Chúng ta nghe nói nhiều đến “RPA giúp nâng cao hiệu quả công việc”. Tuy nhiên, khi áp dụng vào thực tế, doanh nghiệp thường gặp phải khó khăn trong việc lựa chọn cho mình một sản phẩm phù hợp giữa thị trường RPA vô cùng phong phú và đa dạng.
Trong bài viết này, chúng tôi giới thiệu những điểm cần lưu ý giúp doanh nghiệp so sánh các sản phẩm RPA và nắm bắt các tiêu chí khi lựa chọn sản phẩm phù hợp với mục đích tự động hóa các nghiệp vụ của doanh nghiệp mình.
Contents
1. Lựa chọn sản phẩm RPA cần lưu ý gì?
Những điểm cần lưu ý bao gồm “Nghiệp vụ cần nâng cao hiệu quả và tự động hóa là gì?” và “Quy mô áp dụng RPA như thế nào và trong các nghiệp vụ đó có bao gồm các yếu tố mang tính cảm tính của con người để xử lý hay không?”.Nếu bạn mới chỉ có ý niệm mơ hồ về nâng cao hiệu quả nghiệp vụ thì khả năng thất bại trong việc lựa chọn một sản phẩm RPA phù hợp là rất cao.
Các sản phẩm RPA thường rất khác nhau về cách thức thực hiện tự động hóa, lĩnh vực lợi thế, nền tảng ứng dụng,…Vì vậy, trước khi xác định nghiệp vụ muốn ứng dụng RPA, doanh nghiệp nên nắm bắt ưu nhược điểm của mỗi loại RPA, thao tác cần tự động hóa, cơ chế nội bộ doanh nghiệp, môi trường triển khai và thực hiện kịch bản.
2. 2 yếu tố cần so sánh khi lựa chọn sản phẩm RPA
Khi lựa chọn sản phẩm RPA, doanh nghiệp nên xem xét riêng rẽ hai yếu tố “Sản phẩm có dễ sử dụng không?” và “Sản phẩm có giới hạn môi trường sử dụng không?”. Nói cách khác, để biết sản phẩm nào phù hợp, doanh nghiệp nên so sánh hai tiêu chí “Cách xây dựng kịch bản để thực hiện yêu cầu của nghiệp vụ” và “Môi trường thực hiện tự động hóa”.
2.1. Cách xây dựng kịch bản
Kiểu ghi lại các thao tác trên màn hình
“Kiểu ghi lại các thao tác màn hình” là cách thức bắt RPA ghi nhớ các thao tác mà người sử dụng thực hiện nghiệp vụ trên máy tính. Đây là loại sản phẩm có thể tái hiện lại tất cả những thao tác sau khi chúng được ghi nhớ các hình ảnh thực tế của thao tác đó trên máy tính.
Ví dụ như công việc lấy dữ liệu về giá bán sản phẩm của một doanh nghiệp trên các trang thương mại điện tử và lưu lại dữ liệu đó vào file excel. Các bước thực hiện công việc này chỉ cần cài đặt vào phần mềm RPA và tạo kịch bản mô phỏng các thao tác như: mở website, tìm đến sản phẩm và lấy giá lưu vào file excel giống như thao tác của con người làm bằng tay.
Từ lần tiếp theo công cụ RPA sẽ thay thế con người tự động lặp lại các thao tác này để thực hiện nghiệp vụ đó. Có thể nói, RPA hoạt động giống như một nhân viên mới làm việc hoàn hảo với kịch bản làm việc đã được xây dựng sẵn. Kịch bản của RPA có thể chỉnh sửa và thay đổi dễ dàng.
Với sản phẩm này, nhân viên không cần có kiến thức lập trình cũng có thể cài đặt các bước thao tác vào RPA thông qua việc làm mẫu lại quy trình nghiệp vụ trên máy tính.
Kiểu lập trình
Với kiểu ghi lại các thao tác trên màn hình thì chỉ thực hiện được các nghiệp vụ mà logic không quá phức tạp còn đối với những nghiệp vụ phức tạp bạn cần phải sử dụng kiểu lập trình. Do đó, nếu bạn có kiến thức về lập trình thì có thể sử dụng dòng sản phẩm này để tự động quá các nghiệp vụ phức tạp của doanh nghiệp.
Riêng với WinActor – giải pháp RPA của Tập đoàn NTT, bạn có thể nhúng VBScript vào các kịch bản bởi sản phẩm này cho phép xây dựng kịch bản theo cả hai cách: ghi lại các thao màn hình và lập trình. Bạn cũng nên lưu ý ngôn ngữ sử dụng của các sản phẩm vì chúng rất khác nhau với những sản phẩm khác.
2.2. Môi trường thực hiện tự động hóa
Kiểu client
Đây là dòng sản phẩm cài đặt RPA cho từng máy tính bàn. Bạn chỉ cần xác định số lượng máy tính cần thiết và cài đặt RPA là có thể chạy được nên thường phù hợp với trường hợp doanh nghiệp muốn dùng thử nghiệm ở quy mô nhỏ hay chỉ muốn sử dụng cho một bộ phận nào đó trong doanh nghiệp.
So với kiểu server, chi phí triển khai kiểu client tuy thấp hơn nhưng nhược điểm là mỗi máy tính chỉ thực hiện được các nhiệm vụ riêng lẻ mà ko thể kết hợp nhiều máy tính để xử lý một luồng công việc hoặc nhiều nghiệp vụ tạo thành kiểu workflow.
Kiểu server
Đây là sản phẩm trong đó RPA được cài đặt vào server và được quản lý/kiểm soát tập trung trên server. Với sản phẩm này bạn có thể quản lý đồng thời nhiều kịch bản trên nhiều máy tính, nhiều phòng ban tạo thành workflow và dễ dàng mở rộng phạm vi áp dụng. So với kiểu client, chi phí đầu tư ban đầu cho sản phẩm này cao hơn và phù hợp với trường hợp doanh nghiệp muốn quản lý tập trung hay muốn áp dụng RPA cho nhiều bộ phận trong doanh nghiệp ngay từ đầu.
Áp dụng RPA giúp bạn loại bỏ lỗi thao tác của con người trong những nghiệp vụ có logic cố định. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý tùy từng sản phẩm RPA mà cách sử dụng khó dễ khác nhau.
WinActor là giải pháp RPA chiếm thị phần số 1 Nhật Bản, đáp ứng đồng thời được nhiều tiêu chí như dễ triển khai, dễ quản lý sau cài đặt và dễ phát huy chức năng. Ngoài ra, WinActor có thể tích hợp với OCR và hỗ trợ cho cả kiểu client/server. Bạn có thể dùng WinDirector như một công cụ để quản lý và kiểm soát tập trung các robot WinActor trong trường hợp sử dụng RPA trên quy mô lớn.
Bên cạnh đó, WinActor còn cung cấp dịch vụ helpdesk bao gồm hoạt động đào tạo kỹ thuật và hỗ trợ triển khai cho khách hàng. Do đó, đây là một sản phẩm rất đáng để cân nhắc khi doanh nghiệp có ý định áp dụng RPA.