WinActor – công cụ RPA số 1 Nhật Bản hiện đang được sử dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp lớn hoạt động trong lĩnh vực Sản xuất, Tài chính, Ngân hàng, Y tế… tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương. WinActor được áp dụng trong nhiều nghiệp vụ vận hành theo quy trình, khối lượng công việc lớn, lặp đi lặp lại và dễ dẫn đến sai sót. Dưới đây là một số quy trình và nghiệp vụ phổ biến đặc biệt hiệu quả khi ứng dụng WinActor.
Nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu là công việc có khối lượng đầu vào khổng lồ, đặc biệt ở những doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn. Bộ phận kế toán tài chính thường rất áp lực khi phải xử lý khối lượng dữ liệu lớn hàng ngày do quá trình thực hiện các thao tác liên quan đến dữ liệu chiếm rất nhiều thời gian và dễ mắc sai sót.
Khi áp dụng vào các nghiệp vụ này, WinActor sẽ kết nối tới hầu hết các hệ thống lưu trữ có sẵn của doanh nghiệp như ERP, CRM, OCR… Từ đó, WinActor tự động nhập liệu, thống kê, xây dựng biểu đồ và thực hiện báo cáo cho từng bộ phận vào thời điểm được cài đặt sẵn trên kịch bản.
Một trong những khách hàng của NTT DATA Việt Nam là doanh nghiệp chuyên sản xuất linh kiện motor có nhà máy tại Đà Nẵng đã từng đối mặt với 50.000 đơn hàng bị tồn đọng 3 tháng kể từ khi mở rộng quy mô sản xuất. Sau khi áp dụng WinActor vào quy trình nhập thông tin đơn hàng lên cơ sở dữ liệu, toàn bộ số lượng đơn hàng bị tồn đọng đã được giải quyết chỉ trong 1 tháng.
Xử lý dữ liệu
Xử lý dữ liệu tại các doanh nghiệp là khâu quan trọng và yêu cầu độ chính xác cao. Nếu thực hiện 100% bởi con người, thao tác này dễ mắc lỗi và có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Với WinActor, quy trình này sẽ được tự động hoá hoàn toàn từ thu thập dữ liệu, ghi nhật ký, cập nhật, xử lý và chứng thực dữ liệu,…; từ đó đảm bảo dữ liệu đầu ra chính xác, được sắp xếp có tổ chức và đưa ra những kết quả phân tích xác đáng giúp cải thiện hoạt động kinh doanh.
WinActor ứng dụng hiệu quả trong các nghiệp vụ của bộ phận chăm sóc khách hàng và hành chính – nhân sự như: duy trì và cập nhật thông tin khách hàng, khởi tạo và quản lý thông tin khách hàng, quản lý trạng thái và truy soát đơn hàng, xác minh dữ liệu nhân viên, thanh toán tiền lương đúng hạn,…
Ví dụ, sau đây là quy trình của một nhân viên tổng đài nhập thông tin: nhập số lượng cuộc gọi đến, thông tin khách hàng, nội dung cuộc gọi,… lên hệ thống quản lý khách hàng. Khi được thực hiện thủ công, quy trình này sẽ tiêu tốn của nhân viên khoảng 30 phút mỗi sáng. Tuy nhiên, quy trình này có thể được tự động hóa bằng WinActor, vừa giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tiến độ công việc, vừa tăng tính chính xác cho nghiệp vụ.
Phê duyệt hóa đơn
Thực tế, 100% các doanh nghiệp đều cần thực hiện các nghiệp vụ khác nhau liên quan đến hoá đơn. Các nhà cung cấp có thể gửi tới hoá đơn là bản cứng (tài liệu giấy) qua đường bưu điện hoặc bản mềm (như các file PDF, MS Word Doc) qua email. Vì thế, bộ phận Kế toán tài chính sẽ phải thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để nhập lên hệ thống nội bộ. Thao tác này mất nhiều thời gian và dễ phát sinh lỗi, sai sót.
Với WinActor, quy trình xử lý hoá đơn sẽ được tự động hoá hoàn toàn dù dữ liệu đầu vào là bản điện tử hay trên định dạng giấy (sử dụng OCR – phần mềm nhận diện ký tự quang học). WinActor có thể đối chiếu dữ liệu hoá đơn, soát lỗi trong quá trình xử lý hoá đơn giúp cải thiện năng suất làm việc. Trong ứng dụng này, WinActor xử lý phê duyệt lên đến hàng nghìn hoá đơn trong 1 tháng.
Lựa chọn WinActor cho những nghiệp vụ phù hợp tại doanh nghiệp chính là tối ưu hóa nguồn lực và tạo ra đòn bẩy cải thiện hiệu quả kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp.