Khi các doanh nghiệp đẩy mạnh chuyển đổi số, việc chuyển đổi từ một nền tảng RPA sang nền tảng khác đang trở thành nhu cầu ngày càng phổ biến. Nguyên nhân có thể đến từ yêu cầu tối ưu chi phí, hợp nhất hệ thống, chuyển dịch lên nền tảng đám mây hoặc nhu cầu mở rộng năng lực automation trong tương lai.
Tuy nhiên, chuyển đổi nền tảng RPA không đơn thuần là việc di chuyển các bot từ hệ thống này sang hệ thống khác. Nếu không có chiến lược phù hợp, doanh nghiệp có thể đối mặt với chi phí phát sinh lớn, gián đoạn vận hành và kéo dài thời gian triển khai.
Hiểu rõ những nguyên nhân khiến các dự án chuyển đổi RPA thất bại là bước đầu tiên để xây dựng một lộ trình chuyển đổi hiệu quả và bền vững.
Contents
Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi nền tảng RPA?
Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp quyết định thay đổi nền tảng automation hiện tại.
Một số tổ chức muốn giảm chi phí vận hành. Một số khác cần những tính năng quản trị tốt hơn, khả năng mở rộng cao hơn hoặc khả năng tích hợp với các công nghệ mới như AI và điện toán đám mây.
Trong nhiều trường hợp, hệ thống automation hiện tại đơn giản là không còn đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Mặc dù mục tiêu kinh doanh đã rõ ràng, nhưng quá trình triển khai thường phức tạp hơn nhiều so với dự kiến.
Nguyên nhân 1: Xem chuyển đổi RPA chỉ là một dự án công nghệ
Đây là sai lầm phổ biến nhất trong các dự án chuyển đổi nền tảng.
Nhiều doanh nghiệp tập trung vào việc tái tạo các bot hiện có trên nền tảng mới mà quên rằng automation vốn được xây dựng xoay quanh quy trình nghiệp vụ, yêu cầu vận hành và các tiêu chuẩn quản trị.
Nếu chỉ sao chép nguyên trạng các bot hiện tại, doanh nghiệp có thể vô tình mang theo cả những quy trình kém hiệu quả sang hệ thống mới.
Một dự án chuyển đổi thành công cần bắt đầu từ việc đánh giá lại quy trình, thay vì chỉ chuyển đổi bot.
Doanh nghiệp nên xác định:
- Quy trình nào vẫn đang tạo ra giá trị
- Quy trình nào cần được tối ưu
- Quy trình nào nên loại bỏ
Đây là cơ hội để cải thiện hiệu quả vận hành thay vì chỉ thay đổi công nghệ.
Nguyên nhân 2: Thiếu tài liệu và dữ liệu về hệ thống automation hiện tại
Sau nhiều năm vận hành, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định chính xác số lượng bot, luồng xử lý và các hệ thống liên quan.
Các bot liên tục được chỉnh sửa, quy trình thay đổi và số lượng kết nối giữa các hệ thống ngày càng tăng.
Khi thiếu tài liệu đầy đủ, doanh nghiệp dễ gặp phải các vấn đề như:
- Thiếu thông tin về logic xử lý
- Không xác định được các tích hợp hiện có
- Phát sinh lỗi cấu hình bảo mật
- Mất kết nối giữa các hệ thống phụ thuộc
Vì vậy, trước khi bắt đầu chuyển đổi, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá toàn diện môi trường automation hiện tại để giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai.
Nguyên nhân 3: Đánh giá thấp độ phức tạp của quy trình
Không phải tất cả bot đều có mức độ phức tạp như nhau.
Những quy trình đơn giản, dựa trên các quy tắc cố định thường khá dễ chuyển đổi. Tuy nhiên, các workflow liên quan đến nhiều hệ thống, API, cơ sở dữ liệu hoặc các mô hình AI sẽ đòi hỏi nhiều nguồn lực hơn đáng kể.
Nhiều doanh nghiệp lập kế hoạch chuyển đổi dựa trên số lượng bot thay vì độ phức tạp thực tế của từng quy trình.
Điều này dẫn đến:
- Chậm tiến độ
- Thiếu nguồn lực triển khai
- Tăng chi phí ngoài dự kiến
Thay vì chỉ đếm số lượng bot, doanh nghiệp nên phân loại automation theo mức độ phức tạp và mức độ ưu tiên kinh doanh trước khi xây dựng kế hoạch chuyển đổi.
Nguyên nhân 4: Bỏ qua yếu tố quản lý thay đổi
Chuyển đổi nền tảng RPA không chỉ tác động đến hệ thống công nghệ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến con người và cách thức vận hành.
Nhân viên, chủ sở hữu quy trình, đội ngũ CNTT và các bộ phận quản lý rủi ro đều có thể bị ảnh hưởng bởi những thay đổi này.
Nếu thiếu kế hoạch truyền thông và đào tạo phù hợp, doanh nghiệp có thể gặp phải:
- Sự phản đối từ người dùng
- Khó khăn trong việc tiếp nhận hệ thống mới
- Gián đoạn hoạt động
Những dự án thành công thường đưa hoạt động quản lý thay đổi vào ngay từ giai đoạn đầu để đảm bảo tất cả các bên liên quan hiểu rõ mục tiêu và lợi ích của quá trình chuyển đổi.
Nguyên nhân 5: Thiếu chiến lược automation dài hạn
Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc hoàn thành dự án chuyển đổi nhanh nhất có thể.
Tuy nhiên, chuyển đổi nền tảng không nên chỉ là việc thay thế công nghệ cũ bằng công nghệ mới.
Đây là cơ hội để xây dựng nền tảng automation cho giai đoạn phát triển tiếp theo.
Nếu không có chiến lược dài hạn, doanh nghiệp có thể lặp lại chính những hạn chế mà họ đang cố gắng khắc phục.
Một lộ trình chuyển đổi hiệu quả cần gắn liền với các mục tiêu lớn hơn như:
- Khả năng mở rộng
- Quản trị tập trung
- Bảo mật
- Tích hợp AI trong tương lai
- Chiến lược chuyển đổi số tổng thể
Cách xây dựng lộ trình chuyển đổi RPA bền vững
Các doanh nghiệp triển khai thành công thường tuân theo một phương pháp tiếp cận có cấu trúc rõ ràng.
1. Đánh giá toàn bộ hệ thống automation hiện tại
Lập danh mục đầy đủ các bot, workflow, tích hợp và các phụ thuộc giữa hệ thống.
Đồng thời xác định những quy trình cần tối ưu hoặc loại bỏ.
2. Ưu tiên theo giá trị kinh doanh
Tập trung trước vào những automation mang lại tác động lớn nhất cho hoạt động vận hành.
Không nên cố gắng chuyển đổi toàn bộ hệ thống cùng một lúc.
3. Chuẩn hóa mô hình quản trị
Thiết lập các tiêu chuẩn về phát triển, bảo mật, tài liệu hóa và vận hành trước khi bắt đầu chuyển đổi.
4. Lập kế hoạch cho khả năng mở rộng
Lựa chọn nền tảng automation có khả năng đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai thay vì chỉ giải quyết các yêu cầu hiện tại.
5. Gắn automation với mục tiêu kinh doanh
Quá trình chuyển đổi cần phục vụ chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp thay vì chỉ là một dự án CNTT riêng lẻ.
Kết luận
Chuyển đổi nền tảng RPA không chỉ là nâng cấp công nghệ mà còn là cơ hội để doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng lực quản trị và xây dựng nền tảng automation vững chắc cho tương lai.
Những tổ chức tiếp cận quá trình chuyển đổi một cách chiến lược từ đánh giá hiện trạng, ưu tiên theo giá trị kinh doanh đến chuẩn bị cho khả năng mở rộng sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn và tạo ra giá trị bền vững trong dài hạn.
Với WinActor by NTT DATA, doanh nghiệp có thể hiện đại hóa hệ thống automation một cách hiệu quả, đồng thời xây dựng môi trường tự động hóa có khả năng mở rộng, an toàn và sẵn sàng cho các mục tiêu chuyển đổi số trong tương lai. Đặt lịch tư vấn với chúng tôi và dùng thử WinActor để thấy đột phá trong tầm tay!