Trong những năm gần đây, doanh nghiệp ngày càng ứng dụng RPA và AI để mở rộng phạm vi công việc có thể tự động hóa, qua đó nâng cao hơn nữa năng suất và hiệu quả hoạt động.
Bài viết này sẽ giải thích sự khác biệt giữa RPA và AI, đồng thời giới thiệu một trường hợp ứng dụng thực tế kết hợp cả hai công nghệ.
Contents
1. RPA là gì?
RPA là viết tắt của Robotic Process Automation, nghĩa là tự động hóa quy trình bằng robot. Công nghệ này sử dụng robot phần mềm để tự động thực hiện các công việc thường xuyên, mang tính lặp lại trong hoạt động văn phòng. Các công cụ hỗ trợ triển khai RPA được gọi là công cụ RPA.
RPA thực hiện công việc tự động theo những quy tắc do con người thiết lập. Công nghệ này đặc biệt phù hợp với các công việc đòi hỏi lặp đi lặp lại những thao tác giống nhau. Khi giao những công việc đó cho RPA thay vì để nhân viên thực hiện thủ công, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả vận hành.
2. AI là gì?
AI là viết tắt của Artificial Intelligence, nghĩa là trí tuệ nhân tạo. Đây là công nghệ giúp máy tính, thông qua phần cứng hoặc phần mềm, thực hiện những hoạt động đòi hỏi khả năng xử lý thông tin và trí tuệ tương tự con người.
AI được trang bị khả năng học máy (Machine Learning). Dựa trên dữ liệu đã tích lũy, AI có thể đưa ra phán đoán và tối ưu hóa các quy tắc do con người xây dựng.
Chẳng hạn, nhờ khả năng nhận diện giọng nói và hình ảnh, AI đã được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như chơi cờ vây, cờ shogi, hỗ trợ chẩn đoán y tế và lái xe tự động.
AI đang phát triển nhanh chóng, và các công nghệ tiên tiến hơn ứng dụng AI sẽ tiếp tục được nghiên cứu, phát triển trong tương lai.
3. RPA và AI khác nhau như thế nào?
Về nguyên tắc, RPA là phần mềm có khả năng tự động thực hiện công việc theo các quy tắc đã được thiết lập, phù hợp với những nhiệm vụ mang tính lặp lại. Trong khi đó, AI là hệ thống máy tính có những năng lực xử lý và phán đoán tương tự trí tuệ con người.
Có thể chia việc kết hợp công cụ RPA với các công cụ AI chuyên biệt thành ba hướng chính sau đây.
3.1. Mở rộng phạm vi dữ liệu mà công cụ RPA có thể xử lý
Hướng kết hợp này sử dụng các công nghệ như AI-OCR và loa tích hợp AI để chuyển đổi thông tin trên giấy tờ, hình ảnh và âm thanh thành dữ liệu ở định dạng mà RPA có thể xử lý. Nhờ đó, phạm vi công việc có thể tự động hóa được mở rộng.
Quá trình này còn được gọi là chuyển đổi dữ liệu phi cấu trúc thành dữ liệu có cấu trúc.
Có thể hình dung rằng AI-OCR giúp robot RPA có đôi mắt tinh tường để đọc thông tin trên tài liệu, còn loa tích hợp AI giúp robot có đôi tai nhạy bén để tiếp nhận thông tin bằng âm thanh.
3.2. Kết hợp với AI để thực hiện các công việc cần phán đoán, chẳng hạn như xét duyệt hồ sơ
RPA không thể tự đưa ra những phán đoán phức tạp như AI. Vì vậy, doanh nghiệp có thể kết hợp RPA với các công cụ AI chuyên biệt có khả năng thực hiện những công việc này.
Ví dụ, giả sử có một sản phẩm AI chuyên dùng để đánh giá hồ sơ tín dụng. Quy trình kết hợp hai công nghệ sẽ diễn ra như sau:
- RPA gửi thông tin đến AI: RPA chuyển các dữ liệu như thu nhập của khách hàng đến hệ thống AI chuyên đánh giá hồ sơ tín dụng, đồng thời yêu cầu đánh giá xem khách hàng có đủ điều kiện vay vốn hay không.
- AI đánh giá hồ sơ: Dựa trên thông tin nhận được, AI phân tích và đưa ra kết luận về khả năng cho vay.
- RPA thực hiện công việc theo kết quả đánh giá: RPA tiếp nhận kết luận từ AI và xử lý các bước tiếp theo theo kết quả đó. Chẳng hạn, nếu khoản vay được chấp thuận, RPA sẽ tự động thực hiện quy trình xử lý khoản vay.
Trong tương lai, các sản phẩm AI chuyên biệt cho từng mục đích được dự kiến sẽ ngày càng phổ biến. Khi kết hợp RPA với những công cụ AI chuyên biệt đã được thương mại hóa và có thể đưa vào ứng dụng thực tế, doanh nghiệp có thể tự động hóa cả những công việc mà riêng RPA khó thực hiện.
Có thể hình dung AI chuyên xét duyệt hồ sơ như một chuyên gia tư vấn hỗ trợ robot RPA đưa ra hướng xử lý phù hợp.
3.3. Nâng cao hiệu quả xây dựng kịch bản tự động hóa
AI chuyên phân tích từng loại công việc có thể được sử dụng để phân tích quy trình vận hành, phát hiện những thao tác dư thừa và xác định các điểm cần cải thiện. Từ đó, AI có thể đề xuất ứng dụng RPA như một giải pháp tối ưu hóa công việc.
Không chỉ dừng lại ở việc đề xuất, công nghệ này còn có thể đưa ra phương án cải tiến quy trình phù hợp với khả năng tự động hóa bằng RPA, đồng thời xây dựng kịch bản để tự động thực hiện các công việc đó.
NTT DATA cũng đang nghiên cứu và phát triển các phương pháp ứng dụng AI để nâng cao khả năng tự động hóa công việc, thông qua việc tự động tạo và đề xuất kịch bản cho WinActor — công cụ RPA của NTT DATA.
Có thể hình dung đây là cách tăng cường năng lực xử lý ở phần đóng vai trò như bộ não của robot RPA.
4. Ví dụ thực tế về kết hợp RPA và AI
Dưới đây là một trường hợp tự động hóa hoạt động nghiệp vụ bằng cách kết hợp RPA và AI.
4.1. Cung cấp giải pháp AI-OCR và RPA cho chính quyền địa phương
Khi dịch COVID-19 bùng phát và lan rộng, các cơ quan nhà nước, trong đó có chính quyền địa phương tại Nhật Bản, cần nhanh chóng triển khai chi trả khoản trợ cấp cố định đặc biệt (Special Fixed Benefit Payment) cho người dân.
Trong khi đó, đội ngũ nhân viên tại các cơ quan địa phương cũng phải xử lý khối lượng công việc lớn để chuẩn bị cho quá trình chi trả. Nhằm hỗ trợ giảm tải công việc cho nhân viên thông qua công nghệ tự động hóa nghiệp vụ, từ tháng 4/2020, NTT DATA đã cung cấp miễn phí giải pháp NaNaTsu AI-OCR with DX Suite và công cụ RPA WinActor.
Đối với quy trình chi trả khoản trợ cấp này, chính quyền địa phương tiếp nhận hồ sơ đăng ký của người dân thông qua hình thức trực tuyến hoặc đơn giấy. Sau đó, nhân viên nhập dữ liệu vào hệ thống, tiến hành xét duyệt hồ sơ và thực hiện các bước chuyển tiền cho đến khi hoàn tất việc chi trả.
Trong quy trình trên, công nghệ tự động hóa hỗ trợ các công việc cụ thể như sau:
- AI-OCR: Nhận diện và chuyển nội dung trên các đơn đăng ký bằng giấy thành dữ liệu văn bản.
- RPA: Tự động nhập nội dung và dữ liệu vào hệ thống, đối chiếu thông tin trong quá trình xét duyệt hồ sơ chi trả, đồng thời tạo dữ liệu phục vụ việc chuyển tiền.
Nhờ kết hợp hai công nghệ, các công việc xử lý tài liệu, nhập liệu và đối chiếu thông tin được tự động hóa, góp phần giảm khối lượng công việc thủ công cho nhân viên chính quyền địa phương.
5. Các dịch vụ liên quan
- Công cụ RPA WinActor
- Giải pháp AI-OCR DX Suite
- Nền tảng chính quyền địa phương thông minh NaNaTsu
6. Tổng kết
Khi nhầm lẫn giữa RPA và AI, doanh nghiệp có thể cho rằng AI có thể xử lý mọi công việc. Điều này dễ dẫn đến những kỳ vọng không phù hợp và khiến một số doanh nghiệp không đạt được kết quả như mong muốn sau khi triển khai công cụ RPA.
Để cải thiện năng suất và hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp cần hiểu đúng thế mạnh của từng công nghệ, đồng thời lựa chọn và kết hợp các công cụ phù hợp với đặc điểm công việc.
Hãy chủ động tìm kiếm những cơ hội ứng dụng RPA và AI trong chính quy trình vận hành của doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả công việc.
NTT DATA hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến hoạt động nghiệp vụ thông qua việc kết hợp RPA và AI. Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc triển khai các giải pháp này hoặc cần tư vấn thêm, vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Công cụ RPA WinActor có thể được sử dụng cho những công việc nào?
Về nguyên tắc, WinActor có thể được sử dụng cho hầu hết các công việc thực hiện trên hệ điều hành Windows.
Một số ví dụ triển khai thực tế bao gồm đăng ký thông tin đơn đặt hàng và thông tin mua hàng vào hệ thống nghiệp vụ cốt lõi, đồng bộ thông tin giữa nhiều hệ thống và thực hiện các công việc kiểm tra trong quá trình phát triển phần mềm.
Công cụ RPA WinActor có thể giúp giảm bao nhiêu thời gian làm việc?
Mức độ tiết kiệm thời gian phụ thuộc vào ngành nghề, loại dữ liệu và tài liệu cần xử lý cũng như đặc điểm của công việc được tự động hóa.
Trong các thử nghiệm triển khai thực tế nhằm đánh giá tính khả thi của giải pháp tại doanh nghiệp, đã có trường hợp WinActor giúp giảm tới 99% khối lượng công việc mục tiêu.
Vui lòng tham khảo các bài viết về trường hợp ứng dụng thực tế trên website để biết thêm chi tiết.
Tôi có thể xem WinActor hoạt động thực tế không?
Đại diện của WinActor có thể đến trực tiếp để trình diễn cách công cụ hoạt động. Vui lòng liên hệ thông qua biểu mẫu yêu cầu tư vấn về sản phẩm.
Ngoài ra, WinActor cũng được giới thiệu tại nhiều hội chợ thương mại và sự kiện khác nhau. Để biết thông tin về các sự kiện có sự tham gia của WinActor, vui lòng theo dõi mục Tin tức trên website.
Công cụ RPA WinActor có những đặc điểm gì nổi bật?
Các kịch bản tự động hóa trong WinActor được hiển thị dưới dạng sơ đồ luồng (flowchart). Người dùng có thể chỉnh sửa sơ đồ bằng các thao tác trực quan, nhờ đó thực hiện những điều chỉnh nhỏ hoặc tinh chỉnh kịch bản mà không cần kiến thức lập trình.
Để tìm hiểu thêm, vui lòng tham khảo phần giới thiệu sản phẩm WinActor. Liên hệ chúng tôi để dùng thử!