RPA là công cụ tự động hóa hiệu quả để cải tiến phương thức làm việc, phù hợp với xu hướng phát triển công nghiệp 4.0. Tuy nhiên, để áp dụng RPA thành công, chúng ta cần hiểu rõ ưu nhược điểm của công cụ này và xác định được mục tiêu khi triển khai trong doanh nghiệp.
Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp các mục tiêu áp dụng RPA của nhiều doanh nghiệp và con đường dẫn đến mục tiêu đó. Đây sẽ là những gợi ý để doanh nghiệp xem xét khi quyết định áp dụng RPA.
Contents
Mục tiêu áp dụng RPA
Khi áp dụng RPA để tự động hóa những nghiệp vụ văn phòng có logic cố định, doanh nghiệp sẽ nhận được rất nhiều lợi ích như:
-Nâng cao chất lượng nghiệp vụ nhờ loại bỏ lỗi thao tác
-Tăng cường khả năng xử lý nghiệp vụ không thường xuyên
-Dịch chuyển nguồn nhân lực vào hoạt động cần xúc tiến
-Giải phóng nhân viên khỏi công việc nhàm chán, đơn điệu, thời gian chờ đợi lâu
-Tăng cường tính tuân thủ các quy định do hạn chế sự can thiệp của con người trong quy trình thực hiện nghiệp vụ
-Cắt giảm chi phí vận hành, thời gian lao động
– Tạo ra cơ hội cải tiến nghiệp vụ
Với những ưu điểm trên, liệu RPA có thể giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh doanh hay tháo gỡ những vấn đề nan giải? Có thể nói, khi xem xét để quyết định có áp dụng giải pháp này hay không, doanh nghiệp cần làm rõ mục tiêu hướng tới của mình để có thể tối ưu hiệu quả ứng dụng.
Phương pháp áp dụng RPA
1.Đánh giá hiệu quả áp dụng
-Kiểm chứng tính cần thiết, tính khả thi và tính sinh lời khi áp dụng RPA
-Thời gian thực hiện trong vòng 1 tháng kể từ sau khi áp dụng.
2.Xây dựng kế hoạch áp dụng và các quy định liên quan, triển khai
-Xây dựng kế hoạch từ lúc lựa chọn nghiệp vụ cụ thể để tự động hóa đến khi bắt đầu vận hành RPA
-Triển khai RPA thực tế sau khi xây dựng các quy định liên quan đến cài đặt, vận hành
-Thời gian thực hiện toàn bộ hoạt động này trong 3 tháng
3.Thực hiện nghiệp vụ
-Áp dụng RPA với nghiệp vụ lựa chọn ban đầu, dựa trên kết quả thu được mở rộng phạm vi áp dụng
-Thời gian thực hiện trong hơn 3 tháng
Những nội dung dùng để đánh giá hiệu quả áp dụng gồm có (1). Khả năng tích hợp với các hệ thống trong doanh nghiệp; (2). Khả năng áp dụng vào nghiệp vụ nhất định; (3). Hiệu quả dự kiến khi áp dụng trong nghiệp vụ nhất định; (4). Sự phù hợp với mục tiêu đề ra; (5). Hiệu quả dự kiến toàn diện; (6). Kế hoạch vận hành sau này.
Trong thực tế, việc áp dụng RPA thành công hay thất bại còn phụ thuộc vào thái độ hợp tác của nhân viên phụ trách nghiệp vụ cần tự động hóa. Công việc của họ sẽ tăng lên trong thời gian đầu triển khai RPA vì họ sẽ phải thực hiện các cài đặt tự động hóa đồng thời với các nghiệp vụ thường xuyên của mình.
Do đó, để nhân viên tích cực tham gia vào quá trình áp dụng RPA, doanh nghiệp cần khiến họ hiểu rằng khối lượng công việc của họ sẽ được giảm thiểu, đặc biệt là những nghiệp vụ phức tạp; họ sẽ tập trung vào những công việc mang lại giá trị gia tăng cao hơn.
Những nghiệp vụ phù hợp để tự động hóa
Từ kinh nghiệm thực tế, chúng tôi tổng hợp các nghiệp vụ thu được hiệu quả cao khi áp dụng RPA, phân loại theo đặc tính nghiệp vụ như sau:
-Nghiệp vụ đơn thuần có tính định kỳ hàng ngày, hàng tuần
-Nghiệp vụ lặp đi lặp lại, có nhiều thao tác đăng ký, tham chiếu
-Nghiệp vụ phát sinh số lượng lớn công việc vào một thời điểm, thời kỳ nhất định
-Nghiệp vụ thực hiện trên nhiều ứng dụng
-Nghiệp vụ cần kiểm soát hay kiểm tra sự trạng thái của file
-Nghiệp vụ dễ phát sinh lỗi thao tác của con người
Để có thể đánh giá đúng đắn hiệu quả áp dụng RPA, doanh nghiệp nên giới thiệu đặc điểm của RPA đến toàn thể nhân viên. Sau khi họ hình dung được cách sử dụng RPA qua demo, doanh nghiệp lựa chọn nghiệp vụ “muốn tự động hóa ” từ những đề xuất của các phòng nghiệp vụ. Đây thực sự là một cách làm hiệu quả vì sự lựa chọn sẽ chỉ đúng đắn nếu doanh nghiệp tôn trọng ý kiến của các phòng trực tiếp thực hiện nghiệp vụ. Hơn thế nữa, khi ý kiến của mình được tôn trọng, các phòng nghiệp vụ sẽ có động cơ duy trì hoạt động cải tiến nghiệp vụ trong dài hạn.
Lưu ý khi sử dụng RPA
Sau khi xác định nghiệp vụ cần tự động hóa, doanh nghiệp nên kiểm chứng hiệu quả bằng cách thực hiện kiểm thử. Những vấn đề phát hiện trong quá trình kiểm thử và kiểm chứng thường là những vấn đề về quy trình, cơ chế quản lý. Để giải quyết những vấn đề đó, doanh nghiệp cần xây dựng những quy tắc cần thiết.
Cụ thể, khi thực hiện kiểm thử, doanh nghiệp sẽ nhận được rất nhiều câu hỏi như “Làm thế nào để biết ai, khi nào sử dụng robot?” “Những ai cần biết nội dung nghiệp vụ được tự động hóa” “Ai là người thực hiện thay đổi quy trình tự động hóa”.
Để trả lời cho những câu hỏi đó, doanh nghiệp cần có “cơ chế thực hiện rõ ràng” như phân công bộ phận nghiên cứu hiệu quả áp dụng RPA hay quản lý license của RPA, có “quy định về cài đặt và chạy RPA rõ ràng” trong đó quy định các bước áp dụng vào nghiệp vụ và các bước chạy sau khi cài đặt.
Khi cơ chế quản lý thực hiện RPA ăn khớp với nhu cầu áp dụng trong doanh nghiệp, RPA sẽ được triển khai nhịp nhàng trong toàn bộ doanh nghiệp và được tối ưu hóa hiệu quả sử dụng. Doanh nghiệp có thể “sử dụng hỗ trợ kỹ thuật bên ngoài” và “tổ chức họp báo cáo nội bộ” để đánh giá kết quả áp dụng RPA nhằm củng cố niềm tin vào kế hoạch tự động hóa của nhân viên.
Sau khi việc sử dụng RPA đi vào quỹ đạo, doanh nghiệp nên phổ biến những know-how về RPA thu được và chuyển sang giai đoạn quan trọng hơn là liên tục duy trì hoạt động cải tiến nghiệp vụ thông qua cải tiến workflow của RPA.
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần có biện pháp để thúc đẩy nhân viên không gián đoạn hoạt động cải tiến như dành thời gian cho những nhân viên có thành tích tốt trong triển khai và cải tiến worklow của RPA để họ chuyên tâm hơn vào hoạt động này, khen thưởng nội bộ đối với những cải tiến đem lại hiệu quả cao.
Mục tiêu áp dụng RPA của mỗi doanh nghiệp khác nhau, nhưng nhìn chung tất cả doanh nghiệp muốn thực hiện thành công tự động hóa các nghiệp vụ có logic cố định đều có chung một quan điểm là muốn “chuyển giao cho robot những nghiệp vụ đơn giản để có thời gian và tinh thần tập trung vào những nghiệp vụ có tính sáng tạo hơn trong tương lai”.