Trong những năm gần đây, việc ứng dụng RPA vào các hoạt động back office trong doanh nghiệp đang là một trong số những vấn đề nhận được sự quan tâm lớn từ các nhà lãnh đạo. Thị trường RPA trên thế giới đang có tốc độ tăng trưởng nhanh chóng và hứa hẹn sẽ bùng nổ trong tương lai không xa.
Báo cáo của Deloitte năm 2017 đã liệt kê ra những yếu tố thu hút giới lãnh đạo doanh nghiệp sẵn sàng chi mạnh tay cho RPA. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu về top 3 lợi ích của RPA được giới lãnh đạo C-Suites quan tâm. Đó là độ chính xác, tính tuân thủ và khả năng mở rộng.
1. Độ chính xác
Với phương thức hoạt động của RPA, robot thực hiện nghiệp vụ một cách tự động theo đúng một work-flow (quy trình) được cài đặt sẵn, chính vì vậy cũng có thể giảm thiểu được lỗi thao tác gần như bằng 0. Điều này cũng đồng nghĩa với việc nó cải thiện tối đa hiệu suất làm việc nhờ tối ưu hóa xác suất lỗi thao tác nghiệp vụ so với khi con người thực hiện.
Theo khảo sát của Deloitte năm 2017, có đến 90% câu trả lời cho rằng RPA đã đạt và vượt mức mong đợi về mặt nâng cao độ chính xác của nghiệp vụ. Điều này cho thấy hiệu quả rõ rệt mà RPA mang lại cho doanh nghiệp về phương diện độ chính xác. Đây cũng là điều dễ hiểu vì so với khi con người thực hiện, thường sẽ mắc phải lỗi dù ít hay nhiều do những yếu tố chủ quan, thể trạng sức khỏe hay tinh thần,…
Vì vậy, việc đảm bảo tối đa độ chính xác của công việc là một điều rất khó. Sẽ có những ý kiến cho rằng hoàn toàn có thể đảm bảo độ chính xác khi con người cẩn thận thực hiện nghiệp vụ. Điều này không sai, tuy nhiên mức độ tập trung của con người chắc chắn không thể cân bằng trong suốt thời gian làm việc 8 tiếng/ngày.
Do vậy, những lỗi sai có thể xảy ra bất cứ lúc nào và mất thời gian để rà soát, sửa lại; từ đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ chung của công việc.
Một ví dụ có thể kể đến từ chính khách hàng của chúng tôi như sau. Tại một công ty sản xuất, khi số lượng đơn hàng tăng đột biến, nhân viên nhập liệu không kịp xử lý và lỗi thao tác xảy ra thường xuyên mà không được sửa chữa kịp thời, dẫn đến việc 50,000 đơn hàng bị dồn ứ trong suốt 3 tháng trong năm 2019. Nhưng khi áp dụng WinActor vào quy trình, vấn đề này đã được giải quyết triệt để trong vòng 1 tháng.
Từ ví dụ này, ta có thể thấy được hậu quả rất lớn của việc xảy ra lỗi thao tác và khi đó sản phẩm RPA cũng là một trong số những lựa chọn sáng suốt để giải quyết vấn đề này.
2. Tính tuân thủ
Để tránh tối đa những nguy cơ về bảo mật thông tin, không ít doanh nghiệp đã đưa RPA vào quá trình thực hiện nghiệp vụ trong công ty. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra đó là để áp dụng RPA một cách có hiệu quả nhất thì điều kiện tiên quyết đó là các nhà quản lý, lãnh đạo phải lọc ra một quy trình tinh giản, rõ ràng và chuẩn hóa dữ liệu đầu vào. Vì sao lại như vậy?
Chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản rằng, một quy trình phức tạp không chỉ khiến cho con người mà còn khiến cho việc áp dụng robot trở nên phức tạp, gia tăng chi phí vận hành và gián đoạn công việc kinh doanh.
Như vậy, khi đã có một dữ liệu chuẩn hóa và một quy trình rõ ràng, RPA sẽ tuân thủ hoàn toàn theo những gì được đưa ra, không chọc quá sâu vào hệ thống, cũng không tự ý thao tác những bước nằm ngoài nghiệp vụ được cài đặt sẵn. Do đó có thể hạn chế tối đa những lo lắng về mặt rủi ro kèm theo.
Báo cáo của Deloitte năm 2017 đã chỉ ra rằng, có đến 92% câu trả lời rằng RPA đạt và vượt mức mong đợi về mặt nâng cao tính tuân thủ. Con số ấn tượng này chính là minh chứng cho thấy tính tuân thủ của RPA cũng là một trong những yếu tố đáng để các nhà lãnh đạo lưu tâm khi quyết định áp dụng RPA vào doanh nghiệp.
3. Khả năng mở rộng
Bất cứ một nhà lãnh đạo hay quản lý doanh nghiệp nào khi điều hành công ty thì chắc hẳn đều sẽ tính đến vấn đề mở rộng quy mô trong tương lai. Và khi đó bài toán đặt ra là sự mở rộng ấy có làm thay đổi nhiều đến bộ máy vận hành trong công ty hay không? Các ứng dụng phần mềm thao tác và quản lý nghiệp vụ có còn thực hiện được hay không?
Ngay cả khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, RPA cũng có thể giải quyết những vấn đề phát sinh về lượng công việc tăng lên hay thời gian xử lý cần giảm xuống,… và đương nhiên là cho ra hiệu quả đồng nhất sau đó. Lý do là vì RPA có những loại license phù hợp với từng quy mô, và việc mở rộng những loại license đó cũng không hề phức tạp.
Chính vì vậy, khi áp dụng RPA, các nhà lãnh đạo hoàn toàn có thể yên tâm khi doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không cần tính đến việc thay đổi quá nhiều trong hệ thống vận hành, thói quen nhân viên hay vấn đề chi phí.
Thế giới đã bước vào thời đại công nghệ 4.0 và tự động hóa quy trình cũng là một làn gió mới mang đến cuộc cách mạng cải cách cho doanh nghiệp. Rất nhiều công ty đã và đang áp dụng thành công giải pháp công nghệ RPA và có được những phản hồi tích cực. Hãy hành động ngay lập tức để doanh nghiệp của mình không bị bỏ lại phía sau trên cuộc đua công nghệ!