Cũng như nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, công ty Echigo Kotsu Tekkō-sho – thành viên của tập đoàn Echigo Kotsu – đã từng phải đối mặt với áp lực xử lý khối lượng công việc ngày càng lớn trong khi nhân sự có hạn. Để nâng cao hiệu quả và giảm gánh nặng từ những tác vụ lặp lại, công ty đã quyết định ứng dụng Robotic Process Automation (RPA). Sau khi xem xét nhiều lựa chọn, Echigo Kotsu Tekkō-sho đã chọn WinActor – giải pháp RPA hàng đầu tại Nhật Bản đến từ tập đoàn NTT Data – làm nền tảng cho hành trình tự động hóa của mình.
Contents
1. Giới thiệu về Echigo Kotsu Tekkō-sho
Có trụ sở tại tỉnh Niigata (Nhật Bản), Echigo Kotsu Tekkō-sho là công ty xây dựng chuyên về thiết kế, chế tạo và lắp dựng các kết cấu thép như cầu, cống hộp, lò đốt rác cùng nhiều công trình hạ tầng khác. Với nhiều thập kỷ kinh nghiệm và uy tín gắn bó cùng cộng đồng địa phương, Echigo Kotsu luôn tìm kiếm giải pháp để tối ưu vận hành nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cao.
2. Những thách thức Echigo Kotsu từng phải đối mặt
Trước khi triển khai WinActor, Echigo Kotsu gặp nhiều vấn đề trong công việc hằng ngày của phòng kinh doanh, xây dựng, và kiểm soát chất lương dự án:
- Khối lượng nhập liệu khổng lồ
Phòng nghiệp vụ phải nhập tay lượng lớn dữ liệu xây dựng, thông tin đấu thầu và hồ sơ dự án.
- Tốn thời gian cho công việc phụ
Phần lớn thời gian trong ngày bị “ngốn” bởi các tác vụ bổ trợ, khiến nhân viên chỉ kịp hoàn thành nhiệm vụ chính vào cuối ngày.
- Sai sót và kiểm tra lặp lại
Do phụ thuộc vào nhập liệu thủ công và kiểm tra bằng mắt, sai sót thường xuyên xảy ra, dẫn đến phải rà soát và chỉnh sửa nhiều lần.
Ngoài gánh nặng nhập liệu thủ công, công ty còn đối mặt với những băn khoăn thường thấy ở những người lần đầu sử dụng RPA. Nhân viên lo lắng liệu họ có thể vận hành công cụ một cách hiệu quả hay không, và liệu tự động hóa có thật sự giải quyết được những vấn đề kinh doanh cấp bách của họ hay không. Những lo ngại này đã được giải quyết thông qua các buổi đào tạo có cấu trúc và việc cung cấp các kịch bản mẫu từ BSN iNet, giúp việc sử dụng RPA trở nên rõ ràng và dễ dàng tiếp nhận hơn.
3. Giải pháp RPA đã được triển khai
Thành lập nhóm dự án RPA
Để đảm bảo việc triển khai RPA mang lại hiệu quả thiết thực và có thể mở rộng lâu dài, công ty đã quyết định thành lập một đội ngũ chuyên trách RPA. Đội ngũ này gồm đại diện từ nhiều phòng ban, chịu trách nhiệm lựa chọn quy trình phù hợp, xây dựng kịch bản tự động hóa và quản lý hoạt động RPA trên toàn doanh nghiệp.
Ứng dụng WinActor
Echigo Kotsu Tekkō-sho mua 3 bản quyền WinActor đầy đủ và 2 bản quyền runtime để vận hành kịch bản. Tính đến nay, công ty đã phát triển và triển khai khoảng 80 kịch bản tự động hóa trên nhiều quy trình khác nhau.
RPA từ đó không chỉ giới hạn ở một bộ phận, mà trở thành “tài sản chung” của toàn công ty, mang lại hiệu quả rõ rệt trên nhiều mặt công việc.
4. Quá trình thực hiện
Công ty bắt đầu hành trình tự động hóa từ những tác vụ lặp lại và tốn nhiều thời gian nhất như nhập liệu, tra cứu hệ thống, hay lập báo cáo định kỳ. Nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, những kết quả ban đầu nhanh chóng xuất hiện, tạo động lực để nhiều đơn vị khác chủ động đề xuất thêm quy trình cần tự động hóa.
Với giao diện trực quan, dễ sử dụng cùng sự hướng dẫn và hỗ trợ từ đội ngũ WinActor, những nhân viên lần đầu tiếp cận giải pháp đã nhanh chóng làm quen và dễ dàng vận hành các kịch bản chạy trên WinActor.
5. Kết quả
| STT | Bộ phận | Nhóm công việc | Nội dung | Số kịch bản | Hiệu quả (giờ/tháng) | Tổng giảm (giờ/tháng) |
| 1 | Kinh doanh | Nghiệp vụ bán hàng | Lập & quản lý tài liệu bán hàng | 2 | 4,9 | 46,2 |
| 2 | Kinh doanh | Khảo sát / Báo giá | Các tác vụ liên quan đến báo giá | 3 | 7,7 | |
| 3 | Kinh doanh | Thầu / Đơn hàng | Quản lý thông tin đấu thầu | 13 | 33,6 | |
| 4 | Thi công | Lập kế hoạch / Chuẩn bị | Lập kế hoạch thi công | 9 | 32 | 84 |
| 5 | Thi công | Dự toán | Nhập/phiên âm chi phí thực tế | 2 | 12 | |
| 6 | Thi công | Hành chính | Nhập/phiên âm thông tin thi công | 7 | 40 | |
| 7 | Thiết kế | Đơn hàng | In ấn hồ sơ hợp đồng | 4 | 4,2 | 9,5 |
| 8 | Thiết kế | Công việc thiết kế | Chuyển đổi dữ liệu CAD | 3 | 5,3 | |
| 9 | Quản lý chất lượng | Quản lý tài liệu | Phát hành/bàn giao bảng kỹ thuật | 18 | 5,4 | 5,4 |
| 10 | Hành chính tổng hợp | Quản lý bán hàng | Lập danh sách thanh toán | 6 | 5,5 | 21,4 |
| 11 | Hành chính tổng hợp | Lương / Kế toán | Xác nhận bảng lương | 5 | 4,3 | |
| 12 | Hành chính tổng hợp | Công việc hành chính | Tự động phân phối văn bản nội bộ | 4 | 11,6 |
Tổng quan hiệu quả:
- ~80 kịch bản tự động hóa trên nhiều bộ phận.
- Tiết kiệm ~166 giờ/tháng nhờ tự động hóa.
- Mục tiêu mở rộng để đạt ~340 giờ/tháng khi bổ sung thêm quy trình.
Phản hồi của nhân viên Echigo Kotsu về WinActor:
“Thích nhất là để máy chạy qua đêm, sáng hôm sau mở ra là mọi việc đã xong!”
“Thật sự thấy nhẹ nhõm vì đã áp dụng RPA, công việc bớt nặng nề hẳn.”
“Sau 6 tháng tham gia dự án, mình đã có thể dùng RPA rất trơn tru!”
Kết luận
Câu chuyện của Echigo Kotsu cho thấy ngay cả một công ty xây dựng địa phương, vốn gắn bó lâu đời với ngành nghề truyền thống, vẫn có thể tận dụng RPA để chuyển mình mạnh mẽ. Nhờ lựa chọn WinActor và xây dựng được đội ngũ RPA nội bộ vững mạnh, công ty đã tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc mỗi tháng – và tiềm năng vẫn còn tiếp tục mở rộng.
Với những tổ chức vẫn đang “chìm” trong các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại, Echigo Kotsu là minh chứng rõ ràng rằng chỉ cần công cụ phù hợp và tinh thần hợp tác, tự động hóa có thể tạo ra giá trị vượt trội.
Liên hệ ngay với chuyên gia của chúng tôi để dùng thử WinActor miễn phí hoặc đặt lịch tư vấn, và trở thành doanh nghiệp tiếp theo gặt hái thành công trong hành trình tự động hóa doanh nghiệp nhé!