Trong doanh nghiệp, phòng tài chính luôn đóng vai trò then chốt: quản lý vốn, kiểm soát rủi ro, đảm bảo tuân thủ và thúc đẩy tăng trưởng. Nhưng khối lượng giao dịch ngày càng tăng, các quy định ngày càng chặt chẽ, cùng với yêu cầu dữ liệu phải cập nhật liên tục và luôn mới nhất khiến những cách làm truyền thống dần bộc lộ hạn chế.
Trong bối cảnh đó, Robotic Process Automation (RPA) xuất hiện như một giải pháp quan trọng. Đây là bước khởi đầu cho hành trình chuyển đổi số, giúp phòng tài chính loại bỏ những công việc thủ công, tốn thời gian để chuyển sang quy trình nhanh hơn, chính xác hơn và trơn tru hơn. Với đặc thù tài chính là lĩnh vực dựa nhiều vào quy tắc và dữ liệu, đây chính là “mảnh đất vàng” để triển khai RPA.
Contents
RPA đã và đang xoay chuyển ngành tài chính ra sao?
RPA hoạt động thông qua các “robot phần mềm” – giống như những trợ lý số có thể tự động đăng nhập hệ thống, xử lý giao dịch, đối soát dữ liệu, lập báo cáo, gửi cảnh báo… tất cả mà không cần sự can thiệp thủ công.
Tiềm năng của RPA là vô cùng lớn. Nhiều nghiên cứu cho thấy khoảng 80% lãnh đạo tài chính trên thế giới đã triển khai hoặc có kế hoạch triển khai RPA, chứng minh rằng lĩnh vực này đặc biệt phù hợp với tự động hóa.
Phạm vi ứng dụng của RPA cũng ngày càng mở rộng. Theo Deloitte, đến năm 2025, tài chính sẽ không chỉ dừng lại ở việc tự động hóa từng nhiệm vụ rời rạc, mà sẽ tiến tới tự động hóa toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối, liên kết nhiều phòng ban trong doanh nghiệp. Điều này sẽ đẩy nhanh quá trình số hóa và biến các nền tảng RPA trở thành phần cốt lõi trong bộ công cụ chuyển đổi số của ngành dịch vụ tài chính.
Hơn bao giờ hết, RPA không chỉ giúp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp, mà còn đặt nền móng cho hyperautomation – sự kết hợp giữa RPA với trí tuệ nhân tạo (AI), machine learning (ML) và phân tích quy trình (process mining). Khi tích hợp với nhau, những công nghệ này không chỉ tự động hóa tác vụ, mà còn thay đổi cách thức vận hành của phòng tài chính, giúp hệ thống trở nên linh hoạt, bền vững và mang tính chiến lược hơn.
6 lợi ích nổi bật của RPA trong tài chính
Ứng dụng RPA trong doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc nâng cao hiệu suất. Dưới đây là những lợi ích nổi bật của RPA trong lĩnh vực tài chính:
1. Tiết kiệm chi phí – Gia tăng doanh thu
Bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí vận hành. Quan trọng hơn, nhân sự tài chính sẽ được giải phóng khỏi những công việc mang tính “nhập liệu” để tập trung nhiều hơn vào các hoạt động phân tích, hoạch định, hay dự báo – những việc mang lại giá trị gia tăng và đóng góp trực tiếp cho doanh thu, lợi nhuận.
2. Chính xác tuyệt đối, hoạt động 24/7
Khác với con người, robot có thể làm việc mà không mệt mỏi, không xao nhãng. Chúng có thể làm việc liên tục 24/7, đảm bảo kết quả nhất quán và không xảy ra sai sót. Điều này đặc biệt quan trọng trong xử lý giao dịch, nơi chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể dẫn tới hậu quả tài chính lớn.
3. Ngăn ngừa gian lận
Bên cạnh đó, RPA còn có khả năng rà soát, đối chiếu khối lượng lớn giao dịch trong thời gian ngắn. Nhờ đó, hệ thống có thể phát hiện sớm những điểm bất thường hoặc hành vi đáng ngờ trước khi xảy ra những rủi ro tài chính nghiêm trọng. Đây là một trong những giá trị vượt trội của tự động hóa mà con người khó thực hiện ở quy mô lớn.
4. Đảm bảo dữ liệu được xử lý nhanh và chính xác
Khi dữ liệu được thu thập và xử lý chính xác, đội ngũ tài chính sẽ có trong tay nguồn thông tin đáng tin cậy hơn cho việc dự báo, báo cáo, cũng như đáp ứng yêu cầu tuân thủ. Dữ liệu luôn mới nhất và chuẩn xác giúp lãnh đạo tài chính đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
5. Tăng hiệu quả kiểm toán
Mọi hành động của robot đều được ghi lại đầy đủ, tạo ra một dấu vết kiểm toán rõ ràng. Điều này vừa đơn giản hóa quá trình kiểm toán, vừa rút ngắn đáng kể thời gian mà kiểm toán viên phải bỏ ra để rà soát tài liệu, đối chiếu thông tin.
6. Linh hoạt và bền vững hơn nhờ “robot thông minh”
Lĩnh vực tài chính luôn thay đổi: định dạng báo cáo, quy định pháp lý, hay kỳ vọng từ khách hàng đều liên tục cập nhật. Khi kết hợp RPA với Machine Learning, robot có khả năng thích ứng thay vì “ngừng hoạt động” mỗi khi quy tắc thay đổi. Điều này giúp quá trình tự động hóa trở nên bền vững và sẵn sàng cho tương lai.
RPA được ứng dụng như thế nào trong lĩnh vực tài chính
RPA đặc biệt hữu ích trong tài chính vì nó có thể bao phủ nhiều quy trình từ đầu đến cuối. Dưới đây là những tình huống điển hình mà bạn có thể ứng dụng RPA trong vận hành:
- Xử lý hóa đơn và quản lý nhà cung cấp
RPA không chỉ tự động nhập liệu hóa đơn, mà còn có thể liên kết với hợp đồng, luồng phê duyệt và chu kỳ thanh toán. Nhờ đó, doanh nghiệp cải thiện quan hệ với nhà cung cấp, giảm sai sót và tăng tốc độ xử lý.
- Ứng dụng thanh toán và dự báo dòng tiền
Ngoài việc khớp thanh toán với hóa đơn, RPA còn có thể cung cấp dữ liệu chính xác vào các mô hình dự báo dòng tiền. Điều này giúp phòng tài chính quản lý ngân quỹ tốt hơn, chủ động trong việc đảm bảo thanh khoản.
- Xử lý thanh toán kết hợp kiểm tra tuân thủ
Robot có thể tự động đối chiếu giao dịch thanh toán với quy định nội bộ và yêu cầu pháp luật trước khi thực hiện giải ngân. Nhờ vậy, doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể rủi ro vi phạm và tăng tính an toàn trong vận hành.
- Onboarding khách hàng và chấm điểm tín dụng
Trong quá trình tiếp nhận khách hàng mới, RPA có thể tự động hóa các bước như kiểm tra lý lịch, xác minh KYC (Know Your Customer), hay chấm điểm tín dụng. Điều này giúp rút ngắn thời gian tiếp nhận, đồng thời tăng độ an toàn trong việc đánh giá rủi ro tín dụng.
- Quy trình từ ghi nhận đến báo cáo (Record to Report)
RPA rút ngắn đáng kể thời gian chốt sổ, đồng thời tích hợp dữ liệu vào mô hình dự báo để lãnh đạo tài chính có thể nhanh chóng phân tích các kịch bản “What-if” (nếu… thì…). Đây là công cụ hữu ích để đưa ra quyết định chiến lược.
RPA trong tài chính và kế toán: Sự khác biệt
Kế toán thường là nơi đầu tiên ứng dụng RPA, với các tác vụ quen thuộc như nhập liệu hóa đơn, đối chiếu, lập báo cáo. Nhưng ở cấp độ tài chính, RPA tiến xa hơn: không chỉ đảm bảo ghi nhận chính xác, mà còn tận dụng dữ liệu đó để dự báo, quản lý ngân quỹ và kiểm soát rủi ro.
Có thể nói rằng tự động hóa trong kế toán là nền móng, còn tự động hóa trong tài chính là bước nâng tầm lên cấp độ chiến lược. Đây là lý do các lãnh đạo tài chính ngày nay không chỉ chú trọng hiệu quả back-office, mà còn hướng tới tự động hóa toàn diện để hỗ trợ ra quyết định và thúc đẩy tăng trưởng.
Tương lai: Từ tự động hóa đến Hyperautomation
Giai đoạn tiếp theo của RPA chính là hyperautomation. Khi kết hợp với AI, ML và phân tích dữ liệu, RPA sẽ tạo nên các quy trình thông minh vượt xa khái niệm “tự động hóa tác vụ”:
- Robot không chỉ đóng sổ sách, mà còn chủ động phát hiện bất thường trong dữ liệu tài chính.
- Robot không chỉ báo cáo số liệu, mà còn phân tích xu hướng để dự báo rủi ro và đề xuất chiến lược tối ưu dòng vốn.
Nhờ đó, phòng tài chính không chỉ xử lý tài liệu nhanh hơn, chính xác hơn, mà còn trở thành trung tâm chiến lược của doanh nghiệp.
Kết luận
Tài chính trong năm 2025 đang ở bước ngoặt quan trọng. RPA giúp phòng tài chính thoát khỏi công việc thủ công lặp đi lặp lại, hướng tới sự linh hoạt, tuân thủ và tăng trưởng. Quan trọng hơn bao giờ hết, nó đang đặt nền móng cho hyperautomation, nơi AI và robot thông minh sẽ tái định hình hoàn toàn vai trò của tài chính trong doanh nghiệp.
Đã đến lúc từ bỏ những bảng tính thủ công và tiến vào kỷ nguyên tự động hóa. Nếu phòng tài chính của bạn muốn dẫn đầu chuyển đổi số, thì đây chính là thời điểm thích hợp để bắt đầu.
WinActor – Giải pháp RPA cho tài chính
WinActor, công cụ RPA hàng đầu Nhật Bản do Tập đoàn NTT Data cung cấp, chính là công cụ giúp hiện thực hóa tự động hóa. Với giao diện trực quan, WinActor hỗ trợ phòng tài chính dễ dàng thiết kế và triển khai kịch bản tự động mà không cần kỹ năng lập trình phức tạp. Ở phiên bản mới nhất 7.6, việc tích hợp AI còn giúp ngay cả những người không có kiến thức IT cũng có thể tạo kịch bản một cách suôn sẻ.
Từ xử lý hóa đơn, kiểm tra tuân thủ cho đến quy trình tài chính phức tạp hơn, WinActor giúp doanh nghiệp triển khai tự động hóa nhanh chóng, an toàn và dễ mở rộng.
Khi ngành tài chính bước vào kỷ nguyên hyperautomation, các nền tảng như WinActor sẽ là bệ phóng cho một hệ thống tài chính thông minh, linh hoạt và sẵn sàng cho tương lai.
Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để trải nghiệm bản dùng thử miễn phí WinActor mới nhất Ver 7.6 hoặc đặt lịch tư vấn cùng các chuyên gia hàng đầu Nhật Bản trong lĩnh vực chuyển đổi số.