Chỉ cách đây vài năm, dân kế toán – tài chính vẫn quen với cảnh ngập đầu trong file Excel, hóa đơn giấy chất đống và những bảng đối chiếu dài lê thê. Đến mùa chốt sổ, cả phòng như “cắm trại” ở công ty: tăng ca liên tục, thức khuya triền miên, và luôn thấp thỏm rằng chỉ cần sai một con số là mọi thứ sẽ đảo lộn.
Giờ thì mọi thứ đã khác. Nhiều doanh nghiệp đang chuyển mình nhờ Robotic Process Automation (RPA) – công nghệ giúp biến những công việc thủ công, dễ sai sót thành quy trình nhanh, chính xác và liền mạch. Với đặc thù nhiều thao tác lặp lại, kế toán chính là nơi hoàn hảo để bắt đầu hành trình tự động hóa. Hãy cùng xem RPA vận hành thế nào và vì sao nó quan trọng nhé.
Contents
Vai trò của RPA trong lĩnh vực kế toán
Hãy tưởng tượng bạn có một đội “trợ lý” không biết mệt, không nghỉ cà phê, và không bao giờ gõ sai một con số – đó chính là RPA.
Các “bot” này là phần mềm được lập trình theo những quy tắc cố định để thực hiện các tác vụ lặp lại, có cấu trúc rõ ràng. Thực tế, nghiên cứu cho thấy tới 70% quy trình tài chính và kế toán có thể tự động hóa bằng RPA – điều này không chỉ khiến lĩnh vực này phù hợp, mà còn trở thành “bàn đạp” lý tưởng để khởi động các dự án tự động hóa.
Trong kế toán, bot có thể đăng nhập vào hệ thống, chuyển dữ liệu từ nền tảng này sang nền tảng khác, khớp các bản ghi, gửi thông báo, và thậm chí kích hoạt các bước tiếp theo trong quy trình.
Điều tuyệt vời là RPA có thể làm việc với các công cụ mà bạn đã có sẵn – từ ERP, phần mềm kế toán, CRM, đến email – giống hệt như cách một nhân viên thao tác, nhưng tốc độ nhanh hơn nhiều lần.
9 lợi ích khi áp dụng RPA trong kế toán
Dưới đây là 9 lợi ích chính của RPA trong ngành kế toán:
Tối ưu thời gian một cách hiệu quả
Những việc vốn ngốn hàng giờ nay chỉ mất vài phút. Nhờ đó, đội ngũ có thể tập trung vào phân tích, hoạch định chiến lược và tư vấn cho doanh nghiệp thay vì mải chạy theo hóa đơn thất lạc.
Quy trình không sai sót
Trong kế toán, con số là yếu tố sống còn. Ngay cả sai sót nhỏ cũng có thể gây ra rắc rối lớn. Bot tuân thủ đúng quy tắc được lập, nên khi logic đúng thì kết quả luôn chính xác.
Giảm chi phí, tăng doanh thu
Tự động hóa các công việc khối lượng lớn giúp xử lý được nhiều việc hơn mà không cần tăng nhân sự – giảm chi phí nhưng tăng khả năng nhận thêm dự án hoặc khách hàng mới.
Vận hành 24/7 không ngừng nghỉ
Bot không cần nghỉ trưa, không nghỉ cuối tuần, và có thể chạy liên tục, đảm bảo quy trình không bị chậm trễ hay gián đoạn.
Ngăn ngừa gian lận
RPA có thể kiểm tra chéo các giao dịch theo thời gian thực, phát hiện các mẫu bất thường và cảnh báo ngay cho người phụ trách trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.
Chất lượng thông tin tốt hơn
Dữ liệu sạch và chính xác giúp ra quyết định đúng. RPA loại bỏ “tạp âm” do lỗi nhập liệu thủ công gây ra, mang đến số liệu đáng tin cậy.
Hỗ trợ kiểm toán hiệu quả
Mọi hành động của bot đều được ghi lại tự động, giúp chuẩn bị hồ sơ kiểm toán nhanh hơn. Bạn không cần mất thời gian lục lọi hồ sơ giấy để tìm chứng từ – tất cả đều có dấu vết điện tử rõ ràng.
Mở rộng quy mô mà không cần tuyển dụng ồ ạt
Vào dịp cuối năm, nếu cần xử lý khối lượng giao dịch gấp ba lần, chỉ cần chạy thêm bot, không cần tuyển thêm người.
Mang lại trải nghiệm làm việc tích cực cho nhân viên
Không ai chọn nghề kế toán để cả ngày chỉ làm “máy copy-paste”. Tự động hóa giải phóng nhân sự khỏi các công việc nhàm chán, giúp họ tập trung vào công việc đòi hỏi kỹ năng cao hơn.
RPA được ứng dụng như thế nào trong kế toán?
RPA có thể áp dụng vào hầu hết các công việc kế toán mang tính lặp lại, dựa trên quy tắc rõ ràng và xử lý dữ liệu có cấu trúc. Dưới đây là một số ví dụ tiêu biểu:
Xử lý hóa đơn (Invoice Processing)
Trước đây, nhân viên kế toán thường phải nhập thủ công dữ liệu từ hóa đơn giấy hoặc PDF vào hệ thống ERP. Việc này vừa tốn thời gian vừa dễ sai sót.
Với RPA, robot có thể tự động:
- Lấy hóa đơn từ email hoặc thư mục lưu trữ
- Trích xuất thông tin quan trọng như số hóa đơn, ngày phát hành, số tiền, mã nhà cung cấp
- Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu với thông tin trong hệ thống
- Đăng dữ liệu vào ERP và đánh dấu trạng thái đã xử lý
Kết quả: Thời gian xử lý giảm từ vài phút xuống chỉ còn vài giây cho mỗi hóa đơn, gần như loại bỏ lỗi nhập liệu.
Đối chiếu tài khoản (Account Reconciliation)
Việc đối chiếu giữa sổ sách kế toán và sao kê ngân hàng thường chiếm rất nhiều giờ làm việc mỗi tháng.
Robot RPA có thể tự động:
- Lấy dữ liệu giao dịch từ ngân hàng và hệ thống kế toán
- So sánh từng khoản thu – chi
- Đánh dấu các khoản khớp và lập danh sách các khoản sai lệch để nhân viên xử lý
Nhờ đó, quy trình đối chiếu nhanh hơn gấp nhiều lần và nhân viên chỉ cần tập trung vào các trường hợp ngoại lệ.
Báo cáo tài chính định kỳ (Financial Reporting)
Tạo báo cáo tháng, quý, năm thường yêu cầu tổng hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau, dễ gây nhầm lẫn và mất thời gian.
RPA có thể:
- Truy cập nhiều nguồn dữ liệu khác nhau
- Tự động tổng hợp và chuẩn hóa dữ liệu
- Tạo báo cáo theo định dạng yêu cầu và gửi đến các bên liên quan
Điều này giúp đảm bảo báo cáo luôn chính xác, đúng hạn và nhất quán về định dạng.
Xử lý yêu cầu hoàn tiền (Expense Reimbursement)
Quy trình hoàn tiền cho nhân viên thường bao gồm việc nhận đề nghị, kiểm tra hóa đơn chứng từ, xác nhận với cấp quản lý, rồi mới chuyển khoản.
RPA có thể:
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ
- So sánh với chính sách chi tiêu của công ty
- Tạo phiếu thanh toán và gửi yêu cầu phê duyệt đến đúng người
Nhờ đó, quy trình hoàn tiền diễn ra nhanh chóng, minh bạch và hạn chế sai sót.
Tương lai của RPA trong lĩnh vực kế toán
Hiện tại, RPA xử lý tốt các tác vụ có quy tắc rõ ràng. Sắp tới, RPA sẽ kết hợp với AI và Machine Learning để:
- Đọc hiểu tài liệu không cấu trúc
- Nhận diện giao dịch bất thường
- Dự đoán dòng tiền dựa trên dữ liệu quá khứ
Một số xu hướng đáng chú ý:
- Quy trình không chạm – Từ nhận hóa đơn đến thanh toán mà không cần con người can thiệp trừ khi có vấn đề.
- Tự động hóa trên đám mây – Dễ triển khai, dễ quản lý cho đội ngũ toàn cầu.
- RPA cho doanh nghiệp nhỏ – Mô hình thuê bao chi phí thấp, dễ tiếp cận hơn.
WinActor RPA – Giải pháp vừa mạnh mẽ vừa thân thiện
Muốn triển khai RPA nhanh và hiệu quả? WinActor là cái tên đáng cân nhắc.
- Top1 thị trường Nhật Bản, được hàng nghìn doanh nghiệp tin dùng
- Giao diện kéo-thả, không yêu cầu kiến thức lập trình
- Hơn 1.000 thư viện có sẵn, giúp tiết kiệm thời gian
- Tích hợp linh hoạt với ERP, hệ thống ngân hàng và quản lý tài liệu
- Phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
- Kể từ phiên bản 7.6, WinActor đánh dấu một bước tiến lớn với việc tích hợp Gen AI, mang trí tuệ vào tự động hóa để giảm thao tác thủ công, nâng cao độ chính xác và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số.
Từ xử lý hóa đơn, đối chiếu, đến lập báo cáo tài chính, WinActor giúp tự động hóa quy trình từ A–Z, giảm mạnh khối lượng thủ công.
Kết luận
RPA không thay thế con người, mà giải phóng họ khỏi những công việc lặp lại để tập trung vào nhiệm vụ mang giá trị cao hơn. Với khả năng chạy 24/7 không lỗi, chống gian lận, làm sạch dữ liệu và hỗ trợ kiểm toán, RPA đang dần trở thành công cụ bắt buộc phải có trong phòng kế toán.
Nếu đội của bạn vẫn tốn hàng giờ mỗi tuần cho nhập hóa đơn, đối chiếu hay thanh toán, đây là lúc để thử WinActor. Bắt đầu nhỏ, thấy hiệu quả, rồi mở rộng – để khai phá hết tiềm năng của cả team. Liên hệ ngay để được demo miễn phí và khám phá cách RPA có thể thay đổi hoạt động kế toán của bạn.