Sự phối hợp giữa RPA (Robotic Process Automation) và AI-OCR (Artificial Intelligence – Optical Character Recognition) mang lại những lợi ích đáng kể trong việc nhập thông tin hóa đơn và xử lý dữ liệu. Áp dụng giải pháp kết hợp này, một công ty tài chính đa quốc gia đã giảm 50% thời gian xử lý hóa đơn và tăng 99% độ chính xác trong nhập thông tin, giúp tiết kiệm thời gian và năng suất. Tuy vậy, RPA và AI-OCR vẫn phải đối mặt với một vài thách thức.
RPA là gì? AI-OCR là gì?
RPA là một công nghệ tự động hóa quy trình công việc dựa trên các kịch bản và quy tắc được xác định trước. RPA sử dụng các thiết bị tự động để thực hiện các hành động lặp lại nhau trong quy trình, nhằm giảm sự tham gia của con người và tăng cường hiệu suất làm việc. Thông qua RPA, các tác vụ như nhập liệu, xử lý hồ sơ, kiểm tra dữ liệu và gửi thông báo có thể được tự động hóa.
AI-OCR là một công nghệ áp dụng trí tuệ nhân tạo trong việc nhận dạng ký tự quang học với khả năng chuyển đổi dữ liệu kỹ thuật số một cách chính xác và hiệu quả cho mọi loại tài liệu.
Sự kết hợp giữa RPA và AI-OCR được ưa chuộng vì những lợi ích nổi bật mà nó mang lại. RPA giúp tự động hóa quy trình công việc, giảm thiểu sự tham gia của con người và tăng tốc quá trình xử lý. Tuy nhiên, RPA đòi hỏi dữ liệu đầu vào cần được chuẩn bị và xử lý trước đó để nó có thể hiểu và xử lý. Đó là lúc AI-OCR xuất hiện, với khả năng nhận dạng và trích xuất dữ liệu từ hình ảnh hoặc tài liệu quét. Sự kết hợp giữa RPA và AI-OCR cho phép tự động hóa quy trình nhập thông tin từ hóa đơn, từ việc nhận dạng ký tự cho đến trích xuất thông tin, giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Lợi ích khi kết hợp giải pháp RPA và AI-OCR
1. Tăng tốc độ chính xác xử lý dữ liệu: RPA tự động thực hiện các tác vụ nhập liệu trong khi AI-OCR nhận dạng và trích xuất thông tin từ hình ảnh hoặc tài liệu quét. Sự kết hợp này giúp tăng tốc độ xử lý dữ liệu và đảm bảo độ chính xác cao hơn so với việc thủ công.
2. Tiết kiệm chi phí và tài nguyên: Sử dụng RPA và AI-OCR giúp giảm sự phụ thuộc vào lao động thủ công, từ đó tiết kiệm chi phí và tài nguyên cho tổ chức. Quá trình nhập thông tin từ hóa đơn trở nên tự động hơn, không cần nhiều nguồn lực con người.
3. Giảm lao động thủ công và sai sót: RPA và AI-OCR loại bỏ hoàn toàn công việc nhập thông tin từ hóa đơn thủ công. Điều này giúp giảm thiểu sai sót do con người gây ra và tăng tính chính xác của dữ liệu.
4. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Sự kết hợp giữa RPA và AI-OCR giúp tổ chức tự động hóa quy trình nhập thông tin từ hóa đơn. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giảm thời gian và công sức đồng thời tăng khả năng điều chỉnh quy trình theo nhu cầu của tổ chức.
5. Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Với tốc độ nhanh và độ chính xác cao, sự kết hợp RPA và AI-OCR giúp cung cấp dữ liệu chính xác và nhanh chóng cho các quy trình liên quan đến dịch vụ khách hàng. Điều này cải thiện trải nghiệm khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Hiệu quả vượt trội mà khách hàng đạt được khi áp dụng RPA và AI-OCR
Khách hàng là nhà sản xuất thực phẩm hàng đầu Việt Nam. Giải pháp kết hợp RPA và AI-OCR được doanh nghiệp áp dụng với mục đích tự động hóa nhằm tối ưu hóa quy trình nhập liệu và quản lý đơn đặt hàng nội địa của các văn phòng tại TP.HCM, Đà Nẵng, Hưng Yên, Vĩnh Long.
Sau khi triển khai giải pháp vào thực tế, doanh nghiệp đã đạt được những thành tựu nổi bật:
– 4.000 đơn hàng đã được xử lý trong tháng đầu tiên
– Lỗi phát sinh bởi con người giảm đáng kể, hạn chế ở mức tối đa
– Nhân viên không phải tăng ca
– Chỉ mất 2,5 phút để hoàn thành 1 đơn đặt hàng bằng RPA WinActor & AI-OCR DX Suite
Như vậy, doanh nghiệp đã giải quyết vấn đề nhập liệu thủ công trong tài chính, tăng hiệu quả trong quản lý hàng hóa và dịch vụ khách hàng và cải thiện quy trình sản xuất và quản lý chất lượng nhờ RPA và AI-OCR.
Thách thức khi kết hợp giải pháp RPA và AI-OCR
Song hành với những giá trị và lợi ích đem lại, giải pháp RPA và AI-OCR khi áp dụng vẫn còn đối mặt với một số khó khăn:
1. Cần nắm chắc nghiệp vụ của RPA và AI-OCR để tối ưu hóa khi phối hợp: Để đạt được hiệu quả cao, doanh nghiệp cũng như nhân viên cần hiểu rõ về cả hai công nghệ và biết cách tận dụng sức mạnh của mỗi công nghệ để tối ưu hóa việc kết hợp chúng. NTT DATA luôn có chuyên gia để hướng dẫn nghiệp vụ, thao tác tỉ mỉ để doanh nghiệp vận hành trơn tru.
2. Các vấn đề về định dạng và chất lượng dữ liệu: RPA và AI-OCR yêu cầu dữ liệu đầu vào được định dạng chính xác và có chất lượng tốt để đảm bảo độ chính xác và hiệu suất của hệ thống. Tuy nhiên, dữ liệu từ hóa đơn có thể đa dạng và đôi khi bị ảnh hưởng bởi định dạng không chuẩn, tình trạng quét không tốt, hoặc sự biến đổi trong mẫu hóa đơn. Điều này có thể tạo ra thách thức trong việc trích xuất dữ liệu chính xác từ hóa đơn.
3. Bảo trì, giám sát hệ thống: Khi kết hợp RPA và AI-OCR, cần có sự quản lý và bảo trì hệ thống để đảm bảo hoạt động liên tục và ổn định. Việc giám sát và thực hiện các bản cập nhật, điều chỉnh cấu hình và xử lý sự cố là cần thiết để đảm bảo hiệu suất và độ tin cậy của giải pháp kết hợp này.
4. Doanh nghiệp cần phải trả phí định kỳ để duy trì việc sử dụng giải pháp kết hợp này: Sử dụng RPA và AI-OCR yêu cầu một đầu tư ban đầu và chi phí duy trì hệ thống. Tuy nhiên, chi phí duy trì chỉ là một con số nhỏ so với tiềm năng và lợi ích to lớn giải pháp này mang lại.
Kết luận
Sự kết hợp giữa RPA và AI-OCR mang đến nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Bên cạnh một vài thách thức không đáng kể, giải pháp kết hợp này hoàn toàn đáng để các doanh nghiệp phát triển sử dụng, nâng cao hiệu quả vận hành, quản lý và kinh doanh trong tương lai.