Không chỉ doanh nghiệp mà các cơ quan chính quyền địa phương cũng đang đẩy mạnh chuyển đổi số (DX). Xu hướng này xuất phát từ nhiều yếu tố, trong đó có nhu cầu nâng cao chất lượng dịch vụ công thông qua số hóa các thủ tục hành chính. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải ai cũng hình dung rõ những phương pháp chuyển đổi số cụ thể có thể áp dụng.
Bài viết này giới thiệu những tác động và lợi ích mà chính quyền địa phương có thể đạt được khi triển khai chuyển đổi số, đồng thời đưa ra các ví dụ thực tế để bạn tham khảo.
Contents
1. Chuyển đổi số (DX) là gì?
DX là viết tắt của Digital Transformation, nghĩa là chuyển đổi số. Thuật ngữ này chỉ quá trình chuyển đổi hoạt động của doanh nghiệp và tổ chức nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin và công nghệ số. Thông qua việc ứng dụng công nghệ số, các quy trình làm việc truyền thống có thể được tối ưu hóa, tự động hóa hoặc cải tiến.
Ví dụ, việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa hoạt động chăm sóc khách hàng, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, cũng được xem là một hình thức chuyển đổi số.
2. Vai trò và lợi ích của việc thúc đẩy chuyển đổi số trong chính quyền địa phương theo định hướng của Chính phủ
Tại Nhật Bản, Bộ Nội vụ và Truyền thông là cơ quan giữ vai trò chủ đạo trong việc thúc đẩy chuyển đổi số tại chính quyền địa phương. Đây là một trong những chính sách quan trọng ở cấp quốc gia và được khuyến khích triển khai rộng rãi. Điều này xuất phát từ những lợi ích và ý nghĩa to lớn mà chuyển đổi số có thể mang lại.
Dưới đây là những lợi ích chính khi chính quyền địa phương triển khai chuyển đổi số.
2.1. Nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện chất lượng dịch vụ
Việc ứng dụng công nghệ số được kỳ vọng sẽ giúp cung cấp dịch vụ công hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao sự thuận tiện cho người dân.
Chẳng hạn, khi các thủ tục hành chính có thể được thực hiện trực tuyến, người dân không còn phải trực tiếp đến cơ quan hành chính để giải quyết công việc. Nhờ đó, việc sử dụng dịch vụ công trở nên thuận tiện hơn.
2.2. Giảm chi phí
Số hóa dữ liệu và tự động hóa quy trình nghiệp vụ giúp giảm các công việc xử lý giấy tờ và thao tác thủ công, từ đó góp phần tiết kiệm chi phí.
Mặc dù việc triển khai ban đầu đòi hỏi một khoản đầu tư nhất định, hiệu quả tiết kiệm chi phí về lâu dài được kỳ vọng sẽ đáng kể.
2.3. Tăng cường tính minh bạch
Việc ứng dụng công nghệ số giúp người dân dễ dàng tiếp cận thông tin về hoạt động của chính quyền địa phương, chẳng hạn như cách thức quản lý và sử dụng ngân sách. Điều này góp phần nâng cao tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan hành chính.
Qua đó, chính quyền có thể khuyến khích người dân tham gia nhiều hơn vào các hoạt động cộng đồng, đồng thời củng cố niềm tin của người dân đối với cơ quan công quyền.
2.4. Hỗ trợ quá trình ra quyết định
Nhờ ứng dụng công nghệ phân tích dữ liệu, chính quyền địa phương có thể nắm bắt chính xác hơn nhu cầu của người dân và các vấn đề đang tồn tại trong khu vực, từ đó đưa ra quyết định phù hợp hơn.
Bên cạnh đó, việc triển khai các hệ thống ứng dụng công nghệ số còn giúp chính quyền liên tục tích lũy dữ liệu để phục vụ công tác quản lý và ra quyết định trong tương lai.
2.5. Thúc đẩy phát triển và tăng sức sống cho địa phương
Việc cung cấp các dịch vụ và tổ chức sự kiện mới dựa trên công nghệ số được kỳ vọng sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển của địa phương.
Công nghệ số cũng giúp việc chia sẻ thông tin trong cộng đồng trở nên thuận tiện hơn, qua đó hỗ trợ xây dựng và phát triển các cộng đồng dân cư tại địa phương.
3. Các phương pháp thúc đẩy chuyển đổi số trong chính quyền địa phương
Khi đã xác định triển khai chuyển đổi số, chính quyền địa phương cần tìm hiểu những phương pháp cụ thể có thể áp dụng. Dưới đây là một số hướng triển khai để tham khảo.
3.1. Ứng dụng RPA
RPA là một trong những giải pháp được khuyến nghị sử dụng để thúc đẩy chuyển đổi số trong chính quyền địa phương.
RPA (Robotic Process Automation) là công nghệ số sử dụng robot phần mềm để tự động hóa các công việc thường xuyên và những thao tác lặp đi lặp lại vốn do con người thực hiện.
Bằng cách tự động hóa các công việc thường nhật và những tác vụ đơn giản, RPA có thể rút ngắn đáng kể thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả vận hành. Nhờ đó, nhân viên có thêm thời gian tập trung vào những công việc đòi hỏi chuyên môn và giá trị cao hơn.
Nhiều công việc hành chính tại chính quyền địa phương có thể được tối ưu hóa bằng RPA.
Ngoài ra, sau khi được thiết lập, RPA có thể thực hiện công việc theo các bước đã xác định một cách nhất quán, hạn chế sai sót. Điều này cũng góp phần giảm đáng kể các lỗi do con người gây ra, chẳng hạn như thao tác nhầm hoặc nhập sai dữ liệu.
Tìm hiểu thêm về RPA qua bài viết: Các bước triển khai RPA.
3.2. Ứng dụng AI-OCR
AI-OCR cũng là một giải pháp hiệu quả để thúc đẩy chuyển đổi số trong chính quyền địa phương.
AI-OCR là công nghệ có khả năng nhận diện thông tin trên tài liệu và chuyển đổi thông tin đó thành dữ liệu chỉ bằng cách quét tài liệu.
Ví dụ, khi cần xử lý một biểu mẫu giấy có chứa thông tin cá nhân như họ tên và địa chỉ, AI-OCR có thể nhận diện và chuyển những thông tin này thành dữ liệu số.
Việc ứng dụng AI-OCR giúp tự động hóa công tác nhập liệu tại nhiều cơ quan chính quyền địa phương, qua đó nâng cao hiệu quả vận hành. Nếu kết hợp AI-OCR với công cụ RPA, hiệu quả xử lý công việc có thể được cải thiện hơn nữa.
3.3. Thúc đẩy việc sử dụng thẻ My Number
Một phương pháp thúc đẩy chuyển đổi số trong chính quyền địa phương là cung cấp thông tin và nâng cao nhận thức của người dân về thẻ My Number thông qua các tài liệu truyền thông, website, địa điểm công cộng và những kênh phù hợp khác.
Nội dung tuyên truyền cần giúp người dân hiểu rõ lợi ích của thẻ My Number, các dịch vụ có thể sử dụng bằng thẻ và cách thức sử dụng. Đồng thời, cần cung cấp thông tin về những biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng.
Bên cạnh đó, cần xây dựng quy trình đăng ký và cấp thẻ My Number đơn giản, nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ người dân trong suốt quá trình thực hiện thủ tục.
3.4. Thúc đẩy làm việc từ xa
Để triển khai làm việc từ xa, chính quyền địa phương cần xây dựng môi trường kết nối Internet ổn định và trang bị các thiết bị phù hợp như máy tính, máy tính bảng.
Việc triển khai các phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa, chẳng hạn như dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây và công cụ họp trực tuyến, cũng là một phương pháp thúc đẩy chuyển đổi số.
Bên cạnh hạ tầng công nghệ, cần xây dựng các quy định và hướng dẫn cụ thể về làm việc từ xa, bao gồm thời gian làm việc tại nhà, phương thức báo cáo và cách thức trao đổi thông tin.
Ngoài ra, nhân viên cũng cần được hướng dẫn về quản lý thông tin và các biện pháp bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu.
3.5. Tiêu chuẩn hóa và thống nhất các hệ thống thông tin
Tiêu chuẩn hóa và thống nhất các hệ thống thông tin cũng là một trong những phương pháp thúc đẩy chuyển đổi số trong chính quyền địa phương.
Trước tiên, cần lập danh sách các hệ thống thông tin đang được sử dụng, sau đó khảo sát và phân tích chức năng, đặc điểm, tình trạng vận hành, chi phí và các yếu tố liên quan của từng hệ thống.
Dựa trên kết quả khảo sát và phân tích, chính quyền địa phương cần xây dựng phương án xác định những hệ thống thông tin nào cần được tiêu chuẩn hóa và thống nhất.
Tiếp đó, triển khai phương án đã đề ra thông qua việc đưa vào sử dụng hoặc phát triển một nền tảng chung, qua đó thúc đẩy chuyển đổi số trên toàn địa phương.
3.6. Chuyển các thủ tục hành chính lên môi trường trực tuyến
Trước tiên, cần xây dựng chiến lược tổng thể cho việc chuyển đổi các thủ tục hành chính sang hình thức trực tuyến. Cụ thể, cần xác định rõ những thủ tục nào sẽ được chuyển đổi, thời gian triển khai và các nguồn lực cần thiết.
Một số chính quyền địa phương đang ứng dụng RPA để hỗ trợ đưa các thủ tục hành chính lên môi trường trực tuyến. Nhờ RPA, một số quy trình xử lý tại quầy có thể được chuyển sang hình thức trực tuyến và tự động hóa.
Bên cạnh đó, cần triển khai thêm các hệ thống phù hợp khác để đưa hoạt động hành chính lên môi trường số.
4. Giải pháp được khuyến nghị: Nền tảng chính quyền địa phương NaNaTsu
Đối với hoạt động chuyển đổi số tại chính quyền địa phương, giải pháp được khuyến nghị là NaNaTsu, nền tảng chính quyền địa phương thông minh dùng chung.
Với NaNaTsu, chính quyền địa phương có thể nâng cao hiệu quả vận hành nhờ ứng dụng RPA và AI-OCR mà không phải mất nhiều công sức cho việc thiết lập hệ thống ban đầu phức tạp.
Hãy cân nhắc sử dụng giải pháp này để hỗ trợ quá trình chuyển đổi số tại địa phương.
5. Ba ví dụ thực tế về chuyển đổi số trong chính quyền địa phương
Ngay cả khi đã hiểu các phương pháp chuyển đổi số, việc hình dung cách triển khai trên thực tế vẫn có thể gặp khó khăn nếu không có những ví dụ cụ thể.
Dưới đây là ba trường hợp chuyển đổi số tại các địa phương ở Nhật Bản để tham khảo.
5.1. Thành phố Kitami, tỉnh Hokkaido
Thành phố Kitami thuộc tỉnh Hokkaido luôn chủ động tìm kiếm các giải pháp cải thiện dịch vụ công. Năm 2016, thành phố thu hút sự chú ý khi triển khai mô hình quầy dịch vụ hành chính một cửa không cần điền biểu mẫu (No-Writing One-Stop Window).
Theo mô hình này, khi đến cơ quan hành chính, người dân không cần đi qua nhiều quầy khác nhau hoặc tự điền các biểu mẫu. Thay vào đó, họ chỉ cần cung cấp thông tin cá nhân bằng lời nói cho nhân viên, và nhiều thủ tục có thể được giải quyết tại cùng một đầu mối.
Sau đó, thành phố tiếp tục đưa công cụ RPA WinActor vào sử dụng nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả vận hành.
Theo thông tin được công bố, trong năm tài chính 2021, thành phố đã tự động hóa khoảng 7.000 lượt nhập dữ liệu mỗi năm vào hệ thống đăng ký cư trú và khoảng 51.000 lượt cấp giấy chứng nhận mỗi năm.
Việc triển khai này giúp giảm khoảng 450 giờ chờ nhận giấy chứng nhận của người dân mỗi năm, đồng thời tiết kiệm khoảng 1.420 giờ làm việc của nhân viên mỗi năm.
5.2. Thành phố Yokohama, tỉnh Kanagawa
Bộ phận Tuyển sinh thuộc Ban Kế hoạch Giáo dục Trường học, Phòng Hỗ trợ Trường học và Hợp tác Cộng đồng, Văn phòng Hội đồng Giáo dục thành phố Yokohama, tỉnh Kanagawa, phụ trách một chương trình hỗ trợ tài chính cho phụ huynh hoặc người giám hộ của một số học sinh tiểu học và trung học cơ sở thuộc diện giáo dục bắt buộc.
Số lượng hồ sơ đăng ký chương trình vượt quá 30.000 hồ sơ mỗi năm. Trong khi đó, chỉ có 10 nhân viên được phân công xử lý công việc này, khiến quá trình thực hiện đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.
Để cải thiện tình hình, bộ phận đã triển khai công cụ RPA WinActor và công cụ AI-OCR NaNaTsu AI-OCR with DX Suite.
Nhờ kết hợp hai giải pháp, hiệu quả xử lý công việc được cải thiện đáng kể, giúp giảm hơn 2.000 giờ làm thêm mỗi năm.
5.3. Thành phố Fukaya, tỉnh Saitama
Thành phố Fukaya thuộc tỉnh Saitama đã triển khai công cụ RPA WinActor vào tháng 10/2019 nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và cải thiện dịch vụ hành chính.
Để thúc đẩy chuyển đổi số trên toàn bộ chính quyền địa phương, vào tháng 2/2020, thành phố được cho là đã thành lập Nhóm công tác thúc đẩy RPA thành phố Fukaya (Fukaya City RPA Promotion Working Group), với các thành viên được lựa chọn từ từng bộ phận.
Theo thông tin tính đến năm 2022, gần 70 kịch bản tự động hóa đã được đưa vào vận hành. Việc tích cực ứng dụng RPA đã góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả xử lý công việc tại địa phương.
6. Hãy thúc đẩy chuyển đổi số trong chính quyền địa phương
Trên đây là những nội dung về vai trò, lợi ích, phương pháp triển khai và các ví dụ thực tế về chuyển đổi số trong chính quyền địa phương.
Việc thúc đẩy chuyển đổi số có thể giúp nâng cao hiệu quả xử lý công việc hành chính, đồng thời cải thiện chất lượng dịch vụ công dành cho người dân.
Các phương pháp triển khai rất đa dạng, bao gồm sử dụng công cụ RPA và AI-OCR, thúc đẩy việc sử dụng thẻ My Number, phát triển hình thức làm việc từ xa, tiêu chuẩn hóa và thống nhất các hệ thống thông tin, cũng như chuyển các thủ tục hành chính lên môi trường trực tuyến.
Nếu bạn đang làm việc trong cơ quan nhà nước và muốn thúc đẩy chuyển đổi số tại địa phương, hãy tìm hiểu và cân nhắc sử dụng NaNaTsu, nền tảng chính quyền địa phương thông minh dùng chung.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Công cụ RPA WinActor có thể được sử dụng cho những công việc nào?
Về nguyên tắc, WinActor có thể được sử dụng cho hầu hết các công việc thực hiện trên hệ điều hành Windows.
Một số ví dụ triển khai thực tế bao gồm đăng ký thông tin đơn đặt hàng và thông tin mua hàng vào hệ thống nghiệp vụ cốt lõi, đồng bộ thông tin giữa nhiều hệ thống và thực hiện các công việc kiểm tra trong quá trình phát triển phần mềm.
Công cụ RPA WinActor có thể giúp giảm bao nhiêu thời gian làm việc?
Mức độ tiết kiệm thời gian phụ thuộc vào ngành nghề, loại dữ liệu và tài liệu cần xử lý.
Trong các thử nghiệm triển khai thực tế nhằm đánh giá tính khả thi của giải pháp tại doanh nghiệp, đã có trường hợp WinActor giúp giảm tới 99% khối lượng công việc mục tiêu. Vui lòng tham khảo các bài viết về trường hợp ứng dụng thực tế trên website để biết thêm chi tiết.
Tôi có thể xem WinActor hoạt động thực tế không?
Đại diện của WinActor có thể đến trực tiếp để trình diễn cách công cụ hoạt động. Vui lòng liên hệ thông qua biểu mẫu yêu cầu tư vấn về sản phẩm.
Ngoài ra, WinActor cũng được giới thiệu tại nhiều hội chợ thương mại và sự kiện khác nhau. Để biết thông tin về các sự kiện có sự tham gia của WinActor, vui lòng theo dõi mục Tin tức trên website.
Công cụ RPA WinActor có những đặc điểm gì nổi bật?
Các kịch bản tự động hóa trong WinActor được hiển thị dưới dạng sơ đồ luồng (flowchart). Người dùng có thể chỉnh sửa sơ đồ bằng các thao tác trực quan, nhờ đó thực hiện những điều chỉnh nhỏ hoặc tinh chỉnh kịch bản mà không cần kiến thức lập trình.
Để tìm hiểu thêm, vui lòng tham khảo phần giới thiệu sản phẩm WinActor hoặc liên hệ đội ngũ chúng tôi để được tư vấn thêm và dùng thử!