản lý tài chính. Ngoài ra, việc nhập liệu thủ công cũng không đảm bảo chống lại rủi ro gian lận từ phía nhân viên.
Lợi ích của AI-OCR trong việc nhập và xử lý hóa đơn
Để khắc phục những hạn chế này, việc sử dụng công nghệ AI-OCR có thể giúp tự động hóa quá trình nhập hóa đơn và giảm bớt các vấn đề liên quan đến thủ công. Dưới đây là những lợi ích chính mà công nghệ AI-OCR đem lại:
1. Tốc độ nhanh với độ chính xác cao: AI-OCR cho phép xử lý hóa đơn một cách nhanh chóng và hiệu quả. Công nghệ này sử dụng các thuật toán và mô hình học máy (machine learning) để tự động nhận diện và trích xuất thông tin từ hóa đơn với độ chính xác cao. Nhờ đó, quá trình xử lý hóa đơn trở nên nhanh chóng và đáng tin cậy hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc.
2. Giảm lao động thủ công: AI-OCR giúp giảm đáng kể sự phụ thuộc vào lao động thủ công trong quá trình nhập và xử lý hóa đơn. Thay vì phải thực hiện công việc gõ dữ liệu và kiểm tra thủ công, công nghệ AI-OCR tự động nhận diện và trích xuất thông tin từ hình ảnh hoặc tài liệu văn bản. Điều này giảm bớt công việc nhàm chán và lặp lại cho nhân viên, giúp họ tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn.
3. Hạn chế sai sót của con người: Sự kết hợp giữa AI và OCR giúp loại bỏ hoàn toàn các lỗi do con người tạo ra trong quá trình nhập liệu hóa đơn. Công nghệ AI-OCR sử dụng các thuật toán và mô hình học máy (machine learning) để nhận diện và xử lý dữ liệu một cách tự động, hạn chế nguy cơ lỗi nhập liệu như gõ sai số liệu, hiểu sai hoặc bỏ sót thông tin. Điều này đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của quá trình nhập và xử lý hóa đơn.
4. Phát hiện và ngăn chặn gian lận: AI-OCR có khả năng phát hiện các dấu hiệu của gian lận trong hóa đơn. Công nghệ này giúp so sánh dữ liệu trên hóa đơn với các tiêu chuẩn đã định sẵn hoặc cơ sở dữ liệu để xác định sự phù hợp. Nếu có bất kỳ sự không phù hợp, thông tin bất thường hoặc dấu hiệu gian lận nào, AI-OCR có thể cảnh báo và ngăn chặn để đảm bảo tính trung thực và công bằng trong quá trình xử lý hóa đơn.
Đánh giá các công cụ AI-OCR trên thị trường
Trên thị trường hiện nay, có nhiều công cụ AI-OCR nổi tiếng và được sử dụng rộng rãi trong việc nhập và xử lý hóa đơn. Dưới đây là một số công cụ AI-OCR nổi tiếng được khách hàng ứng dụng rộng rãi:
- DX Suite: DX Suite là giải pháp AI-OCR số 1 tại Nhật Bản, chiếm 64% thị phần, được phát triển bởi AI Inside và phân phối bởi NTT DATA. Với công nghệ OCR tiên tiến và tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI), DX Suite cung cấp khả năng nhận diện và trích xuất thông tin chính xác từ hóa đơn. Điểm mạnh của DX Suite là tốc độ xử lý nhanh, khả năng tự động hóa quy trình, và hỗ trợ đa ngôn ngữ, tối ưu chi phí và nhân sự, hiệu quả cao.
- Google Cloud Vision: Google Cloud Vision là một công cụ AI-OCR mạnh mẽ được phát triển bởi Google. Nó cung cấp khả năng nhận diện và trích xuất thông tin từ hình ảnh hóa đơn. Ưu điểm của Google Cloud Vision bao gồm độ chính xác cao, tốc độ xử lý nhanh, và khả năng xử lý hàng loạt hình ảnh. Tuy nhiên, một điểm yếu có thể là việc này là chi phí phụ thuộc vào quy mô và số lượng hình ảnh được xử lý.
- ABBYY FineReader: ABBYY FineReader là một công cụ AI-OCR mạnh mẽ và phổ biến. Nó có khả năng nhận diện và trích xuất thông tin từ hóa đơn với độ chính xác cao. ABBYY FineReader cũng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và cung cấp tính năng tự động hóa quy trình. Tuy nhiên, một số người dùng có thể thấy rằng ABBYY FineReader có giao diện phức tạp và yêu cầu một quá trình đào tạo ban đầu để tối ưu hiệu suất.
Kết luận
Sự kết hợp giữa AI và OCR trong việc nhập và xử lý hóa đơn mang lại lợi ích to lớn. Nó không chỉ giúp loại bỏ hoàn toàn lỗi của con người mà còn đảm bảo khả năng phát hiện và ngăn chặn gian lận trong quá trình xử lý hóa đơn. Doanh nghiệp có thể tận dụng tiềm năng của hai công nghệ này để tăng tốc và tối ưu hoá quy trình nhập thông tin hóa đơn, mang lại lợi ích lớn cho tổ chức, từ giảm chi phí, tăng hiệu suất đến cải thiện chất lượng và đáng tin cậy trong xử lý dữ liệu.