Nếu bộ phận back-office của bạn vẫn còn nhiều công đoạn làm tay, tốn thời gian, thì chuyển đổi số (DX) có thể giúp cải thiện hiệu suất rõ rệt. Vấn đề là không ít doanh nghiệp chưa biết nên bắt đầu từ chiến lược nào, dùng công cụ nào để DX back-office hiệu quả.
Bài viết này sẽ giới thiệu các hướng đi được khuyến nghị, những công cụ đáng cân nhắc và các case study thực tế, để bạn có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình.
Contents
DX cho back-office là gì?
DX cho back-office là việc số hóa các quy trình nghiệp vụ nội bộ như nhân sự, kế toán, hỗ trợ kinh doanh, quản trị hệ thống IT. Mục tiêu là nâng cao hiệu suất làm việc, cắt giảm chi phí và cải thiện kết quả kinh doanh chung.
Trong thực tế, DX cho back-office thường tận dụng công nghệ RPA (Robotic Process Automation, tức tự động hóa quy trình bằng robot phần mềm) và AI để xử lý những công việc lặp đi lặp lại mỗi ngày. Khi quy trình nội bộ được tinh gọn, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí, hạn chế sai sót và nâng cao chất lượng dịch vụ. Đây chính là nền tảng để tăng sức cạnh tranh và phát triển bền vững.
Lợi ích của DX cho back-office
Dù cần đầu tư chi phí, thời gian và nhân sự có năng lực số, DX back-office mang lại nhiều giá trị đáng kể:
- Nâng cao hiệu suất vận hành: Số hóa các công việc thủ công giúp tự động hóa quy trình cốt lõi, giảm gánh nặng cho nhân viên, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Giảm sai sót: Những mảng như kế toán đòi hỏi độ chính xác cao, nhưng làm tay thì khó tránh nhầm lẫn. Tự động hóa giúp loại bỏ các lỗi do con người.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Quy trình được số hóa giúp việc hỗ trợ và cung cấp dịch vụ nhanh, hiệu quả hơn, từ đó nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
- Quản lý dữ liệu tốt hơn: Công cụ số giúp thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu dễ dàng, cung cấp thông tin hữu ích để ra quyết định.
- Hỗ trợ làm việc từ xa: Công cụ chat và họp trực tuyến cho phép nhân viên làm việc linh hoạt ở bất cứ đâu.
- Linh hoạt và dễ mở rộng: Phần mềm trên nền tảng đám mây cho phép tăng hoặc giảm quy mô hệ thống theo nhu cầu vận hành.
Các chiến lược và công cụ nên áp dụng
Dưới đây là những hướng đi và công nghệ chính để chuyển đổi hoạt động back-office.
Triển khai RPA. Công cụ RPA đảm nhận các công việc lặp lại, để nhân viên có thời gian tập trung vào những nhiệm vụ mang tính chiến lược, giá trị cao hơn.
Áp dụng AI-OCR. Tài liệu giấy sau khi quét sẽ tự động được chuyển thành dữ liệu số, giúp giảm mạnh khối lượng nhập liệu thủ công.
Dùng dịch vụ đám mây. Tập trung lưu trữ, chia sẻ và quản lý dữ liệu trên nền tảng đám mây vừa hỗ trợ làm việc từ xa, vừa tăng cường bảo mật.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu. Công cụ phân tích cung cấp thông tin liên tục từ dữ liệu kinh doanh, giúp doanh nghiệp quyết định một cách khách quan thay vì chỉ dựa vào cảm tính hay kinh nghiệm.
WinActor: công cụ RPA cho DX back-office
WinActor do Tập đoàn NTT phát triển, là một trong những công cụ RPA hàng đầu tại Nhật Bản, được thiết kế để doanh nghiệp dễ dàng triển khai.
- Dễ dùng, chuẩn Nhật: Giao diện thao tác và tài liệu hướng dẫn đều bằng tiếng Nhật.
- Không cần biết lập trình: Kịch bản được xây dựng bằng sơ đồ luồng trực quan, nên nhân viên các phòng ban không chuyên kỹ thuật vẫn có thể tự thiết kế.
- Dễ bắt đầu từ quy mô nhỏ: Chi phí ban đầu thấp, doanh nghiệp có thể thử nghiệm ở một bộ phận rồi mở rộng dần.
DX Suite: dịch vụ AI-OCR cho DX back-office
Nhập liệu thủ công từ biểu mẫu giấy vừa mất nhiều công sức, vừa dễ sai sót. DX Suite giải quyết bài toán này với hai điểm mạnh:
- Tự động số hóa tài liệu: Trích xuất văn bản từ biểu mẫu đã quét và chuyển thành dữ liệu số có cấu trúc.
- Độ chính xác AI cao: Vẫn đọc đúng chữ khi hình ảnh có bóng đổ hoặc bị lệch nhẹ.
Case study: 3 doanh nghiệp đã DX back-office thành công
Sau đây là ba ví dụ thực tế về các doanh nghiệp đã triển khai hiệu quả.
JC Accounting Co., Ltd. Công ty chuyên cung cấp dịch vụ thuê ngoài về tiền lương, kế toán và thanh toán cho các công ty con ở nước ngoài. Họ áp dụng WinActor để tự động hóa và chuẩn hóa công việc nhập liệu lặp lại giữa các phòng ban, nhờ vậy vẫn xử lý tốt khi khối lượng công việc tăng đột biến.
The Keiyo Bank, Ltd. Ngân hàng khu vực tại tỉnh Chiba này kết hợp DX Suite (AI-OCR) và WinActor (RPA) để số hóa hồ sơ thẩm định sơ bộ khoản vay thế chấp bằng giấy, đồng thời tự động nhập liệu vào hệ thống. Kết quả là mỗi năm tiết kiệm được 26.737 giờ làm việc.
Tokyu Card Co., Ltd. Đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thẻ tín dụng và dịch vụ đại lý này sử dụng WinActor kết hợp OCR để tự động hóa xử lý tài liệu, xử lý dữ liệu, chuyển thông tin giữa các hệ thống và tra cứu trên nhiều hệ thống cùng lúc. Nhờ đó, họ cắt giảm được 7.800 giờ công việc vận hành.
Triển khai DX back-office ngay hôm nay
Bài viết đã điểm qua những lợi ích chính của DX back-office, các chiến lược và công cụ hiệu quả, cùng những case study thực tế từ doanh nghiệp.
Nếu bạn đang cân nhắc DX cho back-office, chúng tôi đặc biệt khuyến nghị kết hợp công cụ RPA WinActor với giải pháp AI-OCR DX Suite. Hai công cụ này tạo thành một quy trình tự động hóa khép kín, từ chuyển dữ liệu trên giấy thành văn bản số cho đến xử lý dữ liệu ở các bước tiếp theo, mà không cần can thiệp thủ công.
Liên hệ chúng tôi để trải nghiệm dùng thử!