Tự động hóa và nâng cao hiệu quả công việc hành chính văn phòng nhờ RPA

 


Khi kết hợp “Robot” với “công việc” hẳn bạn hình dung đến những robot thực hiện những động tác đã được cài đặt ở một công trường, nhưng gần đây với sự ra đời của RPA, công việc văn phòng cũng có thể được tự động hóa bằng máy tính.

Bài viết này giới thiệu chi tiết về tự động hóa và nâng cao hiệu quả công việc hành chính văn phòng bằng RPA. Vậy áp dụng RPA, chúng ta có thể tự động hóa được những công việc như thế nào và đem lại những lợi ích gì, bài viết dành cho những người muốn nâng cao hiệu quả công việc hành chính văn phòng. 

Robot công nghiệp không thể thực hiện các công việc hành chính văn phòng 


Robot công nghiệp sử dụng trong các công trường có thể thực hiện lặp đi lặp lại những động tác giống nhau với độ chính xác và tốc độ cao, nhờ đó giúp con người giảm bớt gánh nặng lao động chân tay và cắt giảm chi phí nhân công.

Tuy nhiên, Robot công nghiệp không thay thế con người làm công việc hành chính văn phòng vì chúng không được cấu tạo để chứa đựng những phần mềm cần thiết cho công việc này. Như vậy, để tự động hóa công việc hành chính văn phòng, bạn cần một robot phần mềm có thể thực hiện những thao tác trên máy tính. 

RPA có thể tự động hóa nghiệp vụ hành chính

Nếu Robot công nghiệp giúp giảm bớt gánh nặng lao động chân tay, robot phần mềm thao tác trên máy tính RPA có thể tự động hóa và làm giảm bớt gánh nặng cho lao động trí óc.

Ví dụ như những nghiệp vụ có logic cố định như tạo phiếu đặt hàng trên máy tính, RPA có thể thực hiện một khối lượng lớn nhanh chóng và chính xác hơn con người. Giống như robot công nghiệp thực hiện tự động những động tác đã được lập trình, RPA có thể thực hiện công việc hành chính tự động theo workflow được cài đặt sẵn.

Như vậy, RPA có thể giúp tối ưu hóa quá trình tự động hóa nghiệp vụ văn phòng, thay con người thực hiện những công việc thủ công như nhập dữ liệu, … để giảm bớt gánh nặng công việc cho con người và nâng cao hiệu quả nghiệp vụ. Hơn nữa, khác với robot công nghiệp, phần mềm RPA thao tác trên máy tính nên không chiếm chỗ trong văn phòng. 

Cách sử dụng RPA để nâng cao hiệu quả nghiệp vụ văn phòng

Các nghiệp vụ có thể ứng dụng RPA thường có 3 đặc điểm sau

1.      Nghiệp vụ số hóa thông tin

2.      Nghiệp vụ phát sinh thường xuyên (nghiệp vụ cần thao tác lặp đi lặp lại nhiều lần)

3.      Nghiệp vụ có hướng dẫn xử lý hay quy tắc phán đoán rõ ràng

Đối với nghiệp vụ đầu tiên, RPA sử dụng dữ liệu trên máy tính nên thông tin cần phải được số hóa. Nếu thông tin đã được chuyển hóa thành dữ liệu máy tính thì RPA có thể tự động xử lý được, còn với những thông tin chưa được số hóa như tài liệu giấy thì có thể sử dụng OCR (Nhận dạng ký tự quang học) để chuyển thành dữ liệu số.

Đối với nghiệp vụ thứ 2, có thể nói đây là lĩnh vực RPA có thể nâng cao hiệu quả tốt nhất. RPA có thể thực hiện các thao tác lặp đi lặp lại không chút sai sót dựa trên workflow cài đặt sẵn. RPA phục vụ tốt nhất cho những nghiệp vụ hành chính phát sinh thường xuyên. Ngoài ra, đối với công việc phát sinh nhiều trong một thời điểm nhất định trong tháng, RPA giúp con người giảm nhẹ gánh nặng phải nhớ lại nội dung công việc mỗi lần thực hiện và gánh nặng phải chia sẻ thời gian để thực hiện đồng thời với những nghiệp vụ thường nhật khác, từ đó nâng cao chất lượng công việc. 

Đối với nghiệp vụ thứ 3, RPA chỉ thực hiện được trong những điều kiện nhất định. Một trong những điều kiện đó là khi RPA tích hợp với công nghệ trí tuệ nhân tạo AI, RPA có thể xử lý những nghiệp vụ có logic không cố định cần năng lực phán đoán dựa trên thông tin được cung cấp. Nếu bạn sử dụng riêng RPA để tự động hóa, RPA chỉ thích hợp để áp dụng với nghiệp vụ có hướng dẫn xử lý và quy tắc phán đoán rõ ràng vì RPA cần được cài đặt các bước thực hiện và kịch bản phán đoán để thực hiện. 

Các nghiệp vụ RPA có thể tự động hóa

Cụ thể, RPA tự động hóa được những nghiệp vụ sau:

·        Nghiệp vụ nhập liệu (Ví dụ: nghiệp vụ nhân sự)

·        Nghiệp vụ biên tập trên Excel (Ví dụ: nghiệp vụ sao chép thông tin bán hàng)

·        Nghiệp vụ có tính lặp đi lặp lại nhiều thao tác dễ gây sai sót (Ví dụ: nghiệp vụ nhận gửi đơn hàng)

·        Nghiệp vụ thu thập dữ liệu, thông tin (Ví dụ: nghiệp vụ thu thập dữ liệu bán hàng)


Một ví dụ dễ sử dụng RPA là nghiệp vụ nhập liệu hay thu thập dữ liệu. RPA có thể loại bỏ rủi ro phát sinh sai sót khi làm việc với khối lượng lớn dữ liệu, do đó nâng cao hiệu quả công việc. Nếu công việc này thực hiện bởi con người, sai sót rất dễ xảy ra khi con người mệt mỏi và giảm tập trung, hơn nữa, thao tác đơn giản lặp đi lặp lại làm cho việc phát hiện lỗi trở nên khó khăn. Nhưng với RPA, phần mềm robot này có thể thực hiện thao tác dù đơn giản nhất một cách ổn định trong một khoảng thời gian dài, nếu không có lỗi ngoài ý muốn trên phần mềm thì khả năng phát sinh sai sót rất thấp.

Một ví dụ khác là nghiệp vụ đặt hàng và nhận đơn hàng. Khi số lượng đơn vị giao dịch và số lượng đơn hàng/đặt hàng lớn, thời gian và công sức con người bỏ ra để thực hiện càng nhiều và khả năng phát sinh sai sót càng cao. Những sai sót này sẽ gây lúng túng cho các đơn vị giao dịch và ảnh hưởng đến sự tin cậy lẫn nhau, chưa kể đến những sai sót về con số có thể phát triển thành những vấn đề rất lớn.

Nếu để RPA thay con người thực hiện nghiệp vụ này thì công việc sẽ được xử lý nhanh chóng hơn và loại bỏ được lỗi thao tác. Khi đó, con người chỉ cần kiểm tra sự chênh lệch của đơn hàng giữa tháng này và tháng trước trước đem in nên có thể giảm thiểu được rất nhiều công sức.

Từ những ví dụ trên, có thể thấy áp dụng RPA để tự động hóa các nghiệp vụ có quy tắc rõ ràng và quy trình thực hiện giống nhau sẽ giúp cải thiện rất nhiều hiệu quả công việc.   

   

Giảm bớt gánh nặng cho nhân viên nhờ tự động hóa nghiệp vụ văn phòng bằng RPA

Như nêu trên, RPA có thể tự động hóa được nhiều nghiệp vụ văn phòng, do đó, rút ngắn thời gian thực hiện công việc, giảm bớt sức ép phải tập trung cao độ để tránh sai sót hay luôn phải ghi nhớ quy trình nghiệp vụ không thường xuyên, đồng thời giải phòng sức lao động của nhân viên khỏi những công việc thủ công lặp đi lặp lại để họ có nhiều thời gian hơn cho những sáng kiến cải tiến và xúc tiến hoạt động kinh doanh mới.  

Kết luận

Có thể nói RPA cũng giống như robot công nghiệp là một giải pháp về phương thức lao động mới cho con người. Như robot công nghiệp đang rất phổ biến ở nhiều công xưởng nhà máy, RPA với các ưu điểm như nêu trên chắc chắn sẽ được sử dụng rộng rãi tại các văn phòng trong trong tương lai gần.  

Với doanh nghiệp lần đầu áp dụng RPA, NTT DATA Việt Nam mong muốn giới thiệu đến sản phẩm OfficeRobot. Sản phẩm này dễ sử dụng, chi phí triển khai thấp và không cần những kiến thức lập trình phức tạp. Bên cạnh đó, chúng tôi cung cấp một hệ thống hỗ trợ nhiệt tình và nhanh chóng trong suốt quá trình triển khai nên các doanh nghiệp có thể dễ dàng và yên tâm áp dụng.