Lực lượng lao động của Nhật Bản đang thu hẹp nhanh hơn gần như bất kỳ nền kinh tế lớn nào khác. Khi dân số già hóa và ngày càng ít người trẻ gia nhập thị trường lao động, các doanh nghiệp ở nhiều ngành nghề đang gặp khó khăn trong việc duy trì năng suất.
Với nhiều tổ chức, thách thức hiện nay không còn là tăng trưởng, mà đơn giản là duy trì hoạt động với ít nhân sự hơn. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp Nhật Bản tìm đến tự động hóa. Bằng cách ứng dụng các công nghệ như Robotic Process Automation (RPA), tổ chức có thể giảm khối lượng công việc thủ công, duy trì hiệu quả vận hành và hỗ trợ nhân viên làm việc trong bối cảnh nguồn lao động ngày càng hạn chế.
Contents
Tình trạng thiếu hụt lao động tại Nhật Bản là vấn đề mang tính cấu trúc
Nhật Bản đang phải đối mặt với một trong những tình trạng thiếu hụt lao động nghiêm trọng nhất trong các nền kinh tế phát triển. Dân số nước này đang già hóa nhanh chóng, trong khi số người trong độ tuổi lao động liên tục giảm.
Theo thống kê của chính phủ, người từ 65 tuổi trở lên chiếm khoảng 29–30% dân số Nhật Bản, tỷ lệ cao nhất trong các nền kinh tế lớn.
Đồng thời, tổng dân số của Nhật Bản đã giảm liên tục trong hơn một thập kỷ, khiến việc tuyển dụng nhân sự mới ngày càng trở nên khó khăn.
Nghiên cứu từ Recruit Works Institute ước tính rằng Nhật Bản có thể thiếu hơn 11 triệu lao động vào năm 2040 nếu năng suất lao động không được cải thiện đáng kể.
Tác động của tình trạng này đã thể hiện rõ ở nhiều ngành:
- Các nhà sản xuất gặp khó khăn trong việc duy trì công suất sản xuất
- Các tổ chức tài chính phải xử lý khối lượng công việc hành chính ngày càng lớn
- Các cơ sở y tế phải phục vụ nhiều bệnh nhân cao tuổi hơn với số lượng nhân viên hạn chế
Trước đây, các doanh nghiệp thường giải quyết tình trạng thiếu lao động bằng cách tuyển thêm nhân sự hoặc thuê ngoài. Tuy nhiên, những giải pháp này ngày càng trở nên khó thực hiện khi nguồn lao động tiếp tục thu hẹp.
Vì vậy, nhiều tổ chức tại Nhật Bản đang ngày càng chuyển sang tự động hóa.
Chi phí ẩn của các quy trình thủ công
Ngay cả ở một nền kinh tế phát triển như Nhật Bản, nhiều quy trình kinh doanh vẫn được thực hiện theo cách khá thủ công.
Nhân viên thường phải dành nhiều giờ mỗi ngày để thực hiện các tác vụ số lặp đi lặp lại như:
- Nhập dữ liệu giữa nhiều hệ thống
- Xử lý hóa đơn và tài liệu
- Cập nhật bảng tính
- Kiểm tra báo cáo và đối soát dữ liệu
- Thực hiện các quy trình hành chính lặp lại
Mặc dù các công việc này cần thiết cho hoạt động hàng ngày, nhưng chúng hiếm khi tạo ra giá trị chiến lược cho doanh nghiệp. Quan trọng hơn, chúng chiếm thời gian mà nhân viên có thể dành cho các hoạt động như chăm sóc khách hàng, phân tích dữ liệu hoặc đổi mới.
Khi lực lượng lao động bắt đầu thu hẹp, những điểm kém hiệu quả này trở nên rõ ràng hơn. Các nhóm phải xử lý cùng một khối lượng công việc nhưng với ít nhân sự hơn, điều này thường dẫn đến các điểm nghẽn trong vận hành.
Trong nhiều tổ chức, vấn đề thực sự không chỉ là thiếu nhân lực, mà là quá nhiều thời gian của con người đang bị tiêu tốn cho các công việc số lặp lại.
Tự động hóa giúp giải quyết trực tiếp thách thức này.
Tự động hóa bổ sung “nhân sự số” cho doanh nghiệp
Robotic Process Automation (RPA) cho phép các robot phần mềm thực hiện các tác vụ dựa trên quy tắc mà nhân viên thường làm trên máy tính.
Những “nhân sự số” này có thể:
- Đăng nhập vào các hệ thống
- Trích xuất và chuyển dữ liệu
- Xử lý tài liệu
- Tạo báo cáo
- Kích hoạt quy trình làm việc giữa nhiều ứng dụng
Khác với con người, robot phần mềm có thể hoạt động liên tục mà không mệt mỏi hay bị gián đoạn.
Điều này giúp doanh nghiệp mở rộng năng lực làm việc mà không cần tăng số lượng nhân sự.
Đối với các công ty đang đối mặt với tình trạng thiếu lao động, sự thay đổi này mang lại tác động rất lớn. Thay vì yêu cầu nhân viên hiện tại gánh thêm khối lượng công việc, tự động hóa cho phép phần mềm xử lý các tác vụ lặp lại, trong khi nhân viên tập trung vào những công việc cần chuyên môn và khả năng phán đoán.
Tự động hóa giúp duy trì năng suất khi lực lượng lao động thu hẹp
Thiếu lao động thường dẫn đến sự suy giảm năng suất. Khi các nhóm làm việc thiếu người, công việc dễ bị tồn đọng, thời gian phản hồi chậm hơn và chất lượng dịch vụ có thể giảm.
Tự động hóa giúp duy trì sự ổn định trong vận hành bằng cách đảm bảo các quy trình lặp lại vẫn được thực hiện ngay cả khi số lượng nhân viên thay đổi.
Ví dụ:
Trong ngân hàng, tự động hóa có thể xử lý hồ sơ vay vốn, xác minh tài liệu và cập nhật hệ thống nội bộ.
Trong sản xuất, các “nhân sự số” có thể quản lý xử lý đơn hàng, cập nhật tồn kho và xử lý tài liệu từ nhà cung cấp.
Trong quản trị y tế, tự động hóa có thể hỗ trợ quy trình thanh toán, nhập dữ liệu bệnh nhân và xử lý yêu cầu bảo hiểm.
Bằng cách tự động hóa các hoạt động thường nhật, doanh nghiệp có thể đảm bảo các quy trình quan trọng vẫn vận hành trơn tru ngay cả khi nguồn nhân lực bị hạn chế.
Nhân viên có thể tập trung vào các công việc giá trị cao hơn
Tự động hóa không nhằm thay thế con người. Thay vào đó, nó thay đổi cách nhân viên đóng góp cho tổ chức.
Khi các tác vụ lặp lại được tự động hóa, nhân viên có thể tập trung vào những hoạt động đòi hỏi sự phán đoán và sáng tạo của con người, chẳng hạn như:
- Quản lý quan hệ khách hàng
- Hoạch định chiến lược
- Cải tiến quy trình
- Kiểm soát chất lượng
- Đổi mới và giải quyết vấn đề
Sự chuyển dịch này đặc biệt có giá trị tại Nhật Bản, nơi nhiều nhân viên giàu kinh nghiệm sở hữu lượng kiến thức tích lũy lớn về tổ chức.
Tự động hóa giúp doanh nghiệp tận dụng tốt hơn nguồn chuyên môn này, thay vì để những nhân sự có kinh nghiệm dành thời gian cho các công việc hành chính lặp lại.
Tự động hóa đang trở thành nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp
Tình trạng thiếu hụt lao động tại Nhật Bản không phải là vấn đề tạm thời. Các xu hướng nhân khẩu học cho thấy số người trong độ tuổi lao động sẽ tiếp tục giảm trong nhiều thập kỷ tới.
Vì vậy, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào chiến lược tuyển dụng để duy trì tăng trưởng. Cải thiện năng suất thông qua tự động hóa đang trở thành yếu tố thiết yếu.
Các tổ chức triển khai tự động hóa thành công có thể đạt được nhiều lợi ích:
- Nâng cao hiệu quả vận hành
- Rút ngắn thời gian xử lý công việc
- Giảm lỗi do con người
- Tận dụng tốt hơn chuyên môn của nhân viên
- Mở rộng hoạt động mà không cần tăng nhân sự
Nói một cách đơn giản, tự động hóa giúp doanh nghiệp làm được nhiều việc hơn với ít nhân sự hơn.
Đối với nhiều doanh nghiệp tại Nhật Bản, Robotic Process Automation (RPA) đã trở thành một trong những cách thực tế và hiệu quả nhất để đạt được sự chuyển đổi này. Bằng cách tự động hóa các tác vụ số lặp lại, tổ chức có thể nhanh chóng giảm khối lượng công việc thủ công và giúp nhân viên tập trung vào những hoạt động mang lại giá trị cao hơn.
Những giải pháp như WinActor, được phát triển tại Nhật Bản và được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành, cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình kinh doanh hàng ngày mà không cần thay đổi hệ thống phức tạp. Từ nhập dữ liệu, xử lý tài liệu đến tích hợp hệ thống, RPA giúp tổ chức duy trì năng suất ngay cả khi lực lượng lao động ngày càng thu hẹp.
Khi tình trạng thiếu lao động tiếp tục định hình lại nền kinh tế Nhật Bản, những doanh nghiệp đầu tư vào tự động hóa ngay từ hôm nay sẽ có vị thế tốt hơn để vận hành hiệu quả, duy trì năng lực cạnh tranh và hỗ trợ nhân viên trong một môi trường làm việc đang thay đổi.
Khám phá cách WinActor có thể giúp tự động hóa quy trình kinh doanh và xây dựng lực lượng lao động hiệu quả hơn cho doanh nghiệp của bạn.