Trong thời đại số hóa ngày nay, RPA (Robotic Process Automation) và AI-OCR (Artificial Intelligence – Optical Character Recognition) đã trở thành những công nghệ quan trọng và mạnh mẽ trong tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Sự kết hợp giữa RPA và AI-OCR là một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Khi kết hợp, RPA có thể sử dụng AI-OCR để tự động nhận dạng và nhập liệu từ các tài liệu, tạo ra quy trình tự động hoàn toàn từ đầu đến cuối. Đồng thời, sự kết hợp này còn giúp tăng sự cạnh tranh cho các doanh nghiệp, giúp họ thích nghi và thành công trong môi trường kinh doanh.
RPA và AI-OCR là gì?
RPA là công nghệ phần mềm được tích hợp vào máy tính, “robot” ảo có khả năng bắt chước, thực hiện các hoạt động của con người. Thông qua việc thu thập dữ liệu, RPA sẽ mô phỏng các thao tác lặp đi lặp lại thường xuyên và thay thế con người xử lý các tác vụ kỹ thuật số. WinActor là giải pháp RPA số 1 tại Nhật Bản. Nó cho phép xử lý công việc độc lập mà không cần sự can thiệp của con người dựa trên nền tảng công nghệ và quá trình tự động hóa để hỗ trợ khách hàng tăng hiệu quả công việc thông qua việc ghi nhớ các tập lệnh.
AI-OCR là giải pháp phần mềm nhận diện chữ được phát triển mạnh mẽ hơn nhờ sự trợ giúp của trí tuệ nhân tạo. OCR kết hợp với AI có thể phát hiện thông tin trong các loại tài liệu khác nhau với xử lý ngôn ngữ tự nhiên và thuật toán học máy (machine learning). Chữ viết tay được phần mềm nhận diện và chuyển đổi thành dữ liệu mềm. DX Suite là giải pháp AI-OCR số 1 tại Nhật Bản. Nó cho phép thực hiện các tác vụ chuyển đổi từ dữ liệu thủ công sang tự động và liên tục, có chức năng đa ngôn ngữ và có thể nhận dạng chữ viết tay.
Sự kết hợp giữa RPA và AI-OCR được ưa chuộng bởi những ưu điểm nổi bật mà nó mang lại. RPA giúp tự động hóa quy trình công việc, giảm sự tham gia của con người và tăng tốc độ xử lý. Tuy nhiên, để RPA có thể hiểu và xử lý, dữ liệu đầu vào cần được chuẩn bị và xử lý trước đó. Đây là lúc AI-OCR ra đời, với khả năng nhận dạng và trích xuất dữ liệu từ hình ảnh hoặc tài liệu quét. Kết hợp RPA và AI-OCR cho phép tự động hoá quy trình nhập thông tin từ hóa đơn, từ việc nhận dạng ký tự cho đến trích xuất thông tin, giúp tiết kiệm thời gian, tăng cường hiệu suất và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Doanh nghiệp nào nên sử dụng RPA và AI-OCR?
RPA và AI-OCR là những công nghệ đa năng và có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực và doanh nghiệp khác nhau. Đặc biệt là những doanh nghiệp có những đặc điểm sau đây.
1. Các doanh nghiệp có quy trình công việc lặp đi lặp lại và mất nhiều thời gian, nhân lực để xử lý dữ liệu: RPA và AI-OCR có thể tự động hoá các nhiệm vụ như nhập liệu, xử lý hồ sơ, xác nhận giao dịch và quản lý tài liệu, giúp giảm thiểu công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và năng suất làm việc.
2. Các doanh nghiệp cần giảm chi phí nhân sự và nâng cao năng suất làm việc: RPA và AI-OCR giúp giảm sự phụ thuộc vào lao động con người, giảm chi phí nhân sự và tăng cường hiệu suất làm việc thông qua tự động hóa quy trình công việc.
3. Các doanh nghiệp cần xử lý một lượng lớn dữ liệu bằng cách nhập liệu chính xác, nhanh chóng và hiệu quả: AI-OCR có khả năng nhận diện và nhập liệu từ tài liệu không cấu trúc, như hóa đơn, hợp đồng, biểu mẫu, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Một vài lĩnh vực và công ty điển hình có thể áp dụng RPA và AI-OCR như: trường học (xử lý hồ sơ sinh viên, quản lý thông tin giảng viên và nhân viên, quy trình tài chính); bệnh viện (xử lý hồ sơ bệnh nhân, quản lý thông tin y tế, xử lý hóa đơn và thanh toán); công ty gia công (xử lý đơn đặt hàng, quản lý kho và vận chuyển, kiểm tra chất lượng); doanh nghiệp bán lẻ (xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, kiểm tra giá cả và sản phẩm) và phòng nhân sự (xử lý công, lương, quản lý hồ sơ nhân viên và chấm công),…
Khách hàng sử dụng thành công sử dụng WinActor và DX Suite
Có rất nhiều khách hàng đã ứng dụng thành công giải pháp kết hợp WinActor và DX Suite vào quy trình vận hành của doanh nghiệp họ. Điển hình là các khách hàng kinh doanh trong ngành chế biến thực phẩm và hậu cần logistic.
WinActor và DX Suite đã tối ưu đáng kể quy trình vận hành:
– Tăng hiệu suất làm việc từ 88% lên tới 99% (gần như tuyệt đối)
– Giảm thời gian xử lý từ 60 giây/tệp xuống 30 giây/tệp và chạy nhanh gấp 2 lần so với con người
– Cấu trúc thư mục sẽ thay đổi cho phù hợp với các loại hóa đơn
– Nhiều tài liệu hơn được tải lên trong một lần
– Đẩy nhanh tiến độ xử lý công việc và giảm thiểu sai sót của con người
Kết luận
Một trong những ưu điểm không thể không kể đến của RPA & AI-OCR chính là sự tùy chỉnh để phù hợp với từng đặc điểm riêng biệt của doanh nghiệp. Vậy nên, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể ứng dụng giải pháp kết hợp WinActor & DX Suite để đạt được thành tựu về hiệu suất và về tối ưu nguồn lực. Giải pháp kết hợp này hứa hẹn sẽ tạo ra những bước đột phá lớn cho doanh nghiệp trong tương lai.