Khi doanh nghiệp đẩy mạnh chuyển đổi số, tự động hóa quy trình (RPA) trở thành yếu tố then chốt giúp tăng tốc và mở rộng quy mô. Tuy nhiên, việc tự xây dựng hệ thống RPA nội bộ thường gặp nhiều rào cản như chi phí đầu tư lớn, thiếu chuyên môn và khó duy trì hiệu quả lâu dài.
Hợp tác cùng đối tác RPA chuyên nghiệp là hướng đi thông minh hơn cho phép các doanh nghiệp có thể tận dụng kinh nghiệm, công nghệ và quy trình triển khai sẵn có để rút ngắn thời gian và giảm rủi ro. Không chỉ tự động hóa tác vụ lặp lại, RPA còn giúp tái thiết cách thu thập, xử lý và khai thác dữ liệu, biến hiệu suất vận hành thành lợi thế chiến lược và giúp đội ngũ tập trung vào đổi mới, sáng tạo.
Contents
RPA Outsourcing là gì?
Về bản chất, RPA outsourcing nghĩa là doanh nghiệp ủy thác cho đối tác chuyên nghiệp phụ trách một hoặc nhiều giai đoạn trong vòng đời tự động hóa – từ khảo sát quy trình, thiết kế bot, triển khai, giám sát cho đến tối ưu liên tục.
So với mô hình tự phát triển nội bộ, hợp tác cùng chuyên gia RPA giúp doanh nghiệp tiếp cận đội ngũ giàu kinh nghiệm, nền tảng công nghệ sẵn có và quy trình chuẩn hóa, nhờ đó rút ngắn đáng kể thời gian đưa giải pháp vào hoạt động.
Các mô hình RPA outsourcing phổ biến hiện này gồm có:
- Triển khai toàn phần: Đối tác đảm nhiệm toàn bộ quy trình tự động hóa – doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin quy trình, còn lại đội ngũ chuyên gia sẽ thiết kế, triển khai và vận hành bot.
- Mô hình đồng quản lý: Đội ngũ nội bộ và đối tác cùng phối hợp trong chiến lược, quản trị và bảo trì hệ thống.
- BOT-as-a-Service (BaaS): Dịch vụ đăng ký theo nhu cầu, linh hoạt cho các khối lượng công việc lớn hoặc biến động theo mùa.
Việc lựa chọn giữa phát triển nội bộ hay hợp tác bên ngoài tùy thuộc vào ưu tiên của doanh nghiệp: kiểm soát hay tốc độ, đầu tư ban đầu hay chi phí vận hành, năng lực nội bộ hay chuyên môn từ đối tác. Trong những dự án cần xử lý dữ liệu lớn hoặc triển khai nhanh, outsource RPA thường là lựa chọn hiệu quả hơn cả.
Outsource RPA giúp doanh nghiệp tăng tốc chuyển đổi số và dữ liệ
Dưới đây là 6 lợi ích của việc outsource RPA trong doanh nghiệp:
1. Biến nhập liệu thủ công thành quy trình thông minh
RPA giúp doanh nghiệp vượt qua giới hạn của nhập liệu thủ công bằng cách tự động trích xuất, xác thực và chuẩn hóa dữ liệu. Khi kết hợp với các công nghệ như AI, OCR hoặc Intelligent Document Processing (IDP), đối tác triển khai có thể xử lý cả dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc. Kết quả là doanh nghiệp sở hữu nguồn dữ liệu sạch, sẵn sàng cho phân tích và ra quyết định tức thời.
2. Triển khai nhanh – Hiệu quả sớm
Đội ngũ chuyên gia RPA có sẵn kinh nghiệm và thư viện tài nguyên giúp rút ngắn thời gian triển khai chỉ còn vài tuần. Càng sớm đưa bot vào hoạt động, doanh nghiệp càng nhanh thấy được giá trị về thời gian, độ chính xác và năng suất.
3. Giảm chi phí, tối ưu nguồn lực
Hợp tác triển khai giúp doanh nghiệp loại bỏ chi phí đầu tư hạ tầng, bản quyền và nhân sự chuyên trách, đồng thời giảm tải cho đội ngũ nội bộ. Các đối tác sẽ đảm nhận toàn bộ vòng đời của bot – từ thiết kế, vận hành đến bảo trì.
4. Nâng cao chất lượng dữ liệu và khả năng phân tích
Tự động hóa quy trình nhập liệu đảm bảo độ chính xác, đồng nhất và toàn vẹn của dữ liệu – tạo nền tảng tin cậy cho phân tích, dự báo và ứng dụng Gen AI. Nhiều đơn vị triển khai còn tích hợp sẵn cơ chế kiểm soát, theo dõi và báo cáo, giúp doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn quản lý dữ liệu.
5. Mở rộng linh hoạt theo nhu cầu
Mô hình hợp tác giúp doanh nghiệp dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô tự động hóa tùy theo tình hình kinh doanh. Trong mùa cao điểm, đối tác có thể nhanh chóng bổ sung bot, đảm bảo hoạt động liên tục mà không cần tuyển dụng thêm nhân sự.
6. Gia tăng giá trị nguồn nhân lực
Khi công việc lặp lại được tự động hóa, nhân viên có thể tập trung vào phân tích, đưa ra quyết định và sáng tạo – hình thành văn hóa đổi mới và tư duy dựa trên dữ liệu, nền tảng cốt lõi của chuyển đổi số thực tế.
Một số ví dụ ứng dụng RPA thành công
Case Study 1: Doanh nghiệp Vận tải & Logistics
Thách thức:
- Phụ thuộc vào nhập liệu thủ công trong các bộ phận điều phối, nhân sự và kế toán.
- Dữ liệu phân tán trên nhiều file Excel và hệ thống nội bộ, gây chậm trễ xử lý.
- Thiếu nhân lực, phụ thuộc vào một vài cá nhân có kinh nghiệm.
- Hạn chế về chuyên môn RPA nội bộ.
Giải pháp:
- Ứng dụng WinActor RPA để tự động tổng hợp và nhập dữ liệu vào hệ thống.
- Hợp tác với đối tác triển khai RPA để phân tích quy trình, thiết kế bot và đào tạo nhân viên.
- Mở rộng tự động hóa dần sang các bộ phận: Nhân sự, Kế toán, Hành chính.
- Cho phép nhân viên không chuyên IT dễ dàng tạo và quản lý bot qua giao diện trực quan.
Kết quả:
- Tiết kiệm 166 giờ làm việc mỗi tháng sau giai đoạn đầu.
- 80 kịch bản RPA được triển khai trên toàn công ty trong 2 năm.
- Giảm đáng kể khối lượng công việc lặp lại, nhân viên tập trung vào hoạt động giá trị cao hơn.
- Thúc đẩy hợp tác nội bộ và hình thành văn hóa chuyển đổi số.
Công nghệ sử dụng:
- WinActor RPA
- Microsoft Excel
- Hệ thống nội bộ trên Windows
- Tự động hóa tệp & email
Case Study 2: Ngân hàng & Tài chính
Thách thức:
- Vẫn phụ thuộc nhiều vào quy trình giấy tờ trong xử lý hồ sơ vay và tra cứu thông tin.
- Một hồ sơ cần 30–60 phút để nhập thủ công; tự động hóa giúp giảm khoảng 65% thời gian.
- Lo ngại bảo mật khi sử dụng AI-OCR trên nền tảng đám mây.
Giải pháp:
- Triển khai WinActor RPA cho 82 quy trình nghiệp vụ tính đến tháng 3/2021.
- Ứng dụng DX Suite (AI-OCR) trên nền tảng AWS Cloud để số hóa biểu mẫu giấy.
- Tăng cường bảo mật: giới hạn IP, kiểm soát truy cập, đánh giá nhà cung cấp theo hơn 30 tiêu chí.
Kết quả:
- Giảm 26.737 giờ làm việc thủ công mỗi năm.
- Rút ngắn 65% thời gian xử lý hồ sơ vay.
- Nhân viên có thêm thời gian tập trung vào hoạt động kinh doanh và dịch vụ khách hàng.
Công nghệ sử dụng:
- WinActor RPA
- DX Suite (AI-OCR)
- AWS Cloud
- Hệ thống kiểm soát và quản trị truy cập
Case Study 3: Bộ phận Hành chính – Nhân sự
Thách thức:
- Mất 24 giờ/năm cho việc kiểm tra bảng công và xử lý sai lệch.
- Dễ xảy ra sai sót khi nhập liệu thủ công.
- Quy trình phức tạp giữa nhiều hệ thống: Excel, Access và log chấm công.
- Cập nhật ngưỡng sai lệch (ví dụ: 30 → 20 phút) phải làm thủ công, mất thời gian.
Giải pháp:
- RPA tự động đăng nhập, trích xuất dữ liệu từ nhiều hệ thống.
- Tự động đọc và xử lý dữ liệu từ Excel.
- So khớp dữ liệu, phát hiện sai lệch và gửi thông báo tự động.
- Tự động hóa quy trình email và nhắc nhở giữa các bộ phận.
Kết quả:
- Giảm 88% thời gian xử lý, từ 24 giờ xuống còn 3 giờ/năm.
- Loại bỏ hoàn toàn lỗi nhập liệu.
- Giúp nhân sự tập trung vào các hoạt động phát triển và hoạch định chiến lược.
Công nghệ sử dụng:
- WinActor RPA
- Microsoft Excel & Access
- Tích hợp email tự động
Kết luận: Tăng tốc chuyển đổi số cùng đối tác RPA chuyên nghiệp
Từ các ví dụ trên, có thể thấy hợp tác triển khai RPA không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nguồn lực, mà còn tạo nền tảng dữ liệu vững chắc cho hành trình chuyển đổi số. Khi kết hợp cùng AI, OCR và công nghệ đám mây, RPA mang lại hiệu quả nhanh, linh hoạt và đảm bảo an toàn thông tin.
Đặt lịch tư vấn miễn phí cùng đội ngũ chuyên gia RPA của chúng tôi để khám phá cách WinActor có thể giúp doanh nghiệp bạn tăng tốc chuyển đổi số và tối ưu hiệu quả vận hành ngay hôm nay.