RPA còn được mệnh danh là lao động kỹ thuật số, góp phần to lớn trong việc nâng cao hiệu quả nghiệp vụ của doanh nghiệp hoặc tổ chức. RPA, với tính chính xác và tốc độ xử lý cao hơn hẳn con người, được kỳ vọng sẽ là những “công nhân siêu việt” xử lý hiệu quả những nghiệp vụ phức tạp và thúc đẩy năng suất lao động.
Tại sao RPA có thể nâng cao hiệu quả nghiệp vụ và thúc đẩy năng suất lao động? Con người phải quản lý và kiểm soát nó như thế nào? Dưới đây là 3 điểm đặc biệt quan trọng trong kiểm soát nội bộ doanh nghiệp khi sử dụng.
Cơ chế backup
Trong quá trình triển khai RPA, con người cần trực tiếp kiểm tra những vấn đề phát sinh về tính tương thích hay khả năng tích hợp khi doanh nghiệp quyết định nâng cấp hay sử dụng dịch vụ cloud cho hệ thống nghiệp vụ. Nếu chậm điều chỉnh công cụ cho phù hợp với yêu cầu mới sẽ dẫn đến nhiều vấn đề về nghiệp vụ.
Bên cạnh đó, RPA được phát triển để xử lý những nghiệp vụ có logic cố định nên cần phân tách rõ ràng với các nghiệp vụ có logic không cố định, đòi hỏi sự can thiệp trực tiếp của con người. Đây là lưu ý quan trọng trước khi áp dụng RPA để tránh gây ra sai sót. Ngoài ra, công cụ cũng có thể bị ảnh hưởng bởi những sự cố khách quan như thiên tai, động đất, v.v.
Để ứng phó kịp thời với những trường hợp trên, doanh nghiệp triển khai RPA cần thành lập nhóm quản lý và xây dựng cơ chế backup với những quy định cụ thể.
Rò rỉ thông tin do hành vi gian lận
RPA ghi lại tất cả các thao tác trên phần mềm, cho phép phát hiện mọi tình huống trong trường hợp phát sinh sai sót ngoài ý muốn hay xuất hiện thao tác ngoài chương trình. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra khi phát hiện trường hợp sử dụng RPA không đúng mục đích bởi người dùng không được phân quyền.
Đặt biệt, với trường hợp sử dụng RPA cho nghiệp vụ làm việc với thông tin cá nhân, cần kiểm tra định kỳ các access log hay tình trạng hoạt động để phát hiện hành vi gian lận.
Nếu doanh nghiệp có thể thiết lập chế độ phân quyền người dùng hay cài đặt workflow chi tiết thì có thể phòng tránh được những trường hợp thao tác sai sót hay cố ý gian lận của người dùng.
Rủi ro khi chỉ có một người quản lý
Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần tránh giao phó việc vận hành RPA và quản lý workflow cho một cá nhân. Bởi vì, khi họ bị thuyên chuyển hay nghỉ việc, những người khác có thể sẽ không nắm rõ công cụ đang sử dụng cho nghiệp vụ nào. Nếu phát sinh vấn đề, rất khó tìm kiếm nguyên nhân và giải pháp khắc phục. Do đó, cài đặt và vận hành công cụ này cần được quản lý bởi một nhóm và thông tin cần được trao đổi thường xuyên giữa các thành viên trong nhóm.
Phát huy tính năng của RPA nhờ kiểm soát tốt
Như đã nêu trên, RPA là giải pháp tự động hóa nghiệp vụ dựa trên quy trình do con người chỉ định, không có năng lực suy nghĩ để thực hiện nghiệp vụ một cách chủ động giống con người. Do đó, nếu thiếu sự quản lý của con người, nó có thể gây ra nhiều rủi ro.
Ngoài ra, RPA cần được điều chỉnh tỉ mỉ và kịp thời để phù hợp với thay đổi của nội dung nghiệp vụ. Như vậy, có thể nói giải pháp tự động hóa quy trình chỉ phát huy được hết tính năng khi có sự quản lý và kiểm soát tốt của con người.
RPA nếu được sử dụng và kiểm soát tốt sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu ngược lại, sẽ tạo ra không ít rủi ro. Khi xem xét để đưa ra quyết định ứng dụng RPA, doanh nghiệp không chỉ cần nghiên cứu những điểm nâng cao hiệu quả nghiệp vụ mà còn cần xem xét những rủi ro tiềm ẩn và cơ chế kiểm soát nội bộ.